Hieronder vind je allerlei tips op het gebied van Enterprise Content Management (ECM). Heb je ook tips? Stuur dan een e-mail met toelichting naar lezers@computable.nl.
Hou maatwerk buiten de deur
Paul Baan
Directeur ECM
VLC
"ECM-systemen bieden verschrikkelijk veel functionaliteit. Het risico bestaat dat implementerende partijen niet alle uithoeken van een systeem kennen, en daarom maatwerk realiseren op de plek van out-of-the-box functionaliteit. Dat is niet alleen zonde van de investering, bovendien wordt de eindoplossing er minder goed beheersbaar van. Kies voor een implementatiepartner die de breedte van het te implementeren systeem kent en maatwerk schuwt."
Benoem content-eigenaars voor een CMS
Roy Wasse
ECM Projectleider
Sogeti
"Neem in het ontwerp van een Content Management Systeem (CMS) ook een content lifecycle managementplan op. In het ontwerp moet dus niet alleen de navigatie, te ontwikkelen en migreren content worden benoemd, maar ook de eigenaren en leveranciers van de content. Wat daarnaast bijzonder belangrijk is, is nadenken over het onderhouden, opschonen en archiveren van inhoud. Veel websites en CMS'en raken na verloop van tijd minder bruikbaar door ‘vervuilde' en dubbele inhoud. Alleen goede governance kan dit voorkomen."
Kies voor PDF/A, maar kies bewust
Roberto Nagel
Technisch Directeur
Document Dialog
"Iedereen kent en gebruikt pdf, maar pdf is niet geschikt voor langetermijnarchivering. Daarom is er een nieuwe standaard geïntroduceerd, te weten pdf/a. Ik ben van mening dat organisaties moeten overwegen voor welke toepassingen pdf/a zinvol is en niet klakkeloos over moeten stappen op dit nieuwe formaat. Er zijn namelijk andere formaten die deze duurzaamheid ook garanderen en bovendien veel beter met resources en compressie kunnen omgaan. Organisaties zouden zich meer moeten verdiepen in de mogelijkheden van pdf/a."
