Organisaties die met uitdagingen op het gebied van opbrengsten en marges te maken hebben, zullen manieren zoeken om hun kostenbasis te verbeteren om zo het concurrentievoordeel en de winst op te schroeven.
Kantoren staan vaak vol met allerlei document outputapparatuur (copiers, printers, faxapparaten) en het is duidelijk dat de meeste apparaten minder pagina's afdrukken dan hun capaciteit aankan, en dus worden ze het grootste deel van de dag niet gebruikt. Hierdoor spenderen organisaties meer dan ze nodig hebben aan document output. Een van de redenen van de hoeveelheid apparatuur is dat de verantwoordelijkheid voor apparatuur en afdrukvolume vaak per afdeling is geregeld in plaats van centraal. Ogenschijnlijk worden er per afdeling wel de juiste beslissingen genomen over aanschaf van apparatuur, verbruiksmiddelen en service, maar in zijn totaliteit vormen al deze apparaten, verbruiksartikelen en losse contracten een grote kostenpost voor zowel aanschaf als beheer.
Voor deze ondernemingen zou het goed zijn om hun documentstromen te analyseren om op deze manier kosten te kunnen besparen. Naast deze besparingen kunnen ook nuttige verbeteringen op het gebied van efficiency en productiviteit bereikt worden. Het uitgangspunt zou moeten zijn dat er, eventueel samen met een partner, een totaaloverzicht van apparatuur, volumes en de daarbij behorende kosten komt, de zogeheten tco; total cost of ownership. Na analyse kan gezamenlijk worden gekeken naar een optimale situatie waarbij functionaliteit per afdeling afgestemd kan worden. Daarnaast is het van belang om een nieuwe situatie te creëren waarbij de afdrukkosten van printers en multifunctionals transparant worden, zodat op een eenvoudige manier inzicht verkregen kan worden in kosten per afdruk waarin de apparatuur, toner en service inbegrepen zit. Hiermee valt een significant bedrijfsvoordeel te behalen.
Michael Ching
Business Manager Office Services & Solutions bij Xerox Nederland
