De Groningse Westerkwartiergemeenten zijn eind juli 2017 live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite van PinkRoccade Local Government. Ook is daaraan gekoppeld het documentmanagementsysteem iDocumenten in gebruik genomen. Hiermee voeren de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn binnen zes maanden zaakgericht werken gemeentebreed in. Dit leidt tot een eenvoudige en voorspelbare dienstverlening voor en door burgers en bedrijven.
De gemeenten maken daarbij zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backoffice-applicaties. Zo handelen de burgerzakenmedewerkers verhuizingen bijvoorbeeld af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden op termijn opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt dan automatisch verzorgd op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd, voor bijvoorbeeld de KCC-medewerkers.
Centraal opslaan
‘We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen’, zegt Jan Deelstra, informatiemanager bij de Westerkwartiergemeenten. ‘Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.’
De gemeenten digitaliseren daarnaast al andere processen op een eenvoudige en uniforme manier. Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken, Open.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen) en de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite. Deelstra: ‘Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.’
