Het idee dat slimme systemen eigenhandig it-oplossingen inkopen is zo gek nog niet, als je bedenkt dat we dit al jaren zien in de consumentenmarkt. Denk bijvoorbeeld aan koelkasten die verse melk bestellen als deze bijna op is of auto’s die je laten weten wanneer je de olie moet verversen.
Volgens Gartner wordt in 2019 ongeveer 15 procent van het budget voor digitale technologie uitgegeven zonder tussenkomst van mensen. De juiste soort automatisering kan een organisatie enorm helpen bij het creëren van soepele en gestroomlijnde processen, voor zowel eenvoudige taken als complete workflows.
Maar wat als mijn koelkast opeens negen pakken melk per dag laat bezorgen? Dan zorgt mijn geautomatiseerde apparaat juist voor extra kosten. Hoe kan het gebeuren dat mijn ‘slimme’ koelkast rare keuzes maakt? Meestal worden fouten in geautomatiseerde processen veroorzaakt door onjuiste data. Zo bevat de koelkast een sensor die data doorstuurt naar de hoofdapplicatie. De hoofdapplicatie van de koelkast is een drukgevoelige sensor in de melkpakhouder. Als deze sensor een foutief gewicht doorgeeft, denkt de koelkast onterecht dat het melkpak bijna leeg is en maakt het apparaat niet de juiste keuze.
Accuraat en actueel overzicht
Hetzelfde geldt wanneer robots een deel van de inkoop van de it-afdeling uit handen nemen, zoals softwarelicenties. Geautomatiseerde systemen kunnen een accuraat en actueel overzicht geven van wat er gebeurt op het netwerk en hoe software wordt gebruikt. Net als bij het voorbeeld van de koelkast, is bij de automatisering van it-inkoop onjuiste data de voornaamste bron van risico’s en dus fouten. In dit geval bestaat data uit een nauwkeurig overzicht van de geïnstalleerde software in de organisatie en welke gebruikers toegang hebben tot welke systemen.
De aanvoer van juiste data is dus cruciaal voor een succesvolle geautomatiseerde it-inkoop, met name voor het inschatten van de actuele it-behoeften. Welke data is hierbij relevant? Met name het gebruik van bepaalde assets. Wanneer een werknemer geen gebruik maakt van een asset, kun je het beschikbaar stellen voor een ander, waardoor je voorkomt dat je onnodig nieuwe licenties aanschaft. Ook wil je weten wanneer een gebruiker niet alle capaciteiten van de licentie gebruikt; in dat geval kun je de licentie wellicht downgraden naar een goedkopere variant. Tot slot is het goed om te achterhalen of er in de organisatie licenties circuleren die niet zijn toegestaan.
Onnodige kosten
Wanneer de bovenstaande data onjuist is en je gebruikt het als input voor geautomatiseerde it-inkoop, zal het systeem niet de juiste keuzes maken. Hierdoor maakt je organisatie onnodige kosten zoals in het voorbeeld met de koelkast en de overbodige pakken melk. Volgens Gartner verspillen organisaties wereldwijd ieder jaar 30 procent van het budget aan onnodige softwarelicenties. In de praktijk zien wij regelmatig dat bedrijven door een accuraat inzicht in de data, minder SAP-licenties hoeven af te nemen en hierdoor 25 miljoen euro besparen en hun Microsoft-uitgaven verminderen met 3,5 miljoen euro per jaar.
Met de juiste data op een centrale plek kunnen it-taken met vertrouwen geautomatiseerd worden, zoals het verhogen of verlagen van het aantal cloud-licenties en het verplaatsen van gebruikers van het ene naar het andere abonnementspakket. Zo kunnen it-managers en software asset magement (sam)-professionals zich focussen op taken die robots niet kunnen, zoals het maken van beslissingen die alleen ervaren menselijke breinen aankunnen. En de contractonderhandelingen waarbij automatisering niet kan tippen aan de sensatie van een goede face-to-face deal.
De tussenkomst van mensen blijft voorlopig dus onmisbaar in het proces van software asset magement, met name voor het nemen van complexe beslissingen en het sluiten van inkoopdeals. Maar het voorafgaande dataproces kun je wel automatiseren.
Hierdoor heb je een beter inzicht in je organisatie, maak je betere beslissingen en bespaar je uiteindelijk aanzienlijk op het it-budget. Wil je toch liever zelf je data verwerken? Kijk dan niet raar op als er morgen negen pakken melk voor je deur staan.
Matt Fisher, vice president Snow Software
