Met Scan en Boek van Reeleezee kan een ondernemer of zijn accountant gemakkelijk facturen en bonnen inscannen en boeken in Reeleezee Administratie. Daarvoor hebben zij een speciale ‘Inbox’ tot hun beschikking. Ook eerder ingescande of digitale facturen van bijvoorbeeld leveranciers van de ondernemer kunnen in de Inbox automatisch worden ingeboekt.
Gebruikers van Reeleezee Administratie – voornamelijk ondernemers en accountants – hebben vanaf nu een eigen Inbox tot hun beschikking. Hier kunnen papieren facturen direct worden gescand, en kunnen digitale facturen worden geupload of ge-e-maild naar de eigen Reeleezee Administratie. Als de ondernemer het e-mailadres van zijn administratie doorgeeft aan zijn leveranciers verschijnen de inkoopbonnen vanzelf in de betreffende Inbox. Reeleezee Administratie ‘leest’ vervolgens de bestanden in de Inbox en zet ze om in een boekingsvoorstel. Dit voorstel kan door de gebruiker worden gecontroleerd en met één druk op de knop worden bevestigd. Bijvoorbeeld of de optelling van totaalbedrag exclusief btw met het btw-bedrag tot het correcte totaalbedrag inclusief btw leidt. Voldoet het boekingsvoorstel aan deze voorwaarden en wordt ook de leverancier herkend aan de hand van het KvK- of btw-nummer dan kunnen de facturen zelfs volledig automatisch worden ingeboekt zonder handmatige controle.
Gescande facturen zijn afbeeldingen in de bestandsformaten .tif, .png, .jpg. en daarnaast ondersteunt de Inbox de bestandsformaten van digitale facturen die ondernemers rechtstreeks ontvangen van bijvoorbeeld hun leveranciers of de Overheid; respectievelijk pdf en ubl 2.0.
Universal business language (ubl) 2.0 is het bestandsformaat dat de Overheid heeft gekozen als standaard voor digitale facturen of e-facturatie. Facturen die voldoen aan dit protocol worden meteen in Reeleezee Administratie verwerkt zonder dat daar Scan en Boek aan te pas komt. Deze standaard heeft de sterke voorkeur van de Belastingdienst, maar is niet verplicht om te gebruiken.
