De optie om iedereen in een organisatie te mailen, is té makkelijk bruikbaar. Dit is de discussiestelling die Computable-lezers vandaag krijgen voorgelegd.
De overlast van reply-to-all mailstormen is meer dan alleen een menselijke zaak, die op werknemersniveau ergernis wekt en productiviteit kost. Het bezorgt ook mailservers, netwerken en eventueel zelfs storagesystemen overlast. In extreme gevallen kan reply-to-all zelfs voor storing en uitval zorgen. Dit heeft de Britse gezondheidsdienst NHS laatst ondervonden. Een testmail die per ongeluk aan 850.000 gebruikers is verstuurd, heeft daarna een reply-to-all mailstorm opgeleverd.
De mailantwoorden, van slechts zeventig of tachtig personeelsleden, gingen weer naar alle 850.000 ontvangers, wist The Register te melden. Ondanks de latere geruststelling dat de oorzaak een systeemfout was (dus geen feature?) , bleek de schade fors. Wel valide werkmails werden enkele uren vertraagd en de it-afdeling heeft de handen vol gehad aan het troubleshooten. Mail-to-all en reply-to-all moeten zéér spaarzaam gebruikt worden en dan eigenlijk nog met gebruikersonvriendelijke instellingen voor de activering ervan. Wat vind jij?
Wat mij betreft is dit steeds verder achterhaald. Ik open m’n mail alleen nog maar als mensen mij even bellen of een berichtje sturen dat er iets belangrijks in zit. Voor de rest doorloop ik m’n mail hooguit 2x per week en gaat 70% ongelezen (afgekeurd op afzender of onderwerp) ongelezen weg.
Binnen de teams waarin we tegenwoordig zitten is het schering en inslag dat we tegen mensen zeggen dat we weer gewoon oogcontact willen. Loop even naar elkaar, overleg en besluit. En deel genomen besluiten dagelijks in het team in de stand-up. En verder hebben we binnen teams vaak een chatkanaal als Skype of Slack open hebben staan. Zelfs managers houden na afloop van het wekelijkse managementoverleg even een stand-up bij de koffie machine.
Resultaat; we zijn nog nooit zo productief geweest als sinds we mail in de ban hebben gedaan.
Het is niet de eerste keer dat zoiets gebeurt. Ruim 40 (geen vergissing veertig) jaar geleden werd bij IBM op een afdeling een kerstkaart gemaild die binnen een paar uur wereldwijd viral (dat woord kenden we nog niet mbt tot computers) ging. Het hele interne netwerk ging bijna plat. Ondanks een “copy only in case of need to know” policy…
Binnen een week was er een technische oplossing door een uitbreiding van het track and trace systeem. Eén ontvanger kon slechts één keer dezelfde mail krijgen. Afhankelijk van de functie kon één medewerk(st)er een bepaald maximum (b)cc’s verzenden.
Het communicatie proces op internet zou m.i. met een “iets” beter beheer zeer veel beter en veiliger kunnen verlopen…
Reply-to-all shitstorms komen al jaren voor, maar zijn niet het kernprobleem. Dat is dat email in het algemeen erg slecht gebruikt wordt. Kun je voor wegrennen en “alternatieven” gebruiken maar dat helpt niet echt.
Je kan hier best veel doen met zowel technische ingrepen, zoals de “ingang” van lijstadressen blokkeren, als met een beetje opleiding, mensen leren wat wel en niet te doen. Ook hoe email werkt en hoe je kan zien dat reply-to-all op dit emailtje toch echt geen goed idee is. Het is niet moeilijk maar de gemiddelde emailert is het gewoon nooit uitgelegd, dus weet niemand het meer.
Het is dan ook onder techneuten, bijvoorbeeld in vele open source gemeenschappen, dat email nog wel effectief en zonder zulke fratsen goed gebruikt wordt. Dat het in het bedrijfsleven anders is, dat mag het bedrijfsleven zichzelf aanrekenen. Niet heel moeilijk om er wat aan te doen ook, maar je moet wel eerst even weten hoe dan. En ook dat kun je gewoon “op het ‘net” vinden.