Het grote Europese bedrijfsleven lijkt op weg naar het ‘virtuele kantoor’. Brits onderzoek wijst op brede steun voor dit concept dat door ict-bedrijven als IBM, HP en Sun Microsystems al jaren onder verschillende namen wordt gepropageerd.
Van tweehonderd onderzochte Britse bedrijven die actief zijn op de Europese markt denkt 83 procent dat het virtuele kantoor leidt tot meer efficiëntie en kostenbesparingen. Bijna 60 procent heeft zijn leveranciers en partners al daadwerkelijk geïntegreerd in zijn ict-systeem.
Ondanks de voordelen ziet een vijfde van de onderzochte ondernemingen daar echter heel bewust van af. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Communications Management Association (CMA), de Britse organisatie van netwerkprofessionals en het Canadese netwerkbedrijf Nortel.
Niet onomstreden
De ontwikkeling naar het virtuele kantoor is zeker niet onomstreden, zo blijkt uit het onderzoek: 68 procent van de bedrijven ventileert verontrusting over de nieuwe organisatiestructuur, de beveiliging (23 procent) en de kosten van de nieuwe technologie (19 procent). Toch voorziet 91 procent van de bedrijven zijn medewerkers al van beveiligde toegang tot de bedrijfsnetwerken en is meer dan de helft actief met flex-werken en gehuurde ‘hot-desking’ kantoorfaciliteiten voor telewerkers.
“Werk is een activiteit geworden, en niet langer een plek waar je heen gaat”, vat Peter Kelly, president Emea van Nortel, de ontwikkelingen samen. Nortel hoopt dat virtuele kantoren de afnemers zullen worden van zijn SIP-technologie (session initiation protocol) en van VPN, beveiligde toegang tot bedrijfsnetwerken. “Uitbesteding van bedrijfsprocessen, het zakelijke gebruik van chat en sms en beveiligde inlog-op-afstand zijn stuk voor stuk stimulansen voor de ontwikkeling van het virtuele kantoor.”
Ouderwets kantoor
Professor Ian Angell van de London School of Economics verwacht dat het binnen een aantal jaren gebeurd zal zijn met het ouderwetse kantoor. “Een eigen bureau met een pc en een telefoonklapper, omringd door archiefkasten; dat heeft een moderne kenniswerker niet meer nodig. De kantoormedewerker is een telewerker geworden, die zijn telefoonnummers en zijn archiefkast bij zich heeft op zijn laptop.”
Bedrijven die zich zorgen maken over de organisatiestructuur van het virtuele kantoor houdt Angell voor dat alleen talent voor innovatie zorgt. “Het virtuele kantoor is vooral een informatiesysteem, dat informeel en niet-bureaucratisch beheerd moet worden. Dwang en controle zijn uit den boze: uit informaliteit spreekt vertrouwen. Goed management stelt zijn medewerkers in staat uit te groeien tot ondernemers in een informeel netwerk.”
