Kostenbesparing en flexibiliteit hebben aan de basis gestaan van de keuze voor LibreOffice bij Iriszorg. Ook het vrij beschikbaar zijn van LibreOffice voor gebruik thuis en op alle grote besturingssystemen telt. Recent is de jongste uitgave van LibreOffice, versie 5.2, uitgerold.
Kostenbesparing en flexibiliteit, en dus is ook het vrij beschikbaar zijn van LibreOffice voor alle gebruik, hebben aan de basis gestaan van de keuze voor LibreOffice bij Iriszorg. Deze organisatie werkt in een groot gebied in oost en midden Nederland en biedt een vangnet voor mensen die de grip op hun leven kwijtraken. In de overwegingen voor de overstap op LibreOffice weegt flexibiliteit het zwaarste. Grof gezegd heb je twee oplossingen. Een: je koopt alles bij Microsoft, waarbij je dan ook vast zit aan de licentiekosten en in dat softwarelandschap. En twee: je gaat uit van aparte componenten die je naar believen integreert. Met de tweede oplossing is het een stuk makkelijker om, als omstandigheden daarom vragen, een component te veranderen.
In een eerste fase van het migratieproject is het grootste deel van de medewerkers overgestapt op LibreOffice, dat waar nodig wordt geïntegreerd met andere applicaties. Het vrije office-pakket, uitgegeven door The Document Foundation, is beschikbaar gemaakt voor alle meer dan 1100 medewerkers. Voor in eerste instantie zo’n 140 medewerkers is daarnaast Microsoft Office 2013 beschikbaar. Deze aanpak is gekozen, om te beginnen met een grote groep medewerkers waarbij de overstap makkelijk te doen is en gelijk al forse besparingen worden gerealiseerd.
Een goede migratie gaat niet zonder het treffen van voorbereidingen en trainen van medewerkers. Bij IrisZorg is maar op beperkte schaal training gegeven. Het overgrote deel van de medewerkers voert immers zorg uit en heeft maakt weinig gebruikt van een office-pakket. De meeste documenten gaan direct via het EPD.
Voor medewerkers die gebruik maken van huisstijldocumenten, zijn de sjablonen opnieuw opgebouwd. Nu kunnen tekstdocumenten, als docx, net zo makkelijk in Microsoft Office als in LibreOffice gebruikt worden. Bij een migratie is het voorbereiden van dit soort aanpassingen altijd belangrijk. Een sterke leiding bij de overstap en duidelijke communicatie zijn daarom essentiëel. Als die aansturing niet goed is, kunnen er onaangename verrassingen opduiken. Bijvoorbeeld dat een groep gebruikers klaagt over ‘powerpoints’ die het niet meer goed doen. Iets wat eenvoudig voorkomen wordt door presentatie-documenten eenmalig te controleren en waar nodig aan te passen voor optimaal gebruik. Of het gebruiken van complexe spreadsheet voor het delen van informatie, als dat betrouwbaarder op een andere manier kan.
De noodzaak voor een sterke leiding bij een migratie, is ook een kwetsbare kant. Mocht bijvoorbeeld door een reorganisatie de sturing achter het project weggevallen, dan kunnen problemen langer blijven bestaan dan nodig is. De aandacht voor het behalen van de oorspronkelijke doelen kan verslappen.
Bij IrisZorg wordt LibreOffice gebruikt in een Windows-Citrixserver omgeving. Met behulp van GPO en extensies worden instellingen en voorkeuren beheerd.
Flexibiliteit, kwaliteit en het gebruiken van opensource-componenten zijn eveneens de ingrediënten waarmee bij IrisZorg een krachtig en flexibel dashboard is ontwikkeld. Ook voor LibreOffice geldt dat medewerkers er, al zijn er nog verbeteringen mogelijk, prima mee uit de voeten kunnen.
