ICT bij AT Osborne op eigen benen na loskoppeling moederbedrijf

Organiseren, huisvesten en bouwen is de laatste jaren steeds complexer geworden door meer betrokken partijen binnen en buiten het project, de veelheid aan regelgeving, tijdsdruk maar ook door reorganisaties en wisselingen in marktomstandigheden. Adviseren over en beheersing van deze processen vraagt om een brede blik, het juist kunnen inschatten van situaties en gevoeligheden maar ook om specifieke inhoudelijke kennis. Op dat terrein is AT Osborne actief. Tot september 2003 als onderdeel van de Berenschot Groep, maar inmiddels volledig zelfstandig opererend dankzij een employee-buy-out.

AT Osborne creëert toegevoegde waarde voor opdrachtgevers en gebruikers door onafhankelijke en integere inbreng van kennis, creativiteit en management in projecten en adviezen. Binnen het bureau is een breed scala aan management- en specifieke inhoudelijke kennis aanwezig om organisaties en grote en complexe projecten te kunnen adviseren en managen. ICT is daarbij een cruciale factor; de consultants en adviseurs van AT Osborne werken met hun laptops veelal bij relaties op locatie. Bovendien zijn vrijwel alle werkzaamheden binnen de onderneming geautomatiseerd: van projectadministratie tot en met kantoortoepassingen.

Op eigen benen

Florence van Breemen is Office Manager bij AT Osborne en o.a. verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie op het gebied van ICT: "De loskoppeling van moederbedrijf Berenschot heeft heel wat voeten in aarde gehad. Uiteraard op het organisatorische vlak, maar zeker ook waar het ICT betreft. Je bent gewend gebruik te maken van alle bestaande faciliteiten en plots sta je er als het ware alleen voor. Dat is overigens een heel bewuste eigen keuze geweest. Wij wilden op eigen benen staan en dat betekende ook zelf investeren in ICT. Zowel in tijd als geld. De eerste stap die we moesten zetten was de aanschaf van nieuwe hardware en de loskoppeling van het moederbedrijf. Om dat in een keer goed te doen, moet je de juiste beslissingen nemen en met de juiste partij in zee gaan.

Tandarts

Toch is het niet altijd even eenvoudig om de juiste partij te selecteren, vindt Florence. "Het kiezen van een ICT-partner vergelijk ik wel eens met naar de tandarts gaan. Je weet eigenlijk te weinig om met 100% zekerheid de juiste beslissing te nemen; is dus een kwestie van vertrouwen. De keuze voor AAC Cosmos lag voor mij voor de hand. Collega's met wie ik vroeger heel goed heb samengewerkt, werken nu bij AAC Cosmos. Dat schept vertrouwen, maar het betekent niet dat deals zomaar gemaakt worden. Integendeel! Bij AAC Cosmos moeten ze enorm hun best doen, om ons als klant tevreden te houden. Wij leggen de lat hoog omdat we afhankelijk zijn van onze ICT. Hoe dan ook, voor de aanschaf van nieuwe hardware -laptops, desktops en printers- en de inrichting ervan, kwam AAC Cosmos met een zeer scherpe offerte. Daarna zijn we gaan praten over de loskoppeling en het beheer."

Keiharde deadlines

Bij de loskoppeling moesten zeer stringente procedures gevolgd worden en alle mogelijke risico's op dataverlies moesten worden afgedekt. Daarnaast was er ook de praktische kant van de zaak zoals het overzetten van databestanden en e-mailadressen. Florence: "Dat moest gewoon goed gaan omdat wij geen dag zonder ICT kunnen. Bij aanbestedingen bijvoorbeeld is er altijd sprake van keiharde deadlines. Zonder ICT hebben wij echt een probleem! We waren dan ook zeer tevreden over het uitgebreide adviestraject van AAC Cosmos. Mede daardoor zijn de loskoppeling en de overgang naar onze eigen ICT-omgeving redelijk soepel verlopen. Wij hebben in eerste instantie overwogen gebruik te blijven maken van de Helpdesk van Berenschot, maar omdat we echt onafhankelijk willen zijn, hebben we daar toch vanaf gezien. Het werd wederom AAC Cosmos, dat hier de eerste maanden een eigen Helpdesk heeft gerund. Naar tevredenheid van onze medewerkers, die zeker in de beginfase met de nodige vragen en problemen kampten."

Outsourcen beheer

Bij gebrek aan een kwalitatief geschikte ruimte en met het oog op een aflopend huurcontract, heeft AT Osborne er niet voor gekozen een eigen serverruimte in te richten. Het serverpark staat extern opgesteld bij Redbus Hosting in Amsterdam. Florence: "Het beheer ervan wordt verzorgd door AAC Cosmos. Wij hebben voor outsourcing gekozen omdat we maximale beschikbaarheid willen hebben. Verder groeien we flink, dus is ook flexibiliteit belangrijk. Tot slot gaan we binnenkort ook Server Based Computing (SBC) introduceren en een stabiel netwerk is daarvoor onontbeerlijk. Het is dan ook een prettig gevoel als je weet dat het netwerk proactief beheerd wordt. Bovendien is beheer niet onze core business en dat willen we graag zo houden. Iedereen moet vooral doen waar hij of zij goed in is. En AAC Cosmos is goed in ICT!"