De Business Software Alliance (BSA), het samenwerkingsverband van softwareleveranciers en hardwarepartners tegen illegale software, heeft een top 5 samengesteld van situaties die vaak leiden tot onbedoeld of onbewust illegaal softwaregebruik binnen bedrijven.
De top 5 is gebaseerd op de onderzoeken en ervaringen van de BSA in Nederland. Over het algemeen blijkt namelijk dat bedrijven en organisaties die door de BSA worden geconfronteerd met illegaal softwaregebruik, door duidelijk aanwijsbare oorzaken in deze situatie terecht zijn gekomen. Met deze top 5 van de belangrijkste situaties die tot illegaal softwaregebruik kunnen leiden, wil de BSA bedrijven waarschuwen voor omstandigheden die onbewust kunnen leiden tot illegaal softwaregebruik, met alle bedrijfsrisico's van dien.
1. Snelle groei.
Uit onderzoek en praktijkervaringen van de BSA blijkt dat bedrijven die een periode van snelle groei doormaken en daardoor in korte tijd veel extra werkplekken nodig hebben, groot risico lopen op illegaal softwaregebruik. Dat gebeurt doordat enerzijds uit tijdgebrek en anderzijds uit kostenoverwegingen niet altijd voor elke nieuwe werkplek meteen de benodigde softwarelicenties worden aangeschaft.
2. Gebrek aan kennis en expertise over goed licentiebeheer.
Bedrijven die geen goed zicht hebben op de aanwezige en benodigde software, lopen het risico de licentieregels van softwareleveranciers te overtreden en als gevolg daarvan illegaal software te gebruiken. Een gebrek aan overzicht kan worden veroorzaakt door een tekort aan kennis op het gebied van licentiebeheer of door samenwerking met wisselende resellers. Deze krijgen in dat geval niet de gelegenheid de licentiestructuren van het bedrijf te leren kennen en er proactief op in te spelen. De BSA adviseert bedrijven nauw samen te werken met een vaste IT-reseller of zelf het licentiebeheer strak te organiseren.
3. Fusies en overnames.
Het komt vaak voor dat bedrijven ervan uit gaan dat licenties bij fusies en overnames automatisch overgaan op de nieuwe juridische entiteit. Dat is niet juist. In deze situatie moeten nieuwe afspraken over de licenties gemaakt worden met de softwareleverancier. De onderzoekers van de BSA komen regelmatig bedrijven tegen, die door deze oorzaak illegaal werken met bedrijfssoftware.
4. Faillissement en doorstart
Vaak worden uit een failliete boedel pc's, servers en toebehoren verkocht. De softwarelicenties vervallen echter automatisch na een faillissement. Dus bij overname van een failliete boedel of bij een doorstart is het noodzakelijk de softwarelicenties over te schrijven naar de nieuwe juridische entiteit of nieuwe eigenaar.
5. Gebrek aan duidelijk licentiebeleid.
Het ontbreken van een bedrijfsbreed beleid voor licentiebeheer leidt ertoe dat niemand in de organisatie zich verantwoordelijk weet of voelt voor goed licentiebeheer. Ook mist de organisatie elk overzicht over aanwezige software en licenties, met alle risico's van dien. Het is noodzakelijk een verantwoordelijke aan te wijzen voor het licentiebeleid en er niet op te vertrouwen dat 'het hoofdkantoor' het wel regelt.
Om het risico op illegaal softwaregebruik te minimaliseren, adviseert de BSA organisaties het beheer van softwarelicenties gestructureerd en stapsgewijs aan te pakken door in vijf stappen bedrijfsbreed Software Asset Management (SAM) in te voeren.:
Stap 1. Investeer in kennis over softwarelicenties en het beheer ervan.
Stap 2. Formuleer een duidelijk beleid en duidelijkeprocedures voor softwarebeheer en -gebruik.
Stap 3. Inventariseer de aanwezige hard- en software.
Stap 4. Vergelijk geïnstalleerde software met de aanwezige licenties en breng ze met elkaar in overeenstemming; verwijder software die niet voor bedrijfsdoeleinden wordt gebruikt en schaf alsnog licenties aan voor software die illegaal blijkt te worden gebruikt.
Stap 5. Zet een nauwkeurige boekhouding op voor hardware, software en licentieregistraties. Onderhoud deze, bijvoorbeeld door middel van maandelijkse steekproeven, gebruikerscontroles en een jaarlijkse volledige audit.
"Het is van groot belang dat organisaties de situaties herkennen waarin ze risico lopen op illegaal softwaregebruik", zegt Jacco Brand, voorzitter van de BSA in Nederland. "29 procent van de zakelijke software in Nederland is illegaal. Een groot deel van de bedrijven gebruikt onbewust illegale software. De BSA hoopt dat bedrijven die deze risicovolle situaties herkennen aan de slag gaan met het 5-stappenplan om illegaal softwaregebruik – bewust of onbewust – in de eigen organisatie te voorkomen. Tenslotte blijft het management verantwoordelijk als er illegale software in een organisatie wordt aangetroffen, ongeacht of het bewust of onbewust wordt gebruikt."
Om bedrijven een instrument in handen te geven voor goed licentiebeheer, heeft de BSA een handleiding voor licentiebeheer ontwikkeld. Deze is via www.risicoalarm.nl te downloaden. Ook kunnen bedrijven via deze website de Software Health Check uitvoeren. Hiermee krijgen ze snel inzicht in de stand van zaken in hun bedrijf voor wat betreft software en softwarebeheer.
