Samen inkopen biedt gemeenten soelaas

Ruim veertig procent van de Nederlandse gemeenten neemt deel aan ict-inkoopcombinaties. Zulke allianties moeten niet te groot worden. Anders dreigt ondermijning van de gezamenlijke én afzonderlijke belangen van deelnemers. Dit blijkt uit een onderzoek van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

De belangstelling van gemeenten om mee te doen aan een gemeenschappelijk inkooptraject voor ict-hulpmiddelen stijgt sinds 2002. Uit het onderzoek 'Vermenigvuldigen door delen II …De macht van het getal' van de VNG, uitgevoerd door bureau Zenc, blijkt dat 183 van de 443 gemeenten (41 procent) lid zijn van een of meer inkoopcombinaties. De aanschaf van hardware en netwerkdiensten zijn favoriet. De belangrijkste overweging voor deelname is het realiseren van kostenreductie en schaalvoordelen. Andere redenen zijn het verlagen van de kwetsbaarheid van de gemeentelijke organisatie en het vergroten van de kwaliteit van de dienstverlening aan gebruikers. Slechts een klein deel geeft aan dat het de arbeidsproductiviteit wil verhogen of de kosten en opbrengstenstructuur helder in beeld wil krijgen. Een meerderheid van de inkoopcombinaties geeft aan dat de doelstellingen worden gehaald.

Kleine combinaties beter

Desalniettemin waarschuwt de VNG dat het gezamenlijk inkopen wordt bemoeilijkt als de combinatie te groot wordt. Gemeenten hebben op ict-gebied een onvoldoende gestandaardiseerde informatiearchitectuur. Hoe meer deelnemers aan zo'n combinatie, des te lastiger het formuleren van een eenduidige inkoopvraag. Functionele eisen van de ene gemeenten kunnen bijvoorbeeld conflicteren met die van een andere. Ook kunnen er spullen worden ingekocht die niet optimaal in te zetten zijn, en bestaat het gevaar van het ontbreken van goed opdrachtgeversschap om leveranciers afdoende aan te sturen.

De onderzoekers adviseren gemeenten dan ook om voorlopig alleen in kleinschalig verband te opereren. Het vorig najaar gelanceerde Actieplan voor open standaarden ('Nederland in open verbinding') en de VNG zelf kunnen een stimulerende rol spelen om tot een gewenst standaardisatieniveau te komen binnen gemeenteland. Pas dan is grootschalig gebundeld inkopen wenselijk.

Risisco’s

Met deze vaststelling bekritiseert de VNG de opzet van GovUnited, waar inmiddels zeventig gemeenten lid van zijn. De vereniging constateert dat de verschillen tussen de gemeenten in GovUnited de kans op een homogene inkoopvraag sterk verkleinen. Er treedt namelijk op termijn een vervreemding op tussen de deelnemende gemeenten, die hun afzonderlijke behoeften niet voldaan zien worden, en de ict-inkoopcombinatie. Het gevolg: een gezamenlijk inkooptraject dat het afzonderlijk noch het gemeenschappelijk belang dient, aldus VNG. Hierbij is de kanttekening te plaatsen dat blijkens het onderzoek meer dan de helft van de huidige inkoopcoalities (totaal: dertig) niet groter is dan vijf deelnemende gemeenten.

Andere obstakels die VNG ziet is het ontbreken van betrokkenheid van gemeentebestuurders bij gezamenlijke inkoopinitiatieven, het ontbreken van aandacht in strategische beleidsstukken voor de kosten, evaluaties en aanpak lange termijn, en de ondervertegenwoordiging van kleine gemeenten. Uit het onderzoek blijkt dat overwegend middelgrote en grote gemeenten aan inkoopbundelingen meedoen.