Ai‑agenten Joop Inkoop en Mike Rosoft (ja, zo heten ze echt) staan te popelen om aan de slag te gaan bij de gemeente Zwolle. En ze komen als het zo ver is in een warm bad terecht: inmiddels is bijna de helft van de ambtenaren getraind in het werken met ai, en de meeste medewerkers zijn positief over de bijdrage die agents en generatieve ai‑toepassingen kunnen leveren aan het dagelijks werk. Er is nog één horde te nemen: het college en bestuur moeten de Zwolse kaders voor de inzet van ai‑agents nog vaststellen.
De mogelijkheden zijn legio, maar de gemeente wil eerst bepalen hoe zij verantwoord met ai‑ondersteuning omgaat en of deze ai-hulp bijvoorbeeld ook wordt ingezet in het sociale domein of burgerzaken. Naar verwachting ligt er tegen het einde van het jaar toestemming voor de inzet van ai‑agents voor interne processen. Dat blijkt uit een presentatie van Remmie Groot‑Posthuma, product owner Hyperautomation bij gemeente Zwolle. Haar team begeleidt en ontwikkelt ai‑toepassingen, robotic process automation (rpa) en Microsoft 365 binnen de organisatie. Samen met Dani Brandsema, adoptie‑ en verander-consultant bij Wortell, gaf zij tijdens een evenement in Aviodrome in Lelystad een inkijkje in hoe Zwolle in drie jaar tijd van rpa‑proeftuin naar een organisatie met potentiële ai-collega’s groeide.
Van rpa‑team naar hyperautomation
De basis werd gelegd in 2023, toen een klein rpa‑team acht uur per week experimenteerde met procesautomatisering. In 2024 werden de functioneel beheerders samengevoegd met het M365‑team, waardoor ai voor het eerst integraal werd opgepakt. Dat leidde tot een proof of concept waarin rpa, Microsoft‑technologie en generatieve ai samenkwamen.
Microsoft-partner Wortell speelde een sleutelrol in de adoptie van generatieve ai binnen de gemeente. Via een uitgebreid trainingsprogramma zijn inmiddels achthonderd medewerkers getraind op een niveau dat aansluit bij hun rol, ervaring en leerbehoefte. De kick‑off was een succes: binnen drie dagen waren driehonderd plekken gevuld.
Inmiddels zijn er concrete toepassingen uitgewerkt, zoals ai‑agents voor een feedbackloop voor management-teamvergaderingen, beleidsvragen waarbij Copilot controleert wat eerder is gezegd, en ondersteuning bij het verwerken van bezwaren van burgers. Volgens de gemeente gebruikt inmiddels 90 procent van de getrainde medewerkers Copilot wekelijks.
Joop Inkoop: de eerste Zwolse ai‑agent
De eerste operationele ai‑agent die mee kan draaien in het inkoopproces is Joop Inkoop. Met meer dan 12.000 inkoopcategorieën helpt Joop Inkoop medewerkers bij het kiezen van de juiste cpv‑code (common procurement vocabulary, het Europese classificatiesysteem voor overheidsopdrachten). De agent stuurt informatie door naar een powerapp en laat rpa automatisch een inkoopverzoek aanmaken in de financiële systemen. Het proces is omvangrijk en volledig geaudit, stelt de gemeente. Volgens de ontwikkelaars levert het direct waarde op: minder fouten, beter inzicht en meer tijd voor het verbeteren van de dienstverlening. Naast Joop Inkoop is er ook nog Mike Rosoft: die ondersteunt medewerkers bij Microsoft‑ en Copilot‑gebruik.
Groot‑Posthuma benadrukt dat de ontwikkeling van agents en ai‑toepassingen vraaggestuurd is, en niet ’tool‑gedreven’. ‘We ontwikkelen niet zomaar; alles gebeurt weloverwogen, met eigenaarschap en borging’, klinkt het wat ambtelijk. In een stappenplan toont zij hoe de gemeente te werk gaat: na een bewuste afweging wordt eigenaarschap vastgelegd, de product owner brengt een gedocumenteerde prioritering aan, en de sprintmatige realisatie, het beheer en de doorontwikkeling worden in een levenscyclus vastgelegd.
Sterke behoefte aan ai‑ondersteuning
Volgens Groot‑Posthuma en Brandsema zijn de grootste Copilot‑behoeften binnen de gemeente: analyseren, onderzoeken en vergelijken. Ook documenteren, samenvatten en kerninformatie filteren worden veel genoemd. Er is volgens haar een duidelijke behoefte aan agents, kennisbanken en bredere ai‑toepassingen.
De twee benadrukken dat de inzet van ai binnen de gemeente een intensieve aanpak vraagt. Hun advies: ‘Zorg voor centrale regie, zodat één team de prioriteiten, kwaliteit en samenhang bewaakt. Benader generatieve ai breder dan alleen Copilot en zorg voor een adoptie‑aanpak die toepasbaar is op alle ai‑toepassingen en ai‑geletterdheid.’
En slot: ‘Durf te beginnen en keuzes te maken, ook als nog niet alles vooraf vaststaat.’ Begin klein maar verantwoord is het advies. Wachten op volledige regelgeving kan innovatie in de weg zitten, stelt het duo. Ze benadrukken dat regelgeving of toestemming soms pas volgen als de nieuwe toepassingen er al zijn.
