Plaatsonafhankelijk werken is geen trend die sinds corona een rol is gaan spelen. Thuiswerken en flexibele werkplekken als kantoorinrichting zijn immers al veel langer mogelijk. Onder die plaatsonafhankelijkheid kun je ook een digitale receptie scharen. Maar wat zijn de voordelen van zo’n digitale receptie ten opzichte van een traditionele balie met een lijfelijk aanwezige receptie? Je leest het hier.
Lage kosten
Het eerste pluspunt is een redelijk eenvoudige, want elk systeem dat een mens vervangt is goedkoper in de aanschaf en het onderhoud. Een systeem heeft soms wel haperingen, maar krijgt geen burnout, wordt niet zwanger en vraagt niet om loonsverhoging of scholingsbudget. Wat de kosten betreft, hoef je over een digitale receptie niet lang na te denken. Daarnaast is het systeem altijd bereikbaar. Het hoeft niet even naar het toilet en laat een lege balie achter. Het heeft geen uur nodig om te lunchen. En het is ook niet gebonden aan kantoortijden om op tijd op kantoor en ook weer op tijd thuis te zijn.
Personeel elders inzetbaar
Wanneer je overstapt van mens naar systeem, heb je personeel ‘over’ dat je eventueel op een andere nuttige plek in kunt zetten. DigiReceptie legt uit: “Wanneer je een systeem als professioneel bezoekersregistratie receptie hanteert, heeft diegene die eerst aan de receptie plaats nam tijd voor allerlei andere, meer dringende of waardevollere taken. Bij een kleiner bedrijf kunnen dat andere facilitaire taken zijn, zoals postverwerking, schoonmaak of catering. Ook kan de administratie deels worden overgenomen.”
Met een digitale bezoekersregistratie in plaats van een fysieke en bemenste receptie, bespaar je ruimte en financiële middelen terwijl je tegelijkertijd een moderne indruk maakt en altijd bereikbaar bent.
Altijd live de juiste info
Wellicht wel de belangrijkste factor die meeweegt, is het altijd up-to-date hebben van de huidige stand van zaken binnen je bedrijf. Hoe groot of hoe klein ook, wanneer er calamiteiten uitbreken wil je per direct weten welke bezoekers er in je pand zijn en waar ze zich bevinden.
Aan de hand van de bezoekersregistratie receptie krijg je realtime informatie, bijvoorbeeld:
– Er zijn twee bezoekers aanwezig als het brandalarm afgaat.
– Bezoeker 1 heet Mevrouw Van Dael en zij heeft nog een kwartier een afspraak met de logistiek manager in het magazijn. Zij is bekend met de locatie.
– Bezoeker 2 heet Meneer Vorst en zijn afspraak met de directeur start over 5 minuten. Hij heeft zich nog zojuist aangemeld en aangezien hij de locatie niet kent, bevindt hij zich nog in de aankomsthal.
Met dit soort data kun je de gewenste acties bij een calamiteit uitzetten. Je contacteert de logistiek manager of hij mevrouw Van Dael meeneemt naar het verzamelpunt dat voor dergelijke situaties is aangewezen. En je loopt zelf de aankomsthal in om meneer Vorst te begeleiden. Met een digitale overzichtslijst van alle aanwezigen – bezoekers en medewerkers – begroet je met overzicht en rust de hulpdiensten die snel zullen arriveren!
