Een voetbalclub die pas in augustus begint met trainen, verliest de competitie al voordat die begint. De voorbereiding bepaalt de conditie, tactiek en scherpte waarmee een ploeg het seizoen ingaat. Grote erp-migraties verdienen dezelfde blik, maar worden vrijwel altijd benaderd als een probleem dat verholpen moet worden. Het doel is om aan het einde van de rit op dezelfde plek uit te komen als waar je begon, alleen dan op een nieuw systeem dat wel ondersteund wordt. Die framing klopt niet.
Grootschalige migraties zijn zeldzaam, en juist daarom een uitgelezen moment om te onderzoeken hoe een organisatie werkelijk functioneert. Een kans om winst te boeken die groter kan zijn dan de kosten van de migratie zelf.
Tegenstanders
De beste trainers gebruiken de voorbereiding om zich over lastige vragen te buigen. Tegen welke tegenstanders spelen we dit seizoen? Welke patronen moeten we doorbreken? Hoe spelen we door als de wedstrijd uit onze handen glipt? De antwoorden bepalen alles, van de opstelling en de tactiek tot hoe je traint. Ploegen die jaar in jaar uit dezelfde oefeningen draaien, houden een vaste plek in de middenmoot. Alleen het ontwerp van het tenue verandert misschien. In augustus ziet het er prima uit, maar in november blijkt dat je weer op dezelfde vlakken tekortschiet.
Veel erp-migraties eindigen zo. Het nieuwe systeem draait, maar de processen, de datafragmentatie en de workarounds van jaren geleden lopen gewoon door. De kansen zitten niet per se in het nieuwe systeem zelf, maar in de manier waarop je eromheen organiseert.
Migratie
Kijk verder dan welk systeem je kiest of hoe je veilig migreert. Relevanter is welke beslissingen de organisatie na de migratie moet kunnen nemen op basis van data. Wat willen we over ons bedrijf weten dat we tot nu toe niet makkelijk kunnen achterhalen? Welke beslissingen nemen we nog op basis van gebrekkige informatie, omdat data verspreid zijn over systemen die niet met elkaar praten?
De meeste migratieprogramma’s werken andersom. Eerst het systeem, ingericht naar het oude systeem. Dan de data erin. Pas daarna de controle of het resulterende model de juiste vragen beantwoordt. Tegen die tijd staan de opstelling en de tactiek al vast, ongeacht of die daadwerkelijk een beter seizoen kunnen opleveren.
Plan
Een goede trainer wacht niet negentig minuten op de uitkomst van het voorbereide plan. Die leest het spel en wisselt of past de opstelling aan wanneer dat nodig is. Dat vraagt om een organisatie die getraind is om nieuwe vragen te stellen zodra de omstandigheden veranderen. Daar raken ontologie en ai elkaar. Een goed ontworpen ontologie beschrijft de organisatie in data, inclusief bedrijfslogica en betrouwbare metadata. Voeg daar ai aan toe en je ontwikkelt een flexibel datamodel dat beslissingen tijdens de wedstrijd ondersteunt.
Wat is een ontologie?
Wedstrijdbeelden tonen alles wat er gebeurd is, maar een trainer leest het spel vanaf het tactiekbord, waar spelers, posities en opties in één oogopslag zichtbaar zijn. Een ontologie vervult diezelfde rol voor een organisatie. Het is een levend model van het bedrijf, dat beschrijft waar de organisatie op draait, zoals orders, producten, fabrieken en klanten, hoe die met elkaar samenhangen en welke acties erop mogelijk zijn. Erp-systemen registreren de transacties. De ontologie geeft er betekenis aan, zodat mensen en ai samen het spel kunnen lezen en erop kunnen handelen.
Volgende golf
Grootschalige migraties komen eens in de vijftien tot twintig jaar voor. Wat je nu bouwt, moet dus nieuwe economische cycli, bestuurswisselingen en de volgende golf van ai-mogelijkheden kunnen doorstaan. Lift-and-shift, het één-op-één overzetten van het oude landschap, doet niets meer dan de interessante mogelijkheden uitstellen tot de volgende seizoensvoorbereiding. Dat is een lange tijd om te draaien op een systeem dat eerder bij toeval dan met opzet tot stand kwam.
