Het gros van de ict-projecten mislukt doordat projectleiders en opdrachtgevers zich te veel richten op het resultaat van de implementatie. Ze zien daardoor de organisatiedoelstellingen achter het project over het hoofd.
Veel bedrijven houden bij de implementatie van een ict-systeem te weinig rekening met de ‘zachte factoren’ van de organisatie, zoals de houding en aanpassing van het personeel. In plaats daarvan letten projectleiders en opdrachtgevers voornamelijk op realisatie van de technische kant van systemen en processen. Zaken als gedragsverandering, samenwerking en klantvriendelijkheid staan hierdoor vaak in de schaduw van het projectresultaat. De doelen worden niet behaald, het project mislukt en het kost de organisatie veel tijd en geld.
Pieter Gremmen, senior projectmanager bij adviesbureau Twynsta Gudde, ziet het maar al te vaak gebeuren. "Het lijkt een open deur, maar vrijwel iedereen trapt er telkens weer in. Opdrachtgevers en projectleiders moeten niet alleen kijken naar het resultaat van een ict-project, maar ook naar hoe de organisatie kan worden aangepast om met behulp van het project het hogere doel te bereiken." Gremmen schat dat dit momenteel in minder dan 10 procent van de ict-projecten het geval is.
Na twee jaar opgelost
Als voorbeeld noemt hij een bedrijf dat meerdere personeelsroosters wilde integreren in één systeem. "Er kwam een mooi flexibel pakket, maar de planners werden vervolgens zelf te flexibel. Personeel werd vaker last-minute ingeroosterd, met alle toeslagen van dien, waardoor het bedrijf uiteindelijk duurder uit was dan voorheen. Pas na een jaar kwamen ze hier achter en pas na twee jaar was het opgelost."
Gremmen adviseert een concreet plan op te stellen, met afspraken over personeelstraining, procesbetrokkenheid en bijvoorbeeld simulatiespellen om iedereen met het nieuwe systeem bekend te maken. "Bovendien moet je de voortgang van het project stoppen continu in de gaten houden en zaken aanpassen zodra iets ‘om het project heen’ anders loopt dan gewenst. Desnoods kies je ervoor om het project wat te vertragen totdat de organisatie voldoende is aangepast. Maar leg dat maar ‘s uit aan de opdrachtgevers."
Smoezen
Volgens de adviseur gebruiken projectleiders vaak dezelfde smoezen als blijkt dat de organisatie te weinig is aangepast aan een pasingevoerd ict-project: ‘De weerstand verdwijnt wel als ze aan de nieuwe werkwijze zijn gewend’, ‘Vernieuwingen brengen altijd wel wat weerstand met zich mee’ en ‘Het is maar een klein groepje mensen, die hebben altijd wat te zeuren’.
