Digitalisering is aan de orde van de dag binnen steeds meer organisaties. Niet voor niets, het digitaliseren van processen levert deze partijen verschillende interessante voordelen op. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat processen versneld kunnen worden, evenals dat de foutgevoeligheid hiervan afneemt.
Ook op het gebied van workforce management zoeken bedrijven naar kansen om te digitaliseren. Zo wordt steeds vaker een online tool ingezet voor de personeelsplanning van organisaties. Doel hiervan is het zo efficiënt mogelijk inzetten van medewerkers; hoe zorg je dat een medewerker op het juiste moment beschikbaar is voor het juiste project? In dit artikel lees je meer over deze vorm van digitalisering binnen organisaties.
Verbeter de productiviteit van medewerkers
Voorheen werd voor de personeelsplanning vaak een klassieke Excel-sheet gebruikt, die men aan het begin van de week rondstuurde. De kans op fouten in zo’n sheet is onnodig groot. Daarbij kost het relatief veel moeite om wijzigingen door te voeren in de personeelsplanning van de organisatie. Met een online tool maak je dit makkelijker. Wanneer is een medewerker beschikbaar? Op welk project zit een medewerker nu? Wanneer moet deze beschikbaar zijn voor een ander belangrijk project? Enzovoorts. Op basis van deze informatie sleep je medewerkers eenvoudig van het ene naar het andere project in de personeelsplanning. Ben je tevreden met de indeling? In dat geval kun je het rooster eenvoudig delen met je personeel. Zo weet iedereen aan het begin van de week of maand, aan welke projecten hij of zij op welke momenten werkt.
Workforce management gaat verder dan de personeelsplanning
Workforce management is op meer processen gericht, dan op het samenstellen van de personeelsplanning alleen. Denk bijvoorbeeld ook aan het bijhouden van uren die collega’s aan een project besteden. Een moderne workforcemanagementtool biedt medewerkers een app voor hun telefoon, waarmee zij hun uren bijhouden. Dergelijke informatie kan direct gedeeld worden met de financiële- en HR-afdeling, welke zorgen voor de afwikkeling van de salaris uitkeringen en de facturatie richting de opdrachtgever. Een ander proces dat onder workforce management valt is bijvoorbeeld de verlofregistratie. Laat medewerkers hun verlofaanvragen via de app indienen, zodat deze informatie direct inzichtelijk is voor de mensen verantwoordelijk voor de personeelsplanning. Het voorkomt een snelle onderbezetting op belangrijke projecten.
Koppelingen met andere systemen
Een moderne workforce management-oplossing is eenvoudig te koppelen met andere relevante systemen binnen het IT-landschap. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met HR- en payroll-systemen.
