Belastingdienst stelt geen eisen aan digitale facturen

De Belastingdienst gooit de regels voor elektronisch factureren aan de kant. Voortaan is een factuur in de vorm van een Word-document of pdf, zonder digitale handtekening, voor de dienst al voldoende.

Staatssecretaris De Jager van Financiën maakte onlangs bekend facturen in de vorm van een Word-document of pdf zonder digitale handtekening voor de Belastingdienst ook accceptabel zijn. Ambassadeur Elektronisch Factureren Marco Pastors is 'prettig verrast'. "We moeten er nu snel bij zijn zodat de de facturen niet alleen digitaal verzonden maar ook automatisch verwerkt kunnen worden." Pastors' werkgroep, onderdeel van het ministerie van Economische Zaken, heeft als doelstelling ervoor te zorgen dat in 2010 tien procent van de inkomende facturen van de overheid digitaal is. Eén dag per week besteedt Pastors aan zijn ambassadeursschap.

Kostenhalvering

Digitaal factureren scheelt bedrijven de helft in kosten, is de verwachting. Een papieren factuur kost tussen de zestig en tachtig euro of zelfs meer. De handeling, behandeltijd, de fouten die gemaakt worden in bedragen of rekeningnummers, het herstellen daarvan, het archiveren en bewaren van één zo'n factuur maakt het duur. Dit geldt ook voor een elektronische factuur in de vorm van een Word- of pdf-document, omdat die vaak alsnog wordt uitgeprint of overgetypt en bewaard.

Een elektronische factuur kost tussen de twintig en dertig euro als deze automatisch wordt verwerkt, dus is naar schatting minstens de helft goedkoper. Bedrijven zijn zich niet bewust van de hoge kosten van schriftelijke facturen, zegt Pastors. "Het is een soort gegeven, een ingeslopen ritueel. Terwijl andere bedrijfsprocessen allang geautomatiseerd zijn, blijft het elektronisch factureren achter. Ook de overheid is daarin niet leidinggevend geweest. Die loopt wel warm voor heel bijzondere vernieuwingen, maar elektronisch factureren is niet sexy en niet verplicht en daarom valt het tussen wal en schip. Terwijl elke organisatie er een keer aan moet."

Nepfacturen

De overheid heeft gekozen voor UBL 2.0 (Universal Business Language) als standaard. Deze is in Denemarken al jaren verplicht en dat werkt goed. Pastors: "Het is een garantie aan bedrijven dat de overheid in ieder geval dit format kan verwerken." Tot extra hoge kosten hoeft dat niet te leiden. De standaard is in veel boekhoudsoftware al aanwezig en verschillende softwareleveranciers zijn er mee bezig. Daarnaast komt er mogelijk een vignet op overheidssites om handmatig een UBL-factuur aan te maken, geschikt voor kleine bedrijven.

Voor nepfacturen hoeven overheid en bedrijfsleven niet bang te zijn, zegt Pastors. "De crediteurenadministratie kijkt heel goed wat er binnenkomt, van wie het is en of er iets besteld is. Elk bedrijf is daar zorgvuldig in. Het is moeilijk om nepfacturen betaald te krijgen, dat gebeurt op papier ook zelden."

Alle hens aan dek

De overheid ontvangt jaarlijks 10,5 miljoen facturen. Een nulmeting vorig jaar wees uit dat 0,3 procent daarvan elektronisch binnenkomt. Pastors is een jaar bezig om dit aantal te verhogen en inmiddels zit dit virtueel op 7 procent in 2010. Is 10 procent niet een heel lage doelstelling? "We wilden een ambitieuze maar niet belachelijke doelstelling. Dit is de eerste aanzet. Ik verwacht dat over vijf jaar 80 tot 90 procent van de facturen via e-facturatie gaat. Tegen die tijd hebben we alle wielen uitgevonden en drempels geslecht."

Op 7 april tekenen de overheid (de drie staatssecretarissen Bussemaker van VWS, De Jager van Financiën en Heemskerk van Economische Zaken), VNO-NCW, MKB Nederland, ICT~Office, de Manifestgroep (van Uitvoeringsorganisaties van de overheid), en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een convenant ter bevordering van het gestructureerd elektronisch factureren tussen markt en overheid.

Is dit wel de juiste periode om met e-factureren aan de slag te gaan, nu bedrijven alle hens aan dek moeten hebben om te overleven? Juist, vindt Pastors. "De drukke tijden zijn even voorbij. Nu is het rustiger waardoor er tijd overblijft om met dit soort zaken aan de slag te gaan. Bovendien bespaart het bedrijfsleven minimaal dertig euro per factuur, geld dat ze in andere zaken kunnen investeren."