Het domein ‘Veiligheid en Justitie’ kenmerkt zich door een grote dynamiek. De politieke agenda kent een aantal thema’s met prioriteit, zoals ‘Nederland veiliger’, ‘Nationale Politie’, 'Versterken van de rechtstaat', ‘Slachtoffer centraal’ en ‘Versterking prestatie strafrechtketen’ waaronder de zogenaamde ‘ZSM aanpak’ (waarbij Politie en OM zaken van veelvoorkomende criminaliteit snel en slim afhandelen, bijvoorbeeld met een strafbeschikking).
Binnen die context heeft de Secretaris-generaal (SG) Pieter Cloo als prioriteiten: het creëren van een breed draagvlak voor nieuw beleid, het intensiveren van de ketensamenwerking, het verbeteren van ict en één miljard bezuinigen. De plaatsvervangend Secretaris-generaal Nicole Stolk-Luyten richt zich onder meer op de verbetering, vernieuwing en versterking van de informatievoorziening en ict-functie binnen het brede terrein van Veiligheid en Justitie.
Het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) wil daartoe de komende jaren inzetten op de verbetering van de informatievoorziening en het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering gericht op de primaire processen. Pieter Cloo, SG sinds 1 december 2012, spreekt van ‘de volgende stap in de ontwikkeling van het departement en van onze werkelijkheid.’ Wekelijks gaat hij op werkbezoek om te ervaren wat het werkveld vindt en denkt. Cloo vertelt van een recent werkbezoek aan het Hof in Den Bosch: ‘Daar loopt een groot project waarbij geprobeerd wordt inhoudelijke verdieping te koppelen aan ict. De president van het Hof zei me: ‘Veel discussie dat het helpt en nodig is, is er eigenlijk helemaal niet’. Dat stemt mij vrolijk.’
Inhoudelijk departement
Kijkend naar de hoofdlijnen, stelt Cloo: ‘De ontwikkelingsrichting is tweeledig, op de eerste plaats moet alles transparanter en sneller en op de tweede plaats wordt er zo’n zwaar beroep gedaan op samenwerkingsrelaties, dat het ook in dat werkverband heel erg belangrijk is dat mensen gefaciliteerd worden, denk bijvoorbeeld aan ondersteuning van de documentenstroom. En dat alles onder de voorwaarde veilig.’
Cloo schetst een toekomstbeeld van een ‘horizontale beweging in een complexe, verticaal georganiseerde organisatie, waarbij het moet gaan over de inhoud’. Een enorm proces, benadrukt Cloo, die het collectief wil zoeken, waarbij 105.000 collega’s zijn betrokken en drie thema’s centraal staan:
a) Gemeenschappelijk hr-beleid;
b) Huisvesting inclusief toewijzing,afstoten en herinrichting;
c) Informatievoorziening en ict.
Nicole Stolk-Luyten geeft aan dat nu eerst de bedrijfsvoering op orde moet komen. ‘Dat is een randvoorwaarde voor de volgende stap naar de informatievoorziening van het primaire proces. Dat raakt aan de werkzaamheden van Vreemdelingenzaken, van het Gevangeniswezen, van de Rechtspleging en de Rechtshandhaving. Wij weten met elkaar wat de opgave is voor de informatievoorziening van de keten. De stappen die we daarin zetten, zetten we samen met de verantwoordelijke Directeuren-generaal (DG), dat doen we in een ordentelijk proces, stap voor stap. Eerst een analyse van de belangrijkste gemeenschappelijke vraagstukken op het terrein van de informatievoorziening en dan pas het instrumentarium dat ons daarbij gaat helpen.’
Cloo vult aan: ‘Als wij in onze automatiseringsdrang, of moderniseringsdrang, in het primaire proces komen, zal bijvoorbeeld een rechter terecht vragen: ‘Behoud ik wel mijn onafhankelijke beoordelende rol?’ Dan zal het OM vragen: ‘Behoud ik wel mijn onafhankelijke onderzoek- en handhavingrol?’ We zullen terdege rekening moeten houden met deze differentiatie in het domein.’ Hij spreekt van ‘verbinding zoeken op ogenschijnlijk soms onmogelijke zaken. En een verbinding zoeken met het it-domein in die rol. Zoeken naar een gebalanceerde act die zorgt dat we toch beter worden en moderniseren, met inachtneming van ieders rol en verantwoordelijkheid.’
Stolk-Luyten: ‘Relevant is dat je heel goed begrijpt vanuit de inhoud wat de opgave is waar de DG in zijn of haar beleidsdomein voor staat en dat verbindt met de informatievragen in de keten. Als je dat op een goede manier weet te doen, zonder dat je de onafhankelijkheden of verantwoordelijkheden aantast, dan kun je meters maken. Waarbij je steeds weer moet toetsen of een volgende stap nog spoort met de inhoud en met de verantwoordelijkheden en of de ketenpartners zich nog allemaal verbinden aan de doelstellingen waar jij mee bezig bent.’
Verbinden aan VenJ brede doelstellingen
‘Informatievoorziening en ict raken het hart van onze werkzaamheden. Het is belangrijk om de informatievoorziening met de inhoudelijke opgave te verbinden’, vervolgt Stolk-Luyten. ‘Ook in de Bestuursraad zie ik veel belangstelling voor deze benadering. Men wil er echt inhoudelijk over spreken en ook zelf voorzitter zijn van een topberaad over informatievoorziening op de terreinen van vreemdelingenzaken, jeugdbescherming en verbetering van de strafrechtketen.’
Naast de Bestuursraad is er inmiddels onder leiding van Stolk-Luyten ook een CIO Raad VenJ conform het model van het Rijk, de Interdepartementale Commissie van CIO’s (ICCIO). Binnen vrijwel alle onderdelen van VenJ is een cio benoemd. Net als de ICCIO dat voor het Rijk doet, geldt hier dat VenJ-brede taken, zoals architectuur, informatiebeveiliging en portfoliomanagement, onderling zijn verdeeld. De CIO Raad ‘bruist’ geeft Stolk-Luyten aan. ‘De collegae in de CIO Raad verbinden zich aan VenJ brede doelstellingen. Dat is belangrijk, want we werken als ketens maar eigenlijk nog meer als een netwerk samen met onderdelen binnen en buiten VenJ. Op natuurlijke wijze maken we met elkaar de afspraken die niet alleen bij één onderdeel werken, maar ook in de verbinding naar de andere relevante onderdelen. Het is bovenal een kwestie van met elkaar het vertrouwen opbouwen en de balans zoeken tussen beweging maken, feiten creëren en resultaten boeken.’
Cloo zegt dat hij tweemaal per jaar het CIO Raad-overleg bijwoont om te helpen bij het ‘empoweren’ in het horizontale denken. ‘Het feit op zich dat dit netwerk zich nu vormt, is al winst”, vult Stolk-Luyten aan. “De beweging is in gang gezet en daarmee dus een basis die we ook voor de informatievoorziening ten volle kunnen gaan benutten.’ In dit kader is er inmiddels volop aandacht voor digitaal werken, vraagstukken over privacy, authenticiteit van gegevens, gegevenskwaliteit en eenduidigheid over definities.
Gemeenschappelijk I-plan van VenJ
Stolk-Luyten vertelt dat er een gemeenschappelijk I-(Informatievoorziening en ict)plan voor VenJ is geschreven. Daarbij wordt ingezet op drie sporen. Het eerste spoor bestaat uit het op orde brengen en houden van de ict-bedrijfsvoering door de kantoorautomatisering (KA) te uniformeren conform de Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR), daarnaast datacenterconsolidatie en standaardisatie van identity- en Access management en informatiebeveiliging. Het tweede spoor bestaat uit het maken van afspraken over de te volgen werkwijze. Zoals het inzetten op één architectuur conform de Rijksstandaarden, samenwerking in research en development en een gezamenlijke hrm. Het derde spoor tenslotte is het verder werken aan het CIO-stelsel binnen VenJ.
Cloo zegt dat bij de uitwerking van het regeerakkoord binnen VenJ veel aandacht is besteed aan de verbetering van de informatievoorziening en ict. Stolk-Luyten: ‘Uit een recent onderzoek is gebleken dat de basisinfrastructuur voor de huidige toepassingen nog wel voldoet, maar als je in de toekomst veel meer digitaal gaat werken in netwerken, dan moet daarin geïnvesteerd worden.’
Stolk-Luyten heeft ook een visie over hoe je moet investeren in de keten, in een tijd van bezuinigen en saneren. ‘We proberen te bezuinigen op andere aspecten, op de bedrijfsvorm in brede zin. Denk aan sanering van het applicatielandschap en meer standaardisering op de werkplekken. Op die manier proberen we middelen vrij te spelen voor investeringen in het ict-domein. We zijn ook scherp op de kosten voor ict. Door het slim omgaan met licenties voor VenJ, het zogenaamde licentie-sharing, creëren we forse besparingen.Ook zetten we in op hergebruik binnen VenJ.’
Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 5.
Wie vormen de Bestuursraad?
De Bestuursraad bestaat uit de volgende deelnemers:
de SG (voorzitter, Pieter Cloo),
de pSG (Nicole Stolk-Luyten),
DG Rechtspleging en Rechtshandhaving (Gerard Roes),
DG Jeugd en Sancties (Dineke ten Hoorn Boer),
DG Vreemdelingenzaken (Loes Mulder),
de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (Dick Schoof),
DG Politie (Sandor Gaastra),
Directeur Voorlichting (Anne Marie Stordiau),
Directeur Financieel Economische Zaken (Coen Hogendoorn),
Directeur Bureau Secretaris-generaal (Marjolein Voslamber)
Allemaal mooie woorden maar zoals de Belgen zo mooi kunnen zeggen, het trekt op niks. En is ook een uitstekend voorbeeld van hoe je automatisering niet in moet zetten om de basis problemen van organisaties aan te pakken.
Politie wordt niet alleen constant gekort op middelen en personeel maar heeft ook nog eens te kampen met ICT projecten die gierend uit de klauwen zijn gelopen en nog lang niet opgelost raken. Gevolgen zijn niet alleen dat de ‘ZSM aanpak’ een wensdroom is maar ook dat de effectiviteit en professionaliteit van de politie zwaar in het geding is.
Wat Justitie betreft hebben zij ook te kampen met teveel bezuinigen en werkdruk. Daarnaast is het ook een te introverte club van mensen die moeite hebben om met hun tijd mee te gaan.
Wat dat betreft is het zeker interessant om het lekenrecht weer in ere te herstellen en de burgers zelf dichter bij de uitvoering van de wetgeving te betrekken en als tegenwicht van de samenleving vervreemde rechters kan dienen.