Virtuele kantoren getest: Viadesk

De tweede lokale speler in deze test, het Nederlandse Viadesk, bestaat net als ContactOffice al sinds 1999. De benadering is dezelfde: niet de kantoorapplicaties, maar wel de gebruikte data worden centraal gehost.

Viadesk gebruikt een webinterface die zo platformonafhankelijk mogelijk is, om gebruikers de kans te geven hun virtuele kantooromgeving te bereiken vanaf elke pc met een internetaansluiting en ongeacht het daarop gebruikte besturingssysteem. Je kunt de diensten van Viadesk integreren met je eigen bedrijfswebsites en -applicaties.

Abonnementen

Viadesk biedt zijn virtueel kantoor aan bedrijven, overheids- en onderzoeksinstellingen en allerlei andere organisaties en instellingen – ook onderwijsinstellingen – en ook voor specifieke branches aangepast.

Viadesk biedt een tweetalige interface (Nederlands en Engels) die je tegelijkertijd kunt gebruiken. Het ontbreken van Frans en Duits beperkt helaas de bruikbaarheid in de buurlanden. Je betaalt een abonnement voor de dienst en de prijs van dat abonnement is afhankelijk van je informatieopslag- en gebruikersbehoeften. Prijzen starten vanaf 9 euro per gebruiker per maand met een minimumafname of groei van 5 gebruikers.

Functionaliteit

De functionaliteit van Viadesk draait rond het delen van informatie via een aantal trefwoorden: samenwerken en kennisdelen, document- en projectbeheer, informeren plus diensten en veiligheid. Viadesk biedt je een virtueel webplatform bestaande uit dertien hoofdrubrieken die alle samenwerkfuncties dekken die in een bedrijf gebruikelijk zijn. Net zoals bij ContactOffice houdt de dienst alleen je informatie bij en moet je dus lokaal geïnstalleerde applicaties hebben om met die informatie te kunnen werken. Er zijn dus geen gehoste desktopapplicaties. De dertien hoofdrubrieken zijn: Startpagina, ABC, Deelnemers, Zoeken plus Agenda, Mijlpalen en Taken, Relaties, Inbox, Outbox, Webconferentie, Logboek, Prullenbak, en Beheer. De rubriek ABC slaat op een kennisdatabank. De andere rubrieken verklaren zichzelf. Je kunt verschillende projecten bijhouden en voor elk project informatie uitwisselen en meldingen sturen naar de projectleden. Het kennisnetwerk maakt gebruik van experts waaraan gebruikers vragen kunnen stellen en reeds gegeven informaties en antwoorden nakijken. In het ABC wordt die informatie hergebruikt.

De webinterface van Viadesk toont een thuispagina die je kunt aanpassen tot een bedrijfsthuispagina voor al je medewerkers. Dat is de 'welkom'-pagina. Die startpagina geeft gebruikers een overzicht van alle nieuws, inlichtingen en taken. Er is ook een agenda-uittreksel zichtbaar. Helemaal onderaan ziet de gebruiker een korte samenvatting van al zijn persoonlijke instellingen: gegevens, foto, wachtwoord, voorkeuren en nieuws. Helemaal bovenaan de pagina staan zeven menublokken voorzien van een pictogram naast de menutekst: Home, Groepen, Setup, Mijn account, Help en Uitloggen. Naast de gebruiker heeft ook de groep waartoe hij behoort een eigen welkomstpagina. De groep heeft een in- en uitbox, agenda, adresboek, chat, zoekfunctie, logboek, prullenmand en – voor wie deze rechten heeft – beheer.

Praktijk

De hele interface ziet er grafisch erg sober uit, te meer omdat Viadesk er duidelijk van uitgaat dat je je eigen uiterlijk en interface zult ontwerpen en toepassen. Hoewel de interface redelijk gebruikersvriendelijk is, zijn we van mening dat het niet bepaald waar is dat gebruikers geen opleiding of training nodig hebben. Integendeel.

De integratie tussen Viadesk en je geïnstalleerde kantoorpakket verloopt via de browser. Doorgaans zal je browser ingesteld zijn om bij het klikken op een Office-document automatisch dat document te downloaden en in Office te openen. Voor het bewaren gebruik je dan het WebDAV-protocol om de bestanden weer in de opslagruimte van Viadesk te krijgen.