Bij miljoenen bedrijven wereldwijd gebruiken planningsafdelingen spreadsheetsoftware voor het plannen van allerlei activiteiten. Vaak is de planning afhankelijk van handmatige invoer en rekent de organisatie daarnaast op de kennis en ervaring van de mensen op de planningsafdeling. Deze aanpak heeft lange tijd prima gewerkt. En voor veel bedrijven zal dat voorlopig ook zo blijven.
Maar voor een veel grotere groep ondernemingen gaat dit niet op. Zij merken dat dit ‘Exceldorado' problemen oplevert. Het lukt hen namelijk steeds minder goed om verbanden tussen inkoop, verkoop, voorraden en orders te leggen. Daarnaast is versiebeheer lastig. Welke spreadsheet geeft een overzicht van de laatste stand van zaken? En wat te doen zodra er zich een grotere verstoring in de planning voordoet?
Complexiteit
Het is duidelijk dat een traditionele planningsaanpak dus niet meer in alle gevallen werkt. Daar zijn een aantal redenen voor. In de eerste plaats zijn bedrijfsprocessen veel complexer geworden. Aan de klantkant wordt dit zichtbaar doordat klanten steeds vaker kleinere orders plaatsen of heel specifieke eisen stellen aan de producten die ze willen afnemen. Daarnaast willen klanten niet meer lang hoeven wachten op een bestelling. Levertijden worden steeds korter. Verder hebben bedrijven te maken met steeds meer regels vanuit de overheid en andere instanties. Zo moeten producten bijvoorbeeld tot op detailniveau traceerbaar zijn of is een minimale verandering in het ontwerp nodig door nieuwe regelgeving. Een bedrijf kan moeilijk van zijn planners – hoe goed die vaak ook zijn! – verwachten dat zij al deze gegevens opslaan en paraat hebben wanneer dat nodig is. Verder ligt er op ieder bedrijf de druk om scherp op de kosten te letten. Wie dat het beste kan, kan de laagste kostprijzen realiseren en daardoor concurrerend opereren. Tot slot is er nog het aspect van kennis van medewerkers. In steeds meer sectoren is kennis en expertise van bepaalde medewerkers bepalend voor hun activiteiten. Vaak is het al nodig dat medewerkers gecertificeerd moeten zijn om bepaalde werkzaamheden uit te mogen voeren. Ook dit stelt extra eisen aan het maken van een planning.
De nieuwste generatie planningsoftware
Door deze ontwikkelingen is APS-software (advanced planning & scheduling) de laatste jaren sterk in opkomst. Deze software helpt bij het plannen en beheersen van alle bedrijfsactiviteiten in iedere procesfase. Daarnaast biedt de oplossing gedetailleerde instructies aan de productievloer en zorgt deze voor de optimale inzet van machines, mensen en transportonderdelen. APS kan productcomponenten en procesfases modelleren. Door bijvoorbeeld de volgorde van productiestappen te optimaliseren, wordt een betere doorstroom gerealiseerd. Uiteraard zonder af te doen aan het uiteindelijke resultaat: de tijdige levering van de juiste hoeveelheid eindproducten of de juiste dienst.
Intelligentie
Het belangrijkste kenmerk van de APS-systemen is dat ze veel meer intelligentie bieden dan spreadsheets, die ooit ontwikkeld zijn om rekenwerk makkelijk te maken. APS-systemen zijn speciaal ontwikkeld om complexe planningsproblemen op te lossen. Een complex planningsprobleem is bijvoorbeeld de inzet van gecertificeerd personeel. Daarbij is het uitgangspunt enerzijds dat een klant de juiste medewerker op bezoek krijgt voor onderhoud of installatie, maar anderzijds ook dat medewerkers met specifieke expertise niet overvraagd worden. Dat is alleen met intelligente planningssystemen goed op te lossen, doordat het systeem zo ingericht kan worden dat het dit soort zaken signaleert en meldt aan de planner. Hetzelfde geldt voor de problematiek van de vrachtvervoerder. Een transporteur beschikt over mensen, materieel en orders. Bij een APS-oplossing gaan alle gegevens over mensen en materieel in het systeem. Die gegevens worden vervolgens gekoppeld aan orders, waarbij het systeem een geoptimaliseerde planning kan maken. Die houdt rekening met beschikbaarheid van mensen, capaciteit, routes, afgesproken aflevertijden, etc.
Symptomen
Is intelligente software voor advanced planning & scheduling de oplossing voor ieder bedrijf dat op een of andere manier plant? Zeker niet. APS wordt pas actueel als een bedrijf de volgende symptomen vertoont. Er is in de eerste plaats een toenemende druk op de planningsafdeling om de efficiency in de planning te vergroten, omdat de concurrentie dat kennelijk ook doet. Het tweede symptoom is steeds meer hectiek op de planningsafdeling door verstoringen. Planners moeten vaker ad-hoc reageren op wijzigingen en steeds meer improviseren. Een echt gedetailleerd overzicht is er niet en er is heel veel onderling overleg nodig om te zorgen dat de productie volgens planning verloopt. Het derde symptoom is dat het de organisatie maar niet lukt om de vastgestelde bedrijfsstrategie te vertalen naar de planning op lange en korte termijn.
Wie deze symptomen herkent, doet er goed aan de bestaande planningstools eens door te lichten en grondig na te gaan of APS meerwaarde biedt. Die meerwaarde is er als je als bedrijf aantoonbaar meer kunt met dezelfde mensen en middelen. Daarbij geldt in de regel dat naarmate de schaalgrootte van de planning, de complexiteit van de beslissingen en de dynamiek van organisatie groter is, de meerwaarde van APS sneller is aan te tonen. Tegelijkertijd is de invoering van APS een breuk met het verleden. Een planningsafdeling gaat anders werken en ook in de rest van de organisatie zijn wijzigingen misschien nodig. Het is dan ook verstandig om dit aspect nadrukkelijk mee te laten wegen bij de keus voor APS.
Klaas Doornbos
LVT Editorial Services
