Bijna de helft van de bedrijven heeft geen regels rondom versiebeheer van documenten. Door een onlogische indeling van de netwerkschijf en het opslaan van bestanden op de ‘verkeerde’ locatie is 30 procent van de werknemers geregeld bestanden kwijt. Dit blijkt uit onderzoek van informatiemanagementspecialist Ricoh onder ruim vijfhonderd Nederlandse werknemers.
Werknemers maken soms een puinhoop van het documentbeheer. Zo is één op de drie geregeld in de verkeerde versie aan het werk. In 13 procent van de gevallen wordt de ict-afdeling ingeschakeld om zoekgeraakte bestanden terug te vinden. Uit het onderzoek blijkt verder dat slechts 38 procent van de werknemers de werkschijf opruimt. De ict-afdeling ruimt in bijna een derde van de gevallen de werkschijf op.
Overzichtelijkheid
16 procent van de werknemers vindt het onnodig om de schijf op te ruimen, omdat er toch voldoende schijfruimte beschikbaar is. Bijna driekwart mag zelf onbeperkt mappen aanmaken, waardoor het beheer lastig wordt en de overzichtelijkheid soms ver te zoeken is.
Steeds meer werknemers hebben vanuit externe locaties toegang tot de mail en documenten, maar één op de vijf heeft dat nog niet. Een derde ervaart dat als probleem en vindt dat het werk niet naar behoren kan worden uitgevoerd zonder toegang.
