Binnen organisaties ontstaat een stil maar kritiek risico: de naderende pensionering van zeer ervaren it-professionals die in de loop van tientallen jaren veel technische en organisatorische kennis hebben opgebouwd. Zij kennen niet alleen de systemen die ze beheren, maar ook de redenen achter architectuurkeuzes, uitzonderingen en work-arounds. Nu een deel van deze professionals de komende jaren vertrekt, staan organisaties voor de opgave om die kennis tijdig te borgen en over te dragen.
Legacy-systemen worden vaak gezien als verouderde technologie die vervangen moet worden. In werkelijkheid gaat het vaak om bedrijfskritische systemen die in de loop der jaren zijn aangepast aan specifieke processen, compliance-eisen en operationele omstandigheden. De professionals die deze systemen hebben ontwikkeld, onderhouden en doorontwikkeld, beschikken daarom over meer dan technische expertise. Zij kennen de bedrijfscontext en weten waarom systemen functioneren zoals ze doen. Ook kennen zij de achterliggende redenen voor architectuurkeuzes, integraties en work-arounds. Daarnaast weten ze waar de kwetsbaarheden zitten, hoe afhankelijkheden lopen en welke onderdelen onder druk kunnen falen.
Een deel van die kennis is zelden volledig gedocumenteerd. Ze bestaat vooral als impliciete kennis die door jarenlange ervaring is opgebouwd. Tegelijkertijd komt een nieuwe generatie it-professionals de arbeidsmarkt op met vaak een meer gespecialiseerde kennis. Denk aan cybersecurity, data-science, devops en ai. Die specialisaties zijn belangrijk, maar zeggen niet automatisch iets over het functioneren van complexe it-omgevingen als geheel.
De naderende pensionering van ervaren it-professionals is niet alleen een personeelsvraagstuk
Dat betekent niet dat jonge professionals minder deskundig zijn. Het verschil zit in de context. Een specialist kan uitstekend zijn in het uitrollen van applicaties in containers of het ontwerpen van cloud-native oplossingen, maar heeft mogelijk nog weinig ervaring met de historische afhankelijkheden van een legacy-omgeving, end-to-end-bedrijfsprocessen of de gevolgen van veranderingen voor gekoppelde systemen.
Het vertrek van ervaren medewerkers kan daardoor een kennisvacuüm veroorzaken. Dat kan leiden tot operationele verstoringen, vertraging van moderniseringsprojecten en extra kosten doordat organisaties kennis opnieuw moeten opbouwen. Ook ontstaat het risico dat organisaties pas na een incident ontdekken welke informatie met een vertrekkende medewerker verloren is gegaan.
Buddy-aanpak en coaching
Een praktische manier om dit risico te beperken is structurele kennisoverdracht via buddyprogramma’s en coaching. Organisaties kunnen dergelijke programma’s voorzien van duidelijke doelstellingen, tijdslijnen en verantwoordelijkheden. Mentoring moet daarbij niet worden gezien als iets dat er ‘bij’ wordt gedaan, maar als een onderdeel van het reguliere werk.
Daarbij is het belangrijk om niet alleen technische informatie vast te leggen. Ook de zakelijke context, historische keuzes en ervaringen met incidenten en uitzonderingssituaties zijn waardevol.
Belangrijke elementen zijn:
- Meelopen (shadowing): nieuwe it-professionals observeren hoe ervaren collega’s problemen analyseren, beslissingen nemen en samenwerken met belanghebbenden uit de business;
- Gezamenlijke probleemoplossing: ervaren medewerkers en nieuwe collega’s werken samen aan concrete taken, waardoor impliciete kennis zichtbaar wordt;
- Continue dialoog: regelmatige gesprekken verbinden technische keuzes met bedrijfsdoelstellingen en operationele gevolgen.
Coaching kan deze aanpak aanvullen door niet alleen uit te leggen hoe systemen werken, maar vooral waarom ze op een bepaalde manier zijn ingericht. Nieuwe medewerkers krijgen zo beter inzicht in organisatorische prioriteiten, technische beperkingen en onderlinge afhankelijkheden.
In veel organisaties gebeurt een deel van deze kennisoverdracht al informeel. Maar wanneer de continuïteit sterk afhankelijk is van individuele bereidheid om kennis te delen, blijft de aanpak kwetsbaar. Structurele programma’s maken het mogelijk om kennisoverdracht beter te plannen en breder toe te passen.
Kennis als onderdeel van continuïteit
De naderende pensionering van ervaren it-professionals is daarmee niet alleen een personeelsvraagstuk, maar ook een continuïteitskwestie. Het vertrek van medewerkers hoeft niet automatisch te leiden tot kennisverlies, maar vraagt wel om tijdige voorbereiding.
Door kennisoverdracht structureel onderdeel te maken van het werk, kunnen organisaties technische expertise combineren met de bedrijfscontext die nodig is om complexe it-omgevingen goed te beheren. Daarmee wordt ervaring niet vervangen door innovatie, maar juist doorgegeven aan een nieuwe generatie professionals.
Ruud Pieterse, enterprise-architect DXC Technology
