In de praktijk hoor ik steeds vaker de wens om het applicatielandschap achter ons te laten en te bewegen richting gepersonaliseerde informatie en werkprocessen. En eigenlijk is dat ook niet zo heel vreemd, want we zijn gewend om tegenwoordig alles op deze manier te ontvangen. Denk maar eens aan de grote mailings die bedrijven uitsturen waarin je individueel wordt aangesproken, of de persoonlijke aanbiedingen die je ontvangt van supermarkten.
Informatiestromen worden naar je toegebracht. De grote vraag is waarom dit dan nog niet op de werkvloer wordt gehanteerd, want werkprocessen en het intranet lopen hier nog ver op achter en kunnen omschreven worden als een grote en tijdrovende informatievergaarbak. Als medewerker ben je vaak zoekend naar dat ene werkproces binnen een wirwar aan applicaties. Of je wil graag een artikel teruglezen over de meeting van vorige week, maar deze is nergens meer te vinden. Hoe zorg je als organisatie dat je de medewerkers op een intuïtieve manier de juiste informatie en werkprocessen terug kunnen vinden?
Informatie sneeuwt onder
Intranet is voor veel bedrijven een lastig concept, het is oud en statisch. Toch spenderen organisaties veel aan het bouwen van intranetpagina’s. En dat is zonde, want ik hoor van veel organisaties die ik bezoek dat relevante informatie uit de stroom van intranetcommunicatie zelden tot nooit goed aankomt bij de medewerkers. En dat is één van de uitdagingen waar een communicatieafdeling tegenaan loopt.
Als je bedenkt dat een gemiddelde organisatie vele tientallen tot enkele honderden belangrijke informatiebronnen heeft en deze allemaal in het intranet probeert onder te brengen, dan is meteen duidelijk waarom het bestaande intranet slecht werkt. Het intranet is een centrale plek om alle bronnen te verzamelen, maar er is niets persoonlijks aan zo’n intranet waardoor relevante informatie voor de verschillende groepen medewerkers ondersneeuwt.
Online werkplek combineren
Organisaties zijn dus nog zoekende naar een manier om de informatie vanuit een intranet op een slimme manier bij de medewerker te krijgen. Eigenlijk is het heel simpel, want het ontsluiten van relevante informatie doen we al in een online werkplek. Alleen ontbreekt de integratie van een online werkplek en het intranet. Dus nee, we denken niet alle functies van het intranet te kunnen vervangen, maar het role based aanbieden van informatie binnen de online werkplek is misschien wel het antwoord.
Relevante informatie direct inzichtelijk. Een voordeel van deze combinatie is dat het binnen een online werkplek mogelijk is om door middel van bijvoorbeeld live tiles informatie direct inzichtelijk te maken voor de gebruiker. Dit in combinatie met de rss-functie (really simple syndication) zorgt ervoor dat relevante informatie uit zowel publieke bronnen, als het intranet binnen de online werkplek weergegeven wordt. Zo kunnen medewerkers een persoonlijke newsfeed toevoegen aan de eigen werkplek.
Tevens hebben bedrijven met deze functionaliteit de mogelijkheid om role based informatie direct binnen de werkplek van de medewerkers aan te bieden. Hierdoor is de digitale communicatie veel effectiever en verhoogt de waarde en relevantie van de content.
Werkprocessen vereenvoudigen en gepersonaliseerd aanbieden. Een ander voordeel is dat werkprocessen veel efficiënter ingedeeld kunnen worden. Wat we vaak zien is dat iedereen dezelfde applicaties en software aangeboden krijgt. Denk maar eens aan financiële softwarepakketten. Een medewerker op de administratieafdeling kent deze software door en door. Maar medewerkers van andere afdelingen hebben slechts enkele processen binnen deze applicatie nodig, zoals het indienen van declaraties. En dan is de vraag nog maar hoe vaak ze dit überhaupt nodig hebben. Het gebeurt vaak dat medewerkers iedere keer opnieuw moeten uitzoeken hoe dit proces werkt. En dat is logischerwijs tijdrovend.
Slim ontsluiten
Hoe mooi is het om binnen de online werkplek losse processen slim te kunnen ontsluiten? Dit betekent dat medewerkers alleen het proces openen dat zij willen gebruiken. Ze klikken bijvoorbeeld op de applicatie voor declaraties en krijgen direct een overzicht met alle gedane declaraties. Ook kunnen ze via deze weg gemakkelijk en snel een nieuwe declaratie indienen met behulp van vooropgezette velden.
Informatie wordt alleen maar belangrijker en applicaties raken steeds verder op de achtergrond. Door het intranet te integreren met een online werkplek, bijvoorbeeld Workspace 365, kunnen zowel informatie als werkprocessen gepersonaliseerd aangeboden worden op basis van de rol binnen de organisatie. Medewerkers worden hierdoor volledig ondersteunt en ontzorgt in de ellenlange zoektocht naar informatie.
Heb je al nagedacht over hoe je informatie uit het intranet gepersonaliseerd kunt aanbieden? Ik ben benieuwd naar de reacties.
