Chief financial officers (cfo's) en chief information officers (cio's) worden door economische omstandigheden gedwongen aan de slag te gaan met het verlagen van hun ict-kosten. Hierbij vormt de integrale portfolio aanpak van ict-projecten de sleutel tot succes. Omdat we met het volwassen worden van de ict-sector effectiever worden in de daadwerkelijk uitvoering van ict-projecten, zal de portfolio-aanpak volgens Roel Drost en Jan Willem Pauw hét verschil gaan maken voor het effectief reduceren van ict-kosten.
Sinds enkele jaren worden met behulp van de ‘ICT-barometer', een onderzoek gezamelijk opgezet door Ernst & Young en Synovate, ict-thema's onderzocht. Een belangrijk thema dat sinds enkele jaren onderzocht is, is de effectiviteit van ict-projecten. Het blijkt dat organisaties steeds succesvoller worden in het beheersen van ict-projecten: in de respons van de ondervraagden vanaf 2006 tot nu is een continue stijgende trend te zien in de categorie ‘succesvol' en blijkt de categorie ‘niet succesvol' te zijn gehalveerd.
Verreweg het grootste deel van de ondervraagden vindt inmiddels dat we ict-projecten goed doen. Uit de resultaten blijkt dat we met name beter worden in het beheersen van kosten en het oplossen van technische problemen. Hét grote pijnpunt voor het welslagen van ict-projecten – en al jaren dé oorzaak van het niet succesvol zijn van projecten – is het onvoldoende aansluiten van het daadwerkelijk geleverde bij de verwachtingen.
Organisaties zijn volgens de ICT Barometer 2006-2008 steeds succesvoller in het beheersen van ict-projecten.
Voor verbetering vatbaar
De trend – alhoewel bemoedigend – geeft te denken: waar zullen organisaties het moeten gaan halen als het gaat om kostenreductie nu we onze projecten succesvol afronden? Uit recent onderzoek blijkt dat ‘het doen van de juiste projecten' voor sterke verbetering vatbaar is. Dit is het vakgebied waarover ‘portfoliomanagement' zich ontfermt. Het is ontstaan doordat organisaties de effectiviteit en efficiency van de grote investeringen in ict-projecten onvoldoende konden aantonen.
Het concept stoelt op een centraal beheer van het totale projectfolio. Vanuit het geheel aan projecten worden risico's afgewogen, prioriteiten gesteld en besloten tot het starten en stoppen van projecten. Momenteel vindt dit veelal op geïsoleerde wijze plaats, vanuit een individueel project. In dat geval kunnen onvoldoende duidelijk prioriteiten worden gesteld tussen ict-projecten en worden projecten gestart die uiteindelijk onvoldoende bijdragen aan de resultaten.
Dat porfoliomanagement onvoldoende wordt toegepast, blijkt uit de resultaten van de ICT Barometer die oktober 2008 werd vrijgegeven. Slechts in de helft van de gevallen vormt de beoordeling van baten, lasten en de mate van aansluiting bij organisatiedoelen de basis voor de start van ict-projecten. Veel projecten worden blijkbaar gestart zonder het strategische organisatiedoel te dienen.
Bron van problemen
Ten tweede is gevraagd naar risicobeheersing zowel binnen individuele projecten als integraal over de projecten heen. Het blijkt dat voor de individuele projecten risicobeheersing in het merendeel (75 procent) aanwezig is. Voor het totale ict-portfoliolandschap ontbreekt risicobeheersing echter in 60 procent van de gevallen. De ervaring leert dat deze onderlinge afhankelijkheid van ict-projecten vaak wel een bron is van problemen.
Als laatste is onderzocht of er ook daadwerkelijk ict-projecten gestopt worden in het geval dat baten niet in lijn zijn met de aanvankelijke verwachtingen. Het blijkt dat als een project eenmaal gestart is, zelden wordt overgegaan tot het daadwerkelijk stoppen van het project. Slechts 30 procent met een ‘negatieve business case' wordt stopgezet.
Herbezinning
Het economisch tij dwingt organisaties tot herbezinning van ict-initiatieven en kosten reductie komt weer bovenaan de agenda te staan. Zowel de operationele ict-kosten als de projecten liggen onder vuur. Portfoliomanagement is de uitgelezen methode voor het beheersen van de ict-projectkosten. Vrijwel alle ondervraagde managers en professionals zien de voordelen in van het beheersen van projecten door middel van portfoliomanagement. Echter slechts een kwart van de organisaties maakt hiervan gebruik. Er is dus werk aan de winkel voor de cfo en de cio. Zij zullen versneld moeten overgaan tot de invoering of verbetering van portfoliomanagement voor hun ict-projecten om hun kosten te drukken.
Roel Drost en Jan Willem Pauw, Ernst & Young Program Advisory Services
