Omgaan met internationale outsourcing

De komende jaren zal de rol van internationale (it) outsourcing steeds belangrijker worden. De schaarste aan ervaren it'ers zal groeien en om concurrerend te blijven, lijkt het onvermijdelijk om meer iters op afstand te betrekken. Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren al ervaring opgedaan. Helaas ook veel slechte ervaringen. Mijn ervaring is dat een belangrijke sleutel in de voorbereidings fase ligt.

Om offshoring te laten slagen, dient er eerst goed nagedacht te worden alvorens tot executie over te gaan. Het ligt in de menselijke aard, vooral bij managers en ondernemers, om snel ‘aan de slag' te gaan, omdat we (snel) resultaat willen zien. In veel gevallen is ‘gewoon doen' de juiste aanpak, maar bij internationale uitbesteding, is het een pad met veel hobbels. 

Offshoring start meestal met de vraag ‘zullen we onze eigen vestiging opzetten of een leverancier zoeken?'. Om hierin een keuze te maken, zijn 3 beslissingen nodig

A. Welke optie levert de meeste winst op (bouw een business case)?
B. Hoeveel tijd en geld ben ik bereid vooraf (en gedurende de opstart) te investeren?
C. Kennen we een betrouwbare leverancier of kunnen we die eenvoudig vinden?

Als deze beslissing genomen is, begint de ‘echte' voorbereiding. Binnen ons bedrijf hebben we vijf key success factoren voor offshoring gedefinieerd: People, Process, Preparation, Profit en Performance. De eerste twee nemen de belangrijkste plaats in tijdens de voorbereiding.

People
– Investeer tijd in het ontmoeten van de sleutel personen bij de leverancier (bij een captive center zullen deze mensen eerst gevonden moeten worden, wat veel tijd kan kosten)
– Ontwikkel een heldere selectie procedure om zeker te zijn dat de juiste mensen aangenomen worden. Maak duidelijke profielen van de mensen die gezocht worden. Als deze stappen voor beide ‘kanten' duidelijk op papier staan, dan kan er geen misverstand ontstaan en is de kans op een sterk team het grootst.
– Bereid het bestaande team voor. Over het algemeen staan mensen niet te springen om offshoring totdat ze zien wat het brengt. Bestaande medewerkers moeten gewend raken aan de verandering en de visie moet helder gecommuniceerd worden.
– Zodra het team samengesteld is, moet er tijd geïnvesteerd worden in de persoonlijke relaties. Bezoek het offshore kantoor of nodig ze uit om ‘onshore' te komen kijken.

Process

– De meest belangrijke en meestal vergeten: ontwikkel een gedocumenteerde proces beschrijving voordat er gestart wordt met de uitvoering van projecten. Voordat het ‘echte werk' gestart wordt, moet er een solide begrip zijn bij alle betrokkenen over ‘hoe we werken'.
– De ideale situatie is om te starten vanuit de interne processen. Als deze er niet zijn, is het verstandig om deze eerst te beschrijven. Intern alles op papier zetten, stimuleert nadenken over ‘hoe werken we' en het denkproces zal de offshore transitie vergemakkelijken.
– Schrijf alles op waarover een gedeelde kijk nodig is. Als er een online project management tool gebruikt wordt (en die is nodig), maak een beschrijving van hoe dit systeem werkt en gebruikt moet worden. Als Scrum of Agile het proces is, schrijf exact op wanneer de daily meetings gehouden worden, wie daarbij aanwezig zijn, hoe er gecommuniceerd wordt en welke vragen centraal staan. Beschrijf hoe specificaties gemaakt moeten worden (standaarden) en wie er verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Maak een functieprofiel van ieder teamlid waarin alle verantwoordelijkheden staan.

Dit is slechts een aantal punten die aandacht nodig hebben bij internationale outsourcing. Ik ben benieuwd naar andere ervaringen.