Hoe maak je de overstap naar de euro? Tips voor een strategische keuze

Ouverture van de euro

Wat komt er allemaal kijken bij de invoering van de euro? In een serie van twee artikelen gaan Edmond van Houten en Jan Buurman in op de belangrijke knelpunten. Keuzes en knelpunten vragen om praktische tips, tips die niet in elke situatie toepasbaar zijn, maar wel houvast bieden. Dit eerste artikel heeft als thema 'de strategische keuze': hoe ga je over op de euro? Het tweede artikel gaat in op de praktische problemen bij de overgang naar de euro.

Nog lang niet iedere organisatie heeft zich afdoende voorbereid op de komst van de euro. Omdat de millenniumovergang nagenoeg probleemloos verlopen is, draagt dit ongetwijfeld bij aan het gevoel dat het met de invoering van de euro wel zal loslopen. De tijd begint echter te dringen.
Banken en verzekeraars (inclusief pensioenverzekeraars en uitvoeringsinstellingen van de sociale verzekering) zijn veelal ruim voor de millenniumovergang al gestart met de voorbereidingen op de komst van de euro. Deze bedrijven en instellingen werken veel met bedragen en de invoering van de euro raakt daar vrijwel alle bedrijfsprocessen. Het ligt dan ook voor de hand dat banken en verzekeraars intussen al de nodige ervaring met de consequenties van de komst van de euro hebben opgedaan. Praktijkervaring die in dit artikel is vertaald in handreikingen en tips voor bedrijven en instellingen die nog aan het begin staan van het invoeringstraject. Daarnaast is deze informatie te gebruiken als klankbord voor reeds gemaakte afwegingen. Wellicht zijn hiermee verrassingen op 1 januari volgend jaar te voorkomen.

Geen puur ict-probleem

Tip: Overstappen op de euro is een zakelijke aangelegenheid en geen puur ict-probleem. De inspanningen gaan voor het overgrote deel wel in de geautomatiseerde systemen zitten.
Invoeren van de euro betekent niet dat de bedrijfsvoering helemaal op zijn kop moet; de procesvoering blijft gelijk. Toch moet voor elk proces nagegaan worden wat het invoeren van de euro voor invloed heeft. Uit de praktijk blijkt dat hierbij de geautomatiseerde systemen, en de standaard formulieren en brieven de meeste aandacht opeisen. Daarmee is de euro niet uitsluitend een ict-project. Er is namelijk niet alleen sprake van het toepassen van een technisch trucje. Elke keuze heeft directe invloed op het verloop van de bedrijfsvoering. Daarom dient de bedrijfsleiding deze keuzen te maken en niet de ict'ers.
Een bekend probleem is bijvoorbeeld hoe vaste bedragen weer op een mooi rond getal af te ronden. De verzekeringskamer geeft daarvoor een simpel advies: deel alle vaste bedragen door twee. Daarmee wordt tegelijkertijd een achterstallige inflatiecorrectie uitgevoerd. Hoe lang is immers uw eigen risico bij uw autoverzekering al niet 300 gulden. Dat zal dan straks 150 euro worden, een bedrag dat weer een tijdje mee kan. De verzekeraar is overigens weer voordelig uit. Aan de andere kant gaat echter het maximale te vergoeden WA-bedrag ook omhoog van vijf miljoen gulden naar twee en een half miljoen euro.
 
Tip: Bij het overgaan naar de euro ligt de nadruk op het voorbereiden en het oefenen van de feitelijke invoering.
Invoeren van de euro betekent een vrij directe overgang van de gulden naar de euro. Alle processen moeten vanaf 1 januari 2002 kunnen werken met de euro. Op dat moment worden de hulpmiddelen omgezet van de verwerking van guldens naar de verwerking in euro's. De tijd tot aan deze daadwerkelijke overgang staat in het teken van de voorbereiding; onder meer bestaande uit het geschikt maken van de geautomatiseerde systemen.
Daarnaast dienen de onderliggende gegevens naar euro's te worden omgezet, omdat niet alleen de geautomatiseerde systemen, maar het hele bedrijf ermee te maken heeft. Zo moet nagegaan worden op welke plaatsen men met de euro rekening dient te houden. Dit kunnen aanpassingen zijn in standaard formulieren en brieven, maar kan ook gaan om een controle; of binnenkomende bedragen guldens of euro's zijn. Invoering van de euro bestaat dus voornamelijk uit voorbereiden en het zo veel mogelijk oefenen van de daadwerkelijke overgang.

Big-bang scenario

Tip: Tenzij dit leidt tot onoverkomelijke problemen, is het - als men nog moet beginnen of nog helemaal aan het begin staat - het beste te kiezen voor de 'big-bang strategie'.
De belangrijkste en eerste stap bestaat uit het bepalen van de te hanteren conversiestrategie; de keuze wanneer en hoe over te gaan op de euro. De simpelste en meest toegepaste strategie is de zogenaamde 'big-bang strategie'. Dit houdt in dat alles ineens wordt omgezet - het liefst ergens vlak voor 1/1/2002. Als basisregel geldt dan het principe: tot aan de overgang alles in guldens, daarna alles in euro's; geen guldens en euro's door elkaar dus. De big-bang strategie is simpel, omdat het bedrijf tot de feitelijke invoering niets merkt van de komst van de nieuwe munt. Daarin zit ook de grootste aantrekkingkracht voor het management, zo weinig mogelijk veranderen en zo laat mogelijk echt last van de invoering. Na de invoering verandert er in feite ook niets, omdat dezelfde processen worden uitgevoerd (met dezelfde hulpmiddelen die dezelfde functionaliteit hebben), maar dan in euro's.
Ook voor het big-bang scenario bestaan er alternatieven, maar dan wordt er altijd in één of andere vorm met twee valuta's gewerkt. Hiervan is ook sprake wanneer men een 'schil' gebruikt om een 'gulden'-systeem ook euro's te laten verwerken, of andersom. In de alternatieve scenario's zijn of de gulden of de euro de hoofdvaluta en is de andere valuta ook te verwerken. Hiertoe moet in processen en geautomatiseerde systemen de mogelijkheid ingebouwd worden om te werken met twee valuta's. Deze strategieën hebben overigens als nadeel dat er - ten opzichte van de big-bang strategie - grotere aanpassingen in processen en geautomatiseerde systemen nodig zijn. Bovendien moet de mogelijkheid tot verwerking in twee valuta's er ooit weer uitgehaald worden. Wat is immers het nut van systemen die twee valuta's ondersteunen, terwijl de organisatie nu en in de toekomst altijd met één valuta blijft werken.
 
Tip: Reeds medio 2001 overgaan op de euro biedt weinig tot geen voordelen, de meeste mensen gaan over volgens het principe van een 'koude douche'.
Er wordt nog wel eens gepropageerd om al voor 1 januari 2002 over te gaan op de euro. In feite wordt dan gepleit om geen big-bang uit te voeren, maar voor een twee-valutastrategie te opteren. Enige tijd moeten immers twee valuta's worden ondersteund. Dit scenario heeft echter meer nadelen dan voordelen. Als voordelen worden genoemd; dat je vroegtijdig bent voorbereid op de euro en minder risico loopt rondom 1 januari. Nadelen zijn er echter ook. Eerder op de euro overstappen zal duurder uitvallen.
Daarnaast denken en rekenen medewerkers en consumenten nog in guldens en blijven dat waarschijnlijk doen, totdat ze dat echt niet meer kunnen, dus vanaf januari 2002 (= koude douche). Wie doe je er plezier mee door eerder over te gaan op de euro? Het voordeel van het vermeende lokkertje dat de belastingdienst al euro's aankan, valt in de praktijk ook tegen. De jaaropgaven en loonbelastingkaarten over guldenjaren moeten toch echt nog in guldens luiden. Daarnaast wensen de uitvoeringsinstellingen van de sociale verzekeringen tot 1 januari uitsluitend in guldens te communiceren. Het voor die tijd al aanhouden van een salarisadministratie in euro's wordt daarmee erg onpraktisch. De resterende interne administraties in euro's aanhouden is alleen praktisch voor internationaal georiënteerde bedrijven.
 
Tip: Zet indien mogelijk alle processen tegelijkertijd om naar de euro. Dit om te voorkomen dat guldens en euro's door elkaar gaan lopen.
Ook binnen het big-bang scenario zijn nog wat variaties mogelijk. Een eerste variatie op dit scenario ligt in het moment waarop de processen overgaan op de euro. Bij de meest pure vorm van de big-bang strategie worden rond de overgang alle processen min of meer stilgelegd. Ondertussen zet men alle onderliggende gegevens om naar euro's. Alle processen gaan dan tegelijkertijd over op de euro. Dit is het meest eenvoudige en heeft de voorkeur. Een variant is dat het ene bedrijfsproces eerder overgaat dan een ander proces. Hiervan is sprake als men al eerder in euro's wil gaan rekenen, zoals om een berekening te maken voor het jaar erop.
Een voorbeeld hiervan is de premieberekening voor een verzekering. Die kan voor het premiejaar 2002 al in november dit jaar plaatsvinden, waarbij de specificatie voor de klant in euro's wordt opgemaakt. Het ligt dan voor de hand de berekening in euro's uit te voeren en de gegevens al om te zetten naar de nieuwe munt. Bij het niet in één keer uitvoeren van een big-bang voor alle processen ontstaat er een risico. Het ene proces werkt al met euro's, terwijl een ander nog in guldens rekent. Als die twee processen iets met elkaar van doen hebben, bestaat de kans dat guldens voor euro's worden aangezien of andersom.

Omzetten van historie

Tip: Zet indien mogelijk alle nog te gebruiken gegevens om naar euro's. Dit om te voorkomen dat men nog in lengte van jaren zit te rekenen in guldens of guldens moet omrekenen naar euro's.
Een tweede variatie op het big-bang scenario: het wel of niet omzetten van historie. De meest pure vorm van de big-bang strategie is om bij de overgang alle gegevens om te zetten naar de euro. Ook de gegevens die betrekking hebben op het guldentijdperk. Na de overgang wordt dan altijd gewerkt in euro's - ook over de periode ervoor - alsof de gulden nooit heeft bestaan.
Deze aanpak heeft als voordeel dat bij bewerkingen op bedragen niet bedacht hoeft te worden welke valuta een gegeven betreft, dit is namelijk altijd dezelfde. Een variant op het thema big-bang is om de historie niet om te zetten naar euro's. Dit kan alleen als de guldengegevens in de bewerking ervan strikt te scheiden zijn van de eurogegevens. De gulden- en eurogegevens mogen niet door elkaar lopen. Dit is bijvoorbeeld het geval als in een systeem een meerjarig gemiddelde wordt bijgehouden. De meeste boekhoudsystemen voldoen overigens aan de voorwaarde dat zowel gulden- als eurogegevens niet door elkaar lopen. Het is goed mogelijk boekjaren over guldenjaren in guldens te houden en over eurojaren in euro's. Het in guldens aanhouden van gegevens die nog actief worden gebruikt, geeft wel praktische problemen. Tot in lengte van jaren worden medewerkers en wellicht ook klanten geconfronteerd met guldengegevens. Dit geeft niet in de laatste plaats een imagoprobleem. Hoe komt u als bedrijf of instelling over als u in 2005 nog in guldens zit te rekenen over een post uit 2001?
 
Tip: Blijf niet te lang stil staan bij het behandelen van vaste bedragen of valuta-aanduidingen in de geautomatiseerde systemen, kies de snelste methode.
Wanneer de strategie bepaald is, is één van de eerste stappen ter voorbereiding op de euro; de geautomatiseerde systemen hiervoor geschikt te maken. In systemen moeten de vaste guldenbedragen en vaste valuta-aanduidingen worden opgespoord. Deze dienen variabel gemaakt te worden of ook te worden voorzien van de euro-variant. In publicaties wordt hieraan veel aandacht besteed. Dit is niet terecht, omdat dit een relatief kleine en snelle operatie is. Daarnaast blijken in systemen minder van dergelijke vaste aanduidingen te zitten dan men in eerste instantie verwacht. De activiteit is ook uit te besteden of door eigen experts snel uit te voeren. Vervolgens moet de te hanteren tactiek zo snel mogelijk gekozen worden. Het snel uitvoeren is belangrijker dan het kiezen van de strategie. Heel lang stil blijven staan bij dit onderwerp levert geen voordeel op. Het leidt alleen maar de aandacht af van meer belangrijke aspecten.
 
Tip: Begin vroeg met het maken van programmatuur voor gegevensconversie. Maak hiervoor tot 2002 een groepje specialisten vrij.
Een tweede stap in de voorbereiding op de euro voor de geautomatiseerde systemen betreft de gegevensconversie. Hiervoor is programmatuur nodig die elk bedrag deelt door twee en een beetje. Het ontwikkelen hiervan mag niet onderschat worden. Zo vormt het feit dat men niet precies weet waar de bedragen zich in de gegevensverzamelingen bevinden één van de grootste struikelblokken. Vergeet hierbij de tijdelijke bestanden niet, die vaak toch minder tijdelijk zijn dan gedacht. Veel organisaties zijn organisch gegroeid, met als gevolg dat onvoldoende administratie is opgebouwd en de sturing op de structuur van gegevens ook te wensen over laat. Hierdoor is veel onbekend. Dit wordt nog vergroot door het misbruik van bepaalde gegevensvelden. Soms bevatten tekstvelden ook bedragen of zitten in bedragvelden coderingen verstopt (bijvoorbeeld 99999 staat voor 'nog nader vast te stellen'). Het meest effectief is de gegevensconversie zo vroeg mogelijk op te starten, en dit toe te wijzen aan een groep specialisten die hiervoor tot 2002 vrijgemaakt moeten worden. Immers geautomatiseerde systemen zijn aan wijzigingen onderhevig en dan moet de conversieprogrammatuur ook mee veranderden.

Vaak oefenen

Tip: Oefen de overgang zo vaak mogelijk en niet pas vlak voor de werkelijke invoering.
De daadwerkelijke overgang is een complex geheel. De processen moeten worden stilgelegd en de gegevensconversie dient uitgevoerd te worden. En eventuele gevolgen van de gekozen strategie moeten worden weggewerkt.
Daarnaast dienen de formulieren en brieven op tijd aangepast te worden of te zijn. In de periode van de overgang worden vele activiteiten, onder een enorme tijdsdruk uitgevoerd. Deze activiteiten hebben op zich ook veel relaties met elkaar, waardoor ze in een strikte volgorde moeten worden uitgevoerd, wat alleen maar goed kan gaan als zo'n actie een aantal keren wordt geoefend. Ervaring wijst uit dat bij de eerste oefening nog de nodige zaken mis gaan. Zaken die toch wel enige tijd vergen voordat ze goed zijn ingeregeld.
Vertrouwen op het improvisatietalent op het uur U is dan niet voldoende. De laatste oefening moet echt beschouwd worden als een generale repetitie, die zo veel mogelijk de uiteindelijke situatie nabootst.
 
Het tweede artikel van deze serie over de conversie naar de euro Aan de strijkstok... (23 februari, pagina 42) gaat in op de praktische problemen bij de overgang naar de euro.
 

Edmond Van Houten Jan Buurman Projectmanagers Cadans Europroject

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2001-02-16T00:00:00.000Z Edmond van (e.a.) Houten
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.