Ondernemersgemak dient de mens. Documenten zijn voortaan snel, veilig en eenvoudig in slechts een paar klikken digitaal te verwerken en af te handelen, volledig AVG-proof! U houdt uw focus op de business en alle vormen van contractafhandeling verlopen digitaal en automatisch. Maar hoe zit het dan met de inzet van de digitale handtekening?
Ondanks de digitalisering en automatisering heeft papier binnen tal van essentiële bedrijfsprocessen nog steeds een prominente rol. Veel processen eindigen namelijk nog bij de printerknop. Decennia lang is fysieke, formele documentafhandeling de geëigende weg geweest. Of het nu gaat om contractafhandelingen of om het verspreiden van jaarrekeningen; het printen, tekenen, inpakken, verzenden, opnieuw tekenen, terugsturen, inscannen en inboeken is telkens hetzelfde.
Het is tijdrovend en werkt procesvertragend. De digitale handtekening wordt binnen uiteenlopende businessprocessen al toegepast, maar kan een grotere rol krijgen.
De notaris, accountant of arbeidsbemiddelaar kan zich hier een voorstelling bij maken. Neem een uitzendkracht in de uitzendbranche. Die wil snel aan de slag bij een nieuwe opdrachtgever. Het heen en weer sturen en afhandelen van het inzet- en inleencontract duurt altijd een paar werkdagen. Het mes snijdt hier aan twee kanten.
Bij het digitaal afhandelen van een inzet is de opdrachtgever diezelfde dag geholpen en kan de kandidaat aan de slag in de wetenschap dat alle formaliteiten zijn afgehandeld. Dit voorbeeld uit de uitzendbranche is van overeenkomstige toepassing op de accountancybranche bij de afhandeling van bijvoorbeeld jaarrekeningen en ook zeker voor andere branches met omvangrijke papierstromen.
Praktisch en efficiënt
Dankzij de Europese wetgeving kun je digitale documenten rechtsgeldig waarmerken. Het waarmerk zorgt ervoor dat je een digitaal origineel document krijgt. De ‘natte’ ofwel handgeschreven handtekening is hier volledig te vervangen.
Een digitale handtekening is gemakkelijk op elk moment van de dag en via devices als een smartphone, laptop en tablet te zetten. Dat geldt voor alle 28 lidstaten van de EU. Het is naast praktisch ook efficiënt: het bespaart kosten, verkort verwerkingstijden en is goed voor het milieu.
Dagelijkse praktijk
Een recruiter heeft bijvoorbeeld een plaatsing van of een contractafhandeling met een kandidaat. De recruiter maakt het contract op in de bedrijfsapplicatie van de organisatie en verstuurt deze vervolgens via een oplossing naar de kandidaat voor de digitale ondertekening. De kandidaat krijgt een e-mail die hij opent op zijn smartphone, met een link. De link wordt geopend in een moderne webbrowser; een app installeren is niet nodig. Hier zijn de digitale contracten ook direct zichtbaar.
Bij het accorderen krijgt de lezer een sms met een code waarmee de kandidaat formeel kan bevestigen dat hij akkoord gaat. Hierna vindt de digitale handtekening zijn weg naar het document en is het proces voltooid. Dit is uiteraard een versleuteld en beveiligd proces.
Nederland koploper
In algemene zin is Nederland koploper in het adopteren van nieuwe technologieën. Het vertrouwen in internet- en onlinetechnieken is groot. Denk aan het gebruik van applicaties voor bankzaken.
Nog maar een paar jaar geleden vond iedereen het de normaalste zaak van de wereld afschriften per post te ontvangen. Inmiddels moet je zelfs betalen als je bankafschriften op papier wilt ontvangen. Daarom gaat de digitale handtekening snel aan terrein winnen en verdwijnt de handgeschreven handtekening op termijn zelfs helemaal. De juridische erkenning en efficiencyslag die ermee te behalen valt, spelen hierbij een niet te onderschatten rol.
