Ziut, specialist in openbare verlichting, verkeersregeling en camerabeveiliging, optimaliseert in samenwerking met CTB xRM het document- en projectmanagement binnen de organisatie. In het project wil Ziut data en projectinformatie uniformeren, bijbehorende kosten flink terugdringen en een basis leggen voor het digitaal uitwisselen van documenten.
Ziut is gespecialiseed in openbare verlichting, verkeersregeling en camerabeveiliging, en zet met de inzet van Sharepoint Online een belangrijke stap ten opzichte van de concurrentie. Uit eerder onderzoek van CTB xRM blijkt namelijk dat ruim 20 procent van de bedrijven in de bouw, techniek en offshore geen gebruik maakt van document management software.
Ziut beoogde in het project ‘Huis op orde’ de samenwerking aan te gaan met een ervaren dienstverlener die het project in Microsoft Sharepoint kon realiseren. Anton Hutting, informatiemanager van Ziut, zegt over de keuze voor CTB xRM: ‘Wij werken al met Office 365, daarom wilden we graag Sharepoint als oplossing voor ons projectmanagement. Er waren vier partijen die een voorstel deden om de software bij ons te implementeren. De gefaseerde aanpak en het toevoegen van standaard brancheoplossingen maakten CTB xRM tot een goede kandidaat. Dat ze bovendien ervaring hebben met het implementeren van Sharepoint Online is een groot voordeel.’
Resultaat
Vanaf medio 2015 beschikt Ziut over een cloudgebaseerde oplossing die de barrière tussen de verschillende vestigingen wegneemt en het samenwerken met externe belanghebbenden aanzienlijk vereenvoudigt. Bovendien is de organisatie minder tijd kwijt aan het terugvinden van informatie en het kopiëren en synchroniseren van project- en werkmappen. Dat levert tevredener werknemers en samenwerkingspartners op. Het resultaat is dat projecten en processen in een hoger tempo voltooid worden, waardoor Ziut in opslag- en printkosten een besparing verwacht van 30 procent. Daarnaast worden de zoek- en faalkosten teruggebracht. De belangrijkste opbrengst zit verder in het neerzetten van een basisstructuur voor digitale uitwisselingen.
Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM, over de samenwerking: ‘We zien ernaar uit om Ziut te helpen met hun uitdaging in projectmanagement. Dat doen we door in een gefaseerde aanpak steeds meer functionaliteiten uit te rollen. In eerste instantie zorgen we dat er intern gewerkt kan worden met Sharepoint Online, in een latere fase zorgen we dat ook externe stakeholders betrokken kunnen worden. Met de bouwvakantie beschikt Ziut dan over de volledige oplossing. Dankzij onze branchefocus zijn we in staat het project in dit tijdsbestek te voltooien en Ziut relevante brancheoplossingen te bieden.’
