Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO), een onderdeel van het Ministerie van Defensie, kiest voor de SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText voor het digitaliseren van documenten en archieven. Het doel is om in binnen een digitale omgeving gegevensuitwisseling mogelijk te maken.
DPO maakt onderdeel uit van het Ministerie van Defensie en NATO Support Agency, waarbij de bedrijfsvoering is gestandaardiseerd op SAP. In deze systemen ontbrak voor de DPO een goede centrale opslag- en beheermogelijkheid voor documenten. De SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText maakt de digitalisering van documenten en archieven mogelijk, biedt een centrale omgeving voor gegevensuitwisseling en sluit naadloos aan op de systemen van SAP.
DPO werkt als organisatie decentraal, waarbij depots verspreid door het land zijn gevestigd en er ook personen in het veld werken. De SAP Extended ECM van OpenText maakt het mogelijk om de informatiestromen beter en efficiënter te kunnen beheren, zodat iedereen binnen de organisatie overal en altijd toegang tot de documenten heeft. Ook moet er rekening worden gehouden met de geldende regelgeving met betrekking tot onder andere veiligheid en ruimtelijke ordening. Daarnaast heeft DPO als organisatie een internationaal karakter, waardoor de oplossing ook internationaal uitrolbaar moet zijn.
Digitalisering
‘Het uiteindelijke doel is het realiseren van één centrale digitale omgeving voor het raadplegen en uitwisselen van al onze documenten. Deze documenten bevinden zich nu nog in diverse digitale en fysieke omgevingen, al dan niet ontsloten voor de rest van de organisatie’, legt André Spruitenburg, consultant bij Nessos en verantwoordelijk voor de projectleiding, uit. ‘Met behulp van OpenText zullen alle documenten fasegewijs worden gedigitaliseerd en vanuit een centrale omgeving beschikbaar worden gesteld. Na de implementatie is ook het raadplegen van documenten via Microsoft Sharepoint mogelijk. Voor de techniek is een applicatiespecialist van X-center aangetrokken. De implementatie loopt tot nu toe voorspoedig en de eerste ervaringen zijn dan ook positief.’
De implementatie van SAP Extended ECM van OpenText is in september begonnen en zal naar verwachting in de tweede helft van 2015 worden afgerond. De eerste groepen medewerkers hebben de oplossing inmiddels in gebruik. Uiteindelijk zullen alle ruim honderd medewerkers van DPO met de nieuwe oplossing van OpenText gaan werken.
