Mensen zijn gewend aan bazen die bepalen en werk dat nu eenmaal moet gebeuren. Een arbeidscultuur van afhankelijkheid. Als je dat als organisatie wilt veranderen, moet je daar de tijd voor nemen.
‘Bedrijven kunnen niet verwachten dat medewerkers van de ene op de andere dag op een nieuwe manier gaan werken’, zegt Michiel van Vlimmeren, Country manager technology services bij HP. Een organisatie moet volgens hem veranderen en gaan sturen op output van medewerkers in plaats van op processen. Maar hoe zijn medewerkers voor te bereiden op de veranderingen die mobiel werken met zich meebrengt? Wie op internet zoekt, vindt een aantal trainingen gericht op het nieuwe werken en cursussen timemanagement die hierop inspelen. Maar zijn dit soort standaardtrainingen genoeg?
Maatwerk
‘Ik geloof niet in standaardtrainingen. Elke implementatie van een mobiliteitsstrategie is anders en een implementatie op maat. Het belangrijkste is om werknemers mee te krijgen in het proces. Zij moeten betrokken worden. 20 procent van een implementatie draait om techniek, 80 procent om het creëren van draagvlak en adoptie’, zegt Roel Bours, account manager bij Advantive. Deze partner van Microsoft begeleidt organisaties in trajecten waarbij het nieuwe werken wordt ingevoerd. Bij het invoeren van het nieuwe werken of een mobiliteitsstrategie is het volgens hem dan ook essentieel dat de wensen van medewerkers integraal worden meegenomen in het ontwerp en proces. ‘Zo wordt draagvlak gecreëerd.’
De fout die vaak wordt gemaakt door bedrijven is volgens Bours dat zij te veel de focus leggen op techniek, en te weinig aandacht besteden aan adoptie. ‘Het succesvol invoeren van mobiel werken is een proces waarvoor je de tijd moet nemen. Het is daarom belangrijk om het gedrag van medewerkers, huisvesting en techniek zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen’, zegt hij. Geen training dus maar wel gewenning.
Doelstelling
Ten eerste moet daarom het doel dat je nastreeft duidelijk zijn. Want ook volgens Bours is het implementeren van een mobiliteitsstrategie een middel om bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken.Bovendien moet een bedrijf heel goed uitleggen waarom het iets doet. ‘Vanaf dag één moet je duidelijk zijn naar je medewerkers over de doelstelling die je nastreeft met het invoeren van een mobiliteitsstrategie. Bijvoorbeeld het vergroten van de medewerkerstevredenheid, een productiviteitsverbetering of het verbeteren van de slagkracht op de markt. Vaak geeft het management aan dat zij hun medewerkers heel goed kennen, maar ontstaat er uiteindelijk toch weerstand. Mensen willen gehoord worden’, legt hij uit.
Vertegenwoordiging
‘Advantive raadt bedrijven daarom altijd aan een stuurgroep op te zetten met daarin een representatieve vertegenwoordiging van de eindgebruikers. Daarmee starten wij de dialoog. Hoe werken jullie nu en hoe zou dat efficiënter en aangenamer kunnen? Hoe kunnen we de balans tussen werk en privé optimaliseren? De ideeën van de werknemers koppelen wij vervolgens aan – in ons geval – Microsoft-technologie. We bootsen de werkomgeving na en zetten de medewerkers achter de knoppen in ons Customer Experience Center om bijvoorbeeld een videovergadering te doen. We laten mensen daar ervaren wat techniek kan betekenen in hun werkomgeving. Het is dus geen demo, maar medewerkers kunnen er echt ervaren wat er allemaal mogelijk is door het zelf te doen’, zegt Bours.
Natuurlijk zijn er na implementatie nog verschillen in de snelheid van adoptie van nieuwe technieken. Dit verschilt volgens Bours per sector. ‘Ook zijn jongere mensen die net van de universiteit komen, makkelijker mee te krijgen dan medewerkers die al jaren op een bepaalde manier werken. Maar feit blijft dat begeleiding essentieel is om van een implementatie een succes te maken.’
