Keuze van een 'e-procurement'-pakket vergt grondige voorbereiding

Vorig jaar maakte de Nederlandse Spoorwegen bekend een eigen inkoopportaal te willen starten, gebouwd met behulp van Ariba-software. Het is een van de spaarzame voorbeelden van lopende 'e-procurement'-projecten. De hoge verwachtingen van het elektronisch inkopen die waren gewekt, zijn nimmer waargemaakt. Toch blijven er optimistische geluiden hoorbaar. DCE Consultants stelt in het rapport E-procurement, de markt, de mogelijkheden, de implementatie dat in een tijd dat kostenreductie hoog op de agenda staat, directieleden nog immer geïnteresseerd zijn in inkoopoptimalisatie. De markt voor geautomatiseerd inkopen ('e-procurement') - van digitale catalogus tot en met elektronische marktplaats - biedt hiervoor goede mogelijkheden, aldus het adviesbureau.
DCE constateert in het genoemde rapport dat de wildgroei aan leveranciers de selectie van een e-procurement-leverancier bemoeilijken. Aanbieders komen uit het inkoopvak (Emeritor) of de ict-hoek, waarbij ook nog onderlinge verschillen kunnen optreden. Zo zijn Oracle en Baan bijvoorbeeld leverancier van enterprise resource planning-oplossingen, terwijl Ariba ooit begonnen is als ontwikkelaar van elektronische formulieren. Daarnaast wordt de markt gekenmerkt door fusies, overnames en samenwerkingsverbanden. Ondanks deze woelige baren deinzen multinationals niet terug voor kostbare implementaties van inkoopoplossingen, meent DCE. Het baseert deze stellingname op hoopvolle geluiden van onderzoeksbureaus als Gartner en Forrester die in de komende jaren een grote groei van dit soort implementaties verwachten.

Warenvergelijking

Het onderzoeksbureau heeft de functionele, technische en integratiemogelijkheden van veertien oplossingen (zie kader) op een rijtje gezet. Bijna alle onderzochte software ondersteunt zowel het inkopen van goederen en diensten die gebruikt worden in het primaire bedrijfsproces (bijvoorbeeld productie) als de inkoop van secundaire artikelen (voor onderhoud en administratie). Het onderzoek geeft voorts aan dat er in positionering duidelijke verschillen bestaan. Sommige standaardpakketten zijn bedoeld voor een specifieke branche, zoals de zware industrie of de detailhandel, of voor bepaalde productgroepen. Andere toepassingen zijn juist totaaloplossingen of richten zich meer op het strategische inkoopproces. Zo wordt Buy Smart ingezet bij het selecteren van leveranciers en genereert het pakket van softwaremaker SAS managementinformatie op inkoopgebied.
Uit het onderzoek is verder gebleken dat de standaardapplicaties zich op één of meerdere functies sterk onderscheiden. Ariba, Lawson, Maximo, Peregrine, SAP en Tie scoren qua functionaliteit het best. In het algemeen bieden de kleinere spelers een minder breed scala aan functionaliteiten aan dan de grotere. Daarbij tekenen de onderzoekers aan dat deze kleinere softwareleveranciers weer beter kunnen inspelen op branchespecifieke vereisten of gevraagde specialiteiten.
Een zwak punt bij veel inkoopoplossingen is het online beschikbaar stellen en analyseren van informatie. Bij ruim 40 procent van de onderzochte applicaties blijken afgegeven offertes niet gekoppeld te kunnen worden aan artikelen in de catalogi. Ook zaken als het automatisch omzetten van een offerteaanvraag in een inkooporder of het realiseren van een leveranciersbeoordeling zijn bij een aanzienlijk deel van de pakketten niet mogelijk.

Selectie

De onderzoekers bevelen organisaties dan ook aan veel energie te steken in het selectieproces, ook omdat er nog maar weinig referenties naar succesvolle implementaties bestaan. De geschiktheid van een 'e-procurement'-oplossing hangt af van het type organisatie en product. Behalve het meenemen van bovengenoemde punten is het onder andere belangrijk te letten op de organisatorische gevolgen, de beschikbaarheid van standaardkoppelingen en het vaststellen van de gewenste it-architectuur. Alle onderzochte inkoopoplossingen wisselen immers informatie uit met andere systemen, zoals erp-systemen, kantoorautomatiseringstoepassingen of business intelligence tools. Dit element moet niet worden onderschat, zo stelt DCE.
 
 
Uitverkorenen
In het onderzoek zijn de volgende pakketten onderzocht: Ariba Buyer (Ariba), iBaan (Baan), Procurement Information & Ordening Network (Click-IT Applications/Cascade Group), Buy Smart (Commerce-hub bv), Emeritor 3.0 (Emeritor), E-Purchase (Geac), Lawson.insight (Lawson), Maximo Extended Enterprise (MRO Software), Oracle Internet Procurement (Oracle), Get.Resources! (Peregrine), Purdoc Procurement Solution (Purdoc), Enterprise Buyer (SAP), Supplier Relationship Management (SAS) en Digital Business Community-framework (Tie).
Opvallende afwezigen: Commerce One, i2, Peoplesoft, iPlanet en Izodia.