Managed hosting door True

Social en mobiel veranderen ECM-markt

 

Vergeet enterprise content management, want eigenlijk is documentbeheer nooit binnen de gehele organisatie toegepast. Mobile, cloud en social maken de huidige monolithische softwarepakketten te rigide. We moeten naar 'easy content management' en een aantal aanbieders verspeelt daarbij hun positie, aldus Gartner-analist Hanns Köhler-Krühner.

In al die jaren dat Köhler-Krühner actief is met ecm, zo zegt hij tijdens een seminar van Perceptive Software, heeft hij nooit een onderneming begeleid die voor de totale organisatie het beheer van alle documentstromen wilde automatiseren. Het waren altijd afdelingen of nevenvestigingen. 'En zo ontstond de situatie dat er binnen een bedrijf verschillende ecm-systemen functioneerden die niet met elkaar overweg kunnen.'

De analist stelde cynisch vast dat de ‘e’ van enterprise te hoog gegrepen bleek, dat de ‘c’ van content tegenwoordig veel meer omvat dat alleen documenten (namelijk e-mails, video, chatberichten, et cetera) en dat van management ook geen sprake is, want die spaghetti van systemen heeft niemand nog in de hand. 'Eigenlijk blijft er van ecm dus niks over', constateert hij.

Toch moet er iets gebeuren om de informatiestromen in goed banen te leiden. 'Daar hebben we easy content management voor nodig', zegt hij, 'want als het niet ‘easy’ is, dan zoeken de medewerkers zelf wel een oplossing en keren zij hun it-afdeling de rug toe.'

Nexus of Forces

De Gartner-analist brengt, uiteraard, de Nexus of Forces naar voren om aan te geven dat de meeste ecm-pakketten niet voldoen aan de wensen en eisen van gebruikers. Daarbij gaat het om cloud computing, social media, mobile computing en big data (informatie). 'Die krachten maken dat de huidige softwaresystemen, en de it-afdelingen, zwaar onder druk staan. Realtime informatievoorziening, autonoom gedrag van gebruikers, overal willen en kunnen werken, op elk gewenst moment, gebruikmaken van de cloud, teams, communities, flexibiliteit, gedefinieerde processen, contextbegrip; dat zijn allemaal ontwikkelingen die hun weerslag moeten krijgen in ecm-software', meent hij.

'Bedenk dat organisaties helemaal geen grip hebben op de technologie die medewerkers toepassen', vervolgt Köhler-Krühner. 'Kijk naar Flickr, Twitter, Youtube, Facebook, Linkedin, Google, Zoho. Vroeger ging het beheer over het mededelen van richtlijnen aan medewerkers; tegenwoordig gaat het erom hoe goed je kunt luisteren naar de medewerkers. Je moet het nu allebei doen: zenden en ontvangen.'

Strategie vaststellen

Het is nodig dat it-afdelingen een inventarisatie maken van de waarde van alle contenttypes. 'Kijk daarbij naar de parallellen met bedrijfsprocessen', geeft Köhler-Krühner aan. 'Stel vast welke processen en contenttypes geschikt zijn voor beheer door medewerkers. Maak daarbij een onderscheid tussen het ‘system of records’ voor belangrijke content, en de ‘systems of engagement/innovatie’ waarmee de gebruikers zelf aan de slag kunnen. Het vaststellen van de waarde van content in relatie tot bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden van en kansen voor medewerkers wordt vaak over het hoofd gezien, maar het een onmisbare stap om een strategie vast te stellen', aldus de analist.

Content is de kern

Content vinden we tegenwoordig overal. Hij laat een cirkel zien met in de kern 'content', daaromheen de begrippen 'creëer', 'toegang', 'beheer', 'consumeer', 'opslag' en 'vernietig'. Bij het creëren horen begrippen als wiki's, documenten en blogs. Bij toegang zien we de termen bestandsdeling, samen creëren, profielen, bladwijzers, sociaal zoeken, 'folksonomies' (het verschijnsel waarbij mensen op internet metadata meegeven aan filmpjes, foto's, et cetera). Bij beheer staan de termen dam (document asset management), ecm (enterprise content management) en video content management. Forums en social filtering horen ook nog bij beheer.

Het consumeren gebeurt door communities. Web content management en multichannel output vinden we bij opslag; evenals archivering. Records management is verbonden aan 'vernietiging'.

Automatiseren

Wie ziet dat content zowel in de cloud, in het datacenter en op tal van mobiele apparaten rust, snapt dat het een hele uitdaging is om de informatiestromen in goede banen te leiden. Daarbij moet de it-afdeling soepel te werken gaan, meent Köhler-Krüner. Want anders regelen de medewerkers hun zaakjes wel buiten de it-afdeling om. Uit het oogpunt van risicobeheer is het echter nodig greep te hebben en houden op gegevens die door de organisatie heen gaan, en daarbuiten. Dat kan alleen door dit te automatiseren met een easy content management-systeem.

Het is de moeite waard een portfolio van ecm toe te passen voor het monitoren en beheren van diensten om de it-werklast te verminderen. Hij beveelt tevens aan voor specifieke toepassingen van ecm een cloudgebaseerde oplossing te gebruiken. Begin in elk geval met de private cloud en zorg voor richtlijnen en naleving ervan bij elk project.

'Evalueer de ecm-aanbieders op social, mobiel en cloud. Overstijg de silo's in de informatievoorziening in organisaties door mobiele apparatuur en sociale toepassingen in te bedden voor een effectieve deling van informatie', zegt hij. 'Er is een aantal ecm-aanbieders dat op tijd heeft ingezien dat deze krachten een rol gaan spelen. Zij hebben tijdig hun producten aangepast.'

In het 'leiderskwadrant' van de Magic Quadrant ECM-suites (september 2013) zien we de aanbieders Perceptive Software, IBM, Microsoft, Hyland Software, EMC en Open Text. Oracle is naar het 'Challenger'-vak verschoven, omdat het volgens de analist vooral de mobiele en sociale aspecten niet goed heeft geïntegreerd.
Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/4940099). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik was tijdens het seminar op 31 november ook getuige van deze wederom boeiende presentatie van Hanns. Het is inderdaad belangrijk om te beseffen dat ECM steeds minder een IT vraagstuk is, maar juist een gebruikersvraagstuk wordt waar de IT afdeling een oplossing voor moet vinden. En hij heeft natuurlijk ook gelijk bij zijn uitleg van het concept Easy Archive; er wordt nog veel tijd verspilt door documenten handmatig te classificeren en indexeren.

Door de ‘Nexus of Forces’, de aanhoudende explosieve datagroei, moeten ondernemingen het roer met betrekking tot ECM radicaal omgooien. De economische schade wanneer een bedrijf te laat (of niet) reageert op bijvoorbeeld social media berichten kan een goede motivatie voor zijn. Ik denk dat bedrijven niet langer om een geautomatiseerde context engine heen kunnen. Hiermee kunnen bedrijven namelijk snel en accuraat reageren op alles wat rondom hun op social media wordt gemeld.

Hanns schonk tijdens zijn presentatie geen aandacht aan bestaande archieven (waarschijnlijk vanwege tijdsgebrek, Hanns had zoveel te vertellen). Vaak voldoen deze archieven niet aan de huidige eisen rond record management en de privacy wetgeving. Maar dezelfde context engine die gebruikt wordt voor het classificeren van Social media kan natuurlijk ook worden ingezet voor het classificeren van bestaande content in de juiste context.

Nieuwe Europese wetgeving, zoals ‘The right to be forgotten’, kan een andere drijfveer zijn voor bedrijven om hun ECM strategie bij te sturen. Deze wet ligt voor volgend jaar al op de loer.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×