Altijd en overal toegang op ieder device via een digitale werkplek in de browser. Realtime samenwerken in dezelfde documenten. Eenvoudiger communiceren met collega’s in het buitenland. Dat is met een moderne digitale werkplek op basis van de Office 365-suite mogelijk geworden voor de Johan Cruyff Foundation.
De Johan Cruyff Foundation werd in 1997 opgericht door Johan Cruijff met als missie om ieder kind – ook kinderen met een beperking – de mogelijkheid te geven om te sporten. In 2018 is deze missie bestempeld tot Creating Spaces. Ieder kind moet de ruimte krijgen om zichzelf te ontwikkelen door middel van sport en spel. Een bekend initiatief van de stichting zijn de Cruyff Courts: veilige speelvelden waar kinderen met respect voor elkaar samen kunnen sporten.
Internationale groei
Naast een vestiging in Nederland is de Cruyff Foundation ook actief in Spanje en groeit het aantal Cruyff Courts wereldwijd. Deze internationale groei wordt gerealiseerd door een kleine groep mensen, waardoor efficiënt en effectief werken van essentieel belang is. Technologie speelt hier een belangrijke rol in.
Waar ook ter wereld kunnen werken, laagdrempelig bestanden kunnen delen, eenvoudig communiceren met collega’s in Spanje en samenwerken in dezelfde belangrijke documenten zijn voor de Cruyff Foundation belangrijke punten om werk gedaan te krijgen. Omdat de stichting met de oudere digitale werkomgeving tegen beperkingen aanliep, et was bijvoorbeeld niet mogelijk om thuis of onderweg te werken, werd er gezocht naar een moderne, digitale werkplek.
Office 365-suite
‘Een belangrijke voorwaarde was dat de nieuwe digitale werkplek beschikbaar was op meerdere apparaten (smartphones, laptops), dat bestanden makkelijk uitgewisseld konden worden en dat communicatie tussen verschillende vestigingen mogelijk zou zijn’, onderbouwt Niels Meijer, directeur van de Johan Cruyff Foundation, de overstap naar de nieuwe werkplek. Gekozen werd voor een digitale werkplek in de browser op basis van de Office 365-suite. ‘Deze werkplek is een gepersonaliseerde werkplek waar gebruikers gemakkelijk via elk device in kunnen loggen en direct toegang hebben tot de Microsoft Office-applicaties die ze dagelijks gebruiken.’
Naast toegang tot de applicaties dient de digitale werkplek als sociaal intranet: medewerkers kunnen eenvoudig bestanden vinden en content delen, zoals foto’s en statusupdates. Medewerkers hoeven slechts één keer in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Hierdoor hoeven zij niet meer voor elke applicatie een wachtwoord en gebruikersnaam te onthouden.
Technische implementatie
De implementatie is gedaan door True en Breinwave. Beide bedrijven opereren onder de Broad Horizon-vleugel, een aanbieder van it- en cloudoplossingen voor middelgrote bedrijven binnen de Benelux. True heeft de Office 365-licenties en het dashboard van de digitale werkplek geleverd en daarnaast de technische implementatie gerealiseerd. Zo heeft True alle medewerkers voorzien van de single sign-on-mogelijkheid, is de Office 365 tenant ingericht en zijn de gebruikerscredentials geconfigureerd binnen de Azure Active Directories.
Om devices veilig en compliant te houden is de Enterprise Mobility Suite van Microsoft geïmplementeerd, wat inhoudt dat de medewerkers van de Johan Cruyff Foundation de digitale werkplek ook veilig via hun mobiele devices kunnen benaderen. Daarnaast heeft True de in-house ontwikkelde User Provisioning-tool geleverd. Met deze in de browser te gebruiken app is de Johan Cruyff Foundation zelf in staat nieuwe gebruikers te voorzien van de juiste Office 365-licenties en toegangsrechten. Ook heeft True een financieel systeem (Exact Globe) ondergebracht binnen een private cloud en deze gekoppeld aan de digitale werkplek.
Functionele implementatie
Waar True vooral de technische implementatie op zich heeft genomen, heeft zusterbedrijf Breinwave de functionele implementatie gerealiseerd. Op basis van persona-onderzoek heeft Breinwave onderzocht waar de Johan Cruyff Foundation-medewerkers behoefte aan hadden in het persoonlijke dashboard. Op basis van de wensen zijn de benodigde applicaties beschikbaar gesteld per gebruiker. Vervolgens zijn medewerkers getraind hoe zij de digitale werkplek zo efficiënt mogelijk kunnen gebruiken.
‘Dankzij de samenwerking tussen de twee Broad Horizon bedrijven beschikt de Johan Cruyff Foundation over een moderne digitale werkplek waarmee medewerkers waar dan ook ter wereld kunnen communiceren en samenwerken’, aldus Meijer. ‘Dankzij applicaties zoals Microsoft Teams en Word Online kunnen medewerkers tegelijkertijd samenwerken in documenten. Via het portal is de nieuwste informatie van de organisatie beschikbaar en is content makkelijk te delen. Zo kan een klein team efficiënt en effectief samen blijven werken en ruimte creëren voor het organiseren van sportevenementen voor kinderen.’
