Iedere zakelijke dienstverlener heeft ermee te maken: een archief gevuld met klantendossiers. Hierin documenten die gedurende de relatie met de klant zijn verzameld. Of het nu gaat om hypotheekaanvragen, pensioenen, accountancy- of juridische vraagstukken, het archiveren van documenten gedurende de klantrelatie mag niet stoppen.
Sterker, wanneer dit niet plaatsvindt, kan dat vervelende gevolgen hebben, zoals een gebrek aan inzicht of het niet kunnen overleggen van bepaalde informatie. Het is daarom belangrijk deze stukken veilig, gestructureerd en op een centrale plek op te slaan. Een document-managementsysteem biedt hiervoor tooling. Naast het veilig, gestructureerd en centraal opslaan, is er nog veel meer mogelijk met alle informatie die nu veelal in gesloten bestandstypen in een archief staan. Met behulp van artificiële intelligentie (ai) kun je je huidige archieven transformeren tot toegankelijke informatiebronnen. En zo krijgt het document-managementsysteem ineens een nog grotere relevantie.
Van evolutie naar revolutie
In de loop der jaren hebben document-managementsystemen een aantal veranderingen ondergaan. De grootste en meest uitdagende is de overgang naar de cloud geweest. Hoe sterk deze veranderingen ook worden gevoeld op microniveau van gebruiker en beheerder, ze hebben weinig impact op de basisprincipes van een document-managementsysteem. Of dit nou on-premises of in de cloud is, vrijwel elk document-managementsysteem heeft een ‘relationele database’ als uitgangspunt. Hiermee wordt bedoeld dat een dergelijke database een statische en hiërarchische structuur heeft waarbij er enkel in data is te zoeken via vaste schema’s. Deze zijn vaak traditioneel en vooraf bedacht wat voor organisaties vaak beperkend werkt. Zonde als je bedenkt dat die documenten een schat aan waardevolle data bevatten.
Tot nu toe was de ontwikkeling binnen documentmanagement te zien als een evolutionaire ontwikkeling. De komst van ai zet een daadwerkelijke revolutie in gang. De relationele databases maken namelijk plaats voor systemen die niet beperkt worden door de gestandaardiseerde schema’s, maar met neurale netwerken werken. Een neuraal netwerk is zowel in de opbouw als in de werking een imitatie van de hersenen van de mens en is de basis van ai. Net als onze hersenen is een neuraal netwerk in staat om zelf verbanden te leggen tussen allerlei data die eerder door menselijk programmeerwerk in vaste schema’s werden vastgelegd.
Voldoen aan de AVG
Door de komst van ai ontstaat de mogelijkheid inzicht te krijgen in archieven gebaseerd op relationele databases. Ook is de opgeslagen informatie in de archieven flexibel te beheren en ontstaan er op het gebied van business-intelligence en governance nieuwe mogelijkheden. Met name het voldoen aan de AVG is voor organisaties een drijfveer om grip te krijgen op persoonsgevoelige informatie in archieven. Momenteel werken we bij Hyarchis aan een project voor een van de grootste accountancykantoren van Nederland. Zij hebben zo’n veertigduizend identiteitsbewijzen in hun archief opgeslagen. Volgens de AVG mogen niet alle data van deze documenten zomaar worden opgeslagen. Zoveel data checken, aanpassen en verwerken kost tijd en geld wanneer dit in deze omvang handmatig gedaan moet worden. Een bijna onmogelijke opdracht om deze ook nog eens foutloos uit te voeren.
Voor een neuraal netwerk maakt het volume van de te verwerken documenten niet uit. Het controleert de documenten en vervaagt de gegevens die het kantoor volgens de wetgeving niet in zijn bezit mag hebben. Deze manier van verwerken dient tegelijkertijd als dossiercontrole, waardoor je als organisatie datalekken voorkomt. Het neurale netwerk controleert of alle, nu en in het verleden, ingescande documenten wel in het juiste dossier zijn opgeslagen. De menselijke fouten die er door de jaren zijn ingeslopen, worden hersteld.
24/7
Wat we ook zien, is dat er nu nog veel medewerkers worden ingezet op gestandaardiseerde werkprocessen. Denk aan het beoordelen, opslaan en distribueren van documenten via vaste routines. Ook hier gaat een revolutie plaatsvinden.
Het classificeren van documenten bij ontvangst, het controleren van gegevens en het doen van kwaliteitscontroles op dossiers wordt door de komst van ai minder afhankelijk van de mens. Ook het interpreteren en het uitvoeren ervan is te automatiseren. Bovendien voert ai 24/7 werkprocessen uit, waardoor het serviceniveau stijgt, meer commerciële kansen worden benut en de kwaliteit van het werk omhoog gaat.
Antwoord
Ai-toepassingen zijn waardevolle toevoegingen binnen document-managementsystemen. De informatie die nu namelijk opgeslagen wordt, kan mogelijk over tien jaar het antwoord zijn op vele vragen. De organisatie hoeft dan niet op zoek te gaan naar nieuwe data; de gewenste data is er immers al. De vraag is alleen: hoe benut je deze data optimaal? Door met ai het hele archief doorzoekbaar te maken, is het mogelijk antwoorden ‘veilig te stellen’. Vervolgens kunnen organisaties de informatie gebruiken om beslissingen te nemen ten aanzien van de toekomst. Ai helpt namelijk om bepaalde besluiten te onderbouwen.
Ai toepassen op document-managementsystemen geeft een nieuwe dimensie aan jarenlang ingescande, opgeslagen documenten van kernprocessen en klanten. Het maakt van statisch opgeslagen informatie een rijke informatiebron ten behoeve van governance en business-intelligence. En juist dit stelt organisaties in staat te groeien en (mee) te veranderen met en in de toekomst.
