Mens is zwakste schakel bij BI implementatie

De mens is de zwakste schakel bij de implementatie van business intelligence (bi). Gebrekkige doorvoer van bi komt vaker door fouten van betrokkenen dan door technische problemen. Dat stelt onderzoeksbureau Gartner. De onderzoekers maakten een lijst van de negen valkuilen die een succesvolle implementatie van bi in de weg staan.

Ondanks jarenlange investeringen in bi hebben veel bedrijven moeilijkheden om bi door te voeren in de bedrijfscultuur. Het is vaak lastig om personeel volledig bij bi te betrekken en het achterhaalde beeld dat bi alleen maar om Excel gaat, los te laten. Door slechts een kleine fout kan een heel bi-programma mislukken. De risico's zitten vooral in niet technische zaken zoals financiering, procesvoering en datakwaliteit. Onderzoeksbureau Gartner formuleert negen valkuilen bij de implementatie van bi.

Data centraal in plaats van bedrijfsvoering (1)

Bij veel bedrijven zijn de plannen voor de implementatie van bi gebaseerd en gefinancierd vanuit technische perspectief. Data-analyse staat centraal. Het gevaar van die benadering is dat de meerwaarde van de implementatie voor de bedrijfsvoering niet wordt herkent en het vele werk van de implementatie niet leidt tot een bedrijfsbrede doorvoer van bi.
In het ergste geval is de groep die betrokken is bij de bouw van een datawarehouse groter dan de groep die dat middel daadwerkelijk gebruikt. De marktonderzoeker adviseert dat het in het projectteam naast techneuten voldoende afgevaardigden zijn van de bedrijfsmatige kant van het bedrijf. In aanvulling zou een competencecenter ingericht moeten worden dat zorgt voor bedrijfsbrede doorvoer van bi en zorgt voor een bundeling van zowel de zakelijke, technische en communicatieve vaardigheden die nodig zijn voor de succesvolle doorvoer van bi.

Managers goochelen met cijfers (2)

Veel bedrijven zitten gevangen in een ‘Excel cultuur' waarbij gebruikers gegevens gebruiken uit interne systemen. Die data wordt geladen in spreadsheets en gebruikt voor eigen berekeningen zonder de informatie bedrijfsbreed te delen. Door die werkwijze ontstaan verschillend waarheden in een bedrijf. Naast onduidelijkheid over de stand van zaken treedt een beveiligingsprobleem op doordat slecht beheerde en slecht beveiligde gegevens lokaal zijn opgeslagen bij individuele gebruikers. Gartner schrijft: ‘Initiatiefnemers moeten geloven in een transparante en op feiten gebaseerde benadering en durven om bestuurlijke barrières te doorbreken en verandermanagement door te voeren.'

Datakwaliteit (3)

Problemen met datakwaliteit komen vaak voor en de impact op bi is groot. Mensen maken geen gebruik van bi-applicaties die zijn gebaseerd op irrelevante, onvolledige of omstreden gegevens.
Om dat tegen te gaan moeten bedrijven een beleid doorvoeren waarbij nieuwe gegevens automatisch worden gecontroleerd en slechte of onbruikbare data geweerd wordt uit het datawarehouse of bi-platforms.

One stop shop (4)

'One stop shopping', ofwel het aanschaffen van een bi-platform bij de vaste voorkeursleverancier waar ook andere applicaties worden aangeschaft, hoeft niet per definitie de totale gebruikskosten (total costs of ownership) te verlagen. Pakketten van en andere leverancier kunnen beter aansluiten bij de voorwaarden waaraan de software moet voldoen. Bedrijven moeten volgens de marktonderzoekers kijken en vergelijken en zich niet blindstaren op het aanbod van de vaste softwarepartner. Volgens de onderzoekers kiezen veel bedrijven te vaak voor de weg van de minste weerstand uit angst voor integratieproblemen tussen de erp/ datawarehouse en bi-systemen. De onderzoekers wijzen erop dat veel bi-platforms van derde partijen succesvol zijn geïmplementeerd.

Bang om te veranderen (5)

Volgens Gartner zijn veel bedrijven bang om te veranderen. Bedrijven denken dat de analyses zoals ze op het moment worden uitgevoerd goed zijn en willen daardoor niet veranderen. De onderzoekers benadrukken dat evaluatie belangrijk is. Ongeveer een jaar na de implementatie hebben gebruikers vaak een goed beeld van de verbeteringen van bi-toepassingen en de invloed van de uitkomsten op het verbeteren van de bedrijfsvoering.

Uitbesteden uit kostenoverwegingen (6)

Managers denken vaak dat ze problemen met de implementatie van bi op kunnen lossen door die opdracht uit te besteden. Daarbij zijn ze vaak teveel gericht op kostenbesparing. Zo kan een onflexibel en slecht ontworpen systeem ontstaan. Volgens de onderzoekers moeten bedrijven alleen uitbesteden als het niet om kernactiviteiten gaat. Volgens hen is het in dat geval alleen verstandig om tijdelijk uit te besteden als er behoefte is aan versterking. Bijvoorbeeld als de eigen ict-afdeling werkt aan verbeteringen van het huidige systeem.

Dashboard (7)

Veel bedrijven sporen de ict-afdeling aan om snel dashboards te bouwen of te kopen. Maar managers willen niet investeren in de risicovolle en langdurige ontwikkeling van bi-tools. Geleverde dashboards zijn daardoor vaak ondermaats omdat ze slechts gericht zijn op een bepaald onderdeel van het bedrijf (silo) en niet aansluiten bij de algemene bedrijfsdoelstellingen.
Volgens Gartner moeten rapportages zo beeldend mogelijk zijn.

Definities (8)

Het doel van bi is om één versie van de werkelijkheid te krijgen. Maar veel bedrijven hebben geen sluitende definities van fundamentele begrippen zoals ‘omzet'. Om te zorgen dat er één versie van de waarheid is, moet er bedrijfsbreed duidelijkheid zijn over definities. Veel bedrijven bouwen bi-applicaties aan de hand van niet eenduidige definities. Bedrijven moeten beginnen met de standaardisatie van basisdefinities en prestatieindicatoren. De onderzoekers: ‘Het begin van een bi-implementatie is het publiceren van standaarddefinities.'

Strategie (9)

De bi-strategie moet zijn vastgelegd. Volgens Gartner is gebrek aan strategie of een slecht uitgewerkte strategie de grootste valkuil van het falen van een bi-project. De marktonderzoekers adviseren dat er binnen de organisatie een team wordt opgericht dat de strategie opstelt in een document. Die groep zou onder toezicht kunnen staan van het competence center.