Door toenemende wet- en regelgeving, zoals Wft, Wta en SOX groeit de vraag naar ECM. Ook bij bedrijven die voorheen sceptisch of negatief waren tegenover het elektronisch beheren van documenten of dossiers vanwege de rechtsgeldigheid of het vertrouwelijke karakter daarvan. ECM, waaronder workflow- en documentmanagement is met de komst van SaaS (Software as a Service) ook toegankelijk geworden voor het midden- en kleinbedrijf en organisaties met een beperkt IT-budget. SaaS heeft daarnaast het voordeel dat de overeenkomsten die volgens het SaaS-model gesloten worden, een korte contractduur kennen en daardoor bedrijven en organisaties een grotere flexibiliteit bieden. Allemaal mooie woorden, of is er ook een keerzijde?
Eén van de grootste valkuilen bij het aanbieden van ECM als SaaS, is dat vaak vergeten wordt dat het nog steeds om maatwerk gaat. Niet elk type oplossing is geschikt voor elke organisatie. ECM-systemen worden vaak aangeboden als afgebakende oplossing en gebruikers worden daardoor beperkt. Terwijl bij het aanbieden van een maatwerkoplossing, een ECM-systeem haast onbeperkte mogelijkheden biedt. Vooral in branches waar het elektronisch verwerken van correspondentie geen vanzelfsprekendheid is, worden hogere eisen gesteld aan de gebruiksvriendelijkheid van het documentmanagement of ECM-systeem. Deze branches zijn gebaat bij maatwerkondersteuning in de integratie van elektronisch documentbeheer in hun traditionele bedrijfsprocessen.
Ondanks de valkuilen bewegen ECM leveranciers zich massaal richting SaaS. Binnen een paar jaar kunnen we zien of de markt volgt of het resultaat beperkt is gebleven tot nieuwe verkoopmodellen en software licentiestructuren.
