Maak efficiënt gebruik van de cloud

Cloud is al enige tijd het toverwoord voor menig it-afdeling. Steeds meer organisaties verruilen hun server voor cloud computing, veelal gebaseerd op een vermeende kostenbesparing. Maar hoe zorg je dat clouddiensten echt iets toevoegen? In mijn vorige artikel De ROI van een online collaboration platform heb ik met een berekening proberen duidelijk te maken wat de roi van een online collaboration platform is voor een fictieve organisatie binnen het mkb.

Ik concludeerde dat het gebruik van de cloud een besparing van 36 euro per gebruiker per maand kan opleveren. Een dergelijke besparing is echter zo verdampt als je de cloud niet op efficiënte wijze inzet.

De meest tijdrovende processen

Als je met de cloud een efficiëntere bedrijfsvoering wil bewerkstelligen, zul je allereerst moeten uitzoeken welke processen binnen jouw organisatie de meeste tijd in beslag nemen. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat met het zoeken naar informatie over het algemeen veel tijd verloren gaat. Medewerkers zijn ruim 19 procent van hun arbeidstijd kwijt aan het zoeken naar documenten, cijfers of collega’s die het antwoord op hun vraag kunnen geven. Wanneer informatie makkelijker en sneller te vinden is, zou de productiviteit van medewerkers met gemiddeld 30 tot 35 procent stijgen. Dat is nogal wat.

En vergeet het typisch Nederlandse polderlandschap niet. Overheid en bedrijfsleven vergaderen veel, maar lang niet altijd efficiënt. Uit onderzoek van ambtenarenblad Binnenlands Bestuur bleek dat overheidsfunctionarissen de helft van de vergadertijd als nutteloos bestempelen. Oorzaak? Vergaderingen worden vaak slecht voorbereid, naslagwerken zijn soms niet direct voorhanden en heldere taakverdelingen blijven nogal eens achterwege.

Productiviteit verhogen

Het zoeken naar informatie en het vergaderen zijn processen die je met de cloud kunt ondersteunen en versnellen. Zo is het vrij eenvoudig om data op een goede manier te categoriseren, bijvoorbeeld in mappen die je beschikbaar maakt voor een bepaalde groep gebruikers. Ook een zoekfunctie maakt het speuren naar een presentatie of whitepaper een stuk makkelijker. Zo bieden wij een zoekmachine die de inhoud van bestanden indexeert, die vervolgens in de zoekresultaten verschijnen.

Het voorbereiden van vergaderingen kan een geautomatiseerd proces worden. In sommige clouddiensten zitten functionaliteiten als datum prikken, uitnodigingen versturen en het verspreiden van benodigde vergaderstukken. Ook het vergaderen zelf gaat sneller als iedereen met enkele muisklikken relevante documenten kan openen vanuit de cloud. Voorwaarde is dan wel dat de clouddienst over een app beschikt of andere apps toegang verschaft tot de data in de dienst, zodat medewerkers vanuit de vergaderzaal op hun tablet of smartphone bij de informatie kunnen komen. Zo vergader je papierloos, waardoor je kunt besparen op peperdure cartridges.

Let op verborgen kosten

De voordelen van de cloud – zowel materieel als immaterieel – zul je moeten afwegen tegen investeringen waar je misschien niet direct bij stilstaat. De implementatie van een slimme cloud die sociaal samenwerken stimuleert vereist bijvoorbeeld dat medewerkers getraind worden. Zonder enige vorm van uitleg of begeleiding is de kans groot dat het stil blijft in de cloud. Hoe gebruiksvriendelijker de interface en hoe beter deze aansluit op bestaande software, hoe beter de adoptie is. 

Kies ook bewust voor het werken met een bepaalde clouddienst en zorg daarmee dat er geen wirwar aan diensten ontstaat. Veel organisaties hebben een intranet (Sharepoint), een intern social network (Yammer), een externe samenwerkomgeving, Linkedin-groepen, interne chat (Lync) en een dienst om documenten te delen. Bekijk eens of je deze slim kunt linken of kunt combineren binnen één dienst. Houd bovendien rekening met de toegankelijkheid: zijn ze altijd en overal bereikbaar, via apps op smartphone of tablet? Indien je de toegankelijkheid kunt verbeteren, is de kans groter dat je een toename in de productiviteit van je werknemers gaat zien.