Diverse gemeenten in Nederland zijn inmiddels gestart met de inrichting en implementatie van een zogenoemd 'zakenmagazijn' geïntegreerd met een MidOffice. Ofwel de ondersteuning van digitaal documentbeheer en digitale processen waardoor er optimaal inzicht komt in alle lopende en afgedane zaken die voor een inwoner of bedrijf zijn geïnitieerd.
Het MidOffice fungeert daarbij als tussenlaag, tussen klanten, de organisatie van de gemeente en de vele backoffice-systemen die moeten worden ontsloten om dit proces te ondersteunen. Het zakenmagazijn is 24 uur per dag en 7 dagen per week toegankelijk voor de klant, die via het frontoffice of de Persoonlijke Internet Pagina, een overzicht kan krijgen van alle lopende en afgeronde zaken zoals vergunningaanvragen, bezwaarschriften, ophalen grofvuil, GBA-uittreksels en andere. Daarmee wordt ingespeeld op de tendens van vraaggericht werken en de ‘burger centraal'.
Bij gemeente Alkmaar, die dit inmiddels succesvol heeft geïmplementeerd, is een sterke groei waarneembaar bij ondermeer automatisch verwerkte verhuizingen en vooral het elektronisch afhandelen voor het verzoek ophalen grofvuil dat inmiddels een paar duizend verzoeken per jaar heeft. Het zakenmagazijn voorziet erin dat de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven zal worden verbeterd en uitgebreid. De dienstverlening wordt sneller en beter toegankelijk en administratieve lasten voor burgers en bedrijven zullen verminderen. Ook het management van de gemeente Alkmaar krijgt via het zakenmagazijn een beter inzicht in de afhandeling van de aanvragen, onder meer door de overzichten met aantallen aanvragen, doorlooptijden, gemiddelde afhandelingtermijnen en overschrijdingen van termijnen. Met deze informatie kan het management trends ontdekken en maatregelen nemen om de efficiëntie van de organisatie te vergroten.
Last, but not least speelt een zakenmagazijn in op de eisen die de overheid aan gemeenten aangaande elektronische dienstverlening stelt. Afspraken die zijn vastgelegd in de verklaring ‘Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid'.
Willem Beelen, directeur publieke sector, Inter Access
