Ons werk is stuk. Hoe nu verder?

Martijn Aslander over de impact van digitale fitheid op mens en organisatie

Beeld: Marc Weikamp

Ooit was de hoop dat computers de mensheid zouden helpen om efficiënter en slimmer te kunnen werken. Maar het is heel anders gelopen. Want zijn we ook efficiënter en slimmer gaan werken? Nee, integendeel. We werken niet minder, computers (en smartphones) hebben er juist aan bijgedragen dat we steeds méér werken. En dat heeft niet geleid tot een navenant hogere arbeidsproductiviteit.

Dat is volgens Martijn Aslander, mede-auteur van het boek 'Digitale Fitheid', extra problematisch als we bedenken dat een steeds groter percentage van de werkzame beroepsbevolking dag in dag uit bezig is met kenniswerk. ‘Desondanks hebben we nooit duidelijk met elkaar afgesproken wat we nou precies onder kenniswerk verstaan en hoe we dat op een slimme manier kunnen doen.’ Aslander is een van de sprekers op de nieuwe it-beurs TBX die op 3 en 4 november in de Jaarbeurs Utrecht plaatsvindt.

Kenniswerkers

TBX

Benieuwd naar de vijf pijlers van digitale fitheid en hoe deze invloed hebben op zowel organisatie als mensen? Bezoek dan www.digitalefitheid.nl of kom 4 november 2021 om 11.00 uur naar de keynote van Martijn Aslander op TBX.

Meer informatie: https://www.tbxevent.nl/

De auteur gaat er van uit dat als iemand minimaal vier tot vijf uur per dag achter een computer zit, voldoet aan de definitie van ‘kenniswerker’. ‘Voor kenniswerkers geldt dat hun computer geen rimpelloos werkend hulpmiddel is, dat hen ten dienste staat, maar dat ze zelf zijn afgegleden tot slaaf van diezelfde computer. Ze hebben een soort Stockholm-syndroom ontwikkeld in het werken met schermen. De computer claimt onze aandacht, focus en het cognitieve deel van ons brein en ondertussen komen we om in de informatie.’

Het wonderlijke is volgens Aslander dat organisaties al decennia geld hebben gestoken in steeds weer nieuwere informatietechnologie; maar het zicht van kenniswerkers op (het snel vinden van) de juiste informatie is alleen maar verder vertroebeld. It biedt volgens hem niet de verwachte brug tussen mensen en ideeën, maar heeft zich juist ontpopt tot een uitdijend obstakel.

Informatie wordt vergeten

Daar zijn volgens Aslander verschillende redenen voor. ‘Bij it-oplossingen zijn we de i vergeten: de focus ligt al te zeer op de technologie en te weinig op de eisen die kenniswerkers aan informatie stellen. Dat komt omdat we ons online informatiekapitaal hebben ondergebracht in een kantooromgeving die nog grotendeels gebaseerd is op die uit de jaren zeventig. Binnen veel organisaties heeft men geen goed informatie-bewustzijn, geen visie op informatie. Informatie wordt niet slim georganiseerd maar nog steeds heel document-centric gepresenteerd.’

Probleem is ook dat het topmanagement van de meeste organisaties geen notie heeft van de mogelijkheden van technologie. Aslander: ‘Ze hebben het denken over it-beslissingen uitbesteed aan die ene chief technology officer of chief data officer. Niet alleen managementteams, ook toezichthouders, hr-professionals en ondernemingsraden gaan er voor het gemak vanuit dat alles wat met technologie te maken heeft, thuishoort bij de it-afdeling. Terwijl die in praktijk voornamelijk bezig is met beveiliging, het regelen van back-ups en het vervangen van apparatuur en software. Dat biedt een te smalle basis. Technologie staat niet bewust op de radar van het topmanagement. Pijnlijk, want juist zij gaan over de budgetten en over de beslissingen omtrent de keuzes van technologie.’

Continu lastiggevallen

"Afleiding gaat ten koste van onze productiviteit, creativiteit en gezondheid"

Een tweede factor is volgens Aslander dat kenniswerkers in toenemende mate worden lastiggevallen door mails, notificaties en andere pop-up berichten die hun concentratie telkens weer verstoren. ‘Ondertussen komen ze steeds minder toe aan de wezenlijke kern van hun werk, het onderscheidende denkwerk waar ze ooit voor zijn aangenomen. De afleiding gaat ten koste van onze productiviteit, creativiteit en uiteindelijk gezondheid.’

Al werken we in toenemende mate in zelfsturende teams en andere horizontale werkverbanden, veel werknemers zijn als vanouds gewend om naar een baas te kijken. Om te luisteren naar de berichten en signalen uit de groep waartoe ze behoren. Ze worden volgens hemr geregeerd door oude mechanismen: ‘een bericht uit de community, zeker van je baas, kun je niet makkelijk negeren. Hoe vaker je als kenniswerker wordt gestoord met vragen en opmerkingen, des te groter de kans dat je helemaal niet meer aan je eigenlijke werk toekomt. Het brein moet geregeld rust krijgen, een stresskip legt geen eieren.’

Gebrek aan digitale fitheid

Een derde aspect is het functioneren van de werknemers zelf: de meeste van hen missen digitale fitheid, een begrip dat Aslander uiteenrafelt in vijf pijlers. Deze pijlers komen aan bod in de keynote die Aslander op TBX verzorgt (zie teaser). Hoe verbeter je die digitale fitheid? ‘Laat bijvoorbeeld werknemers op teamniveau goede afspraken maken over wanneer ze welk digitaal werkgereedschap het beste kunnen gebruiken, voor wat en op welke manier. Liefst op basis van unanimiteit. En check geregeld of er alweer nieuwe, betere digitale tools op de markt zijn gekomen. Voer hier binnen het team iedere maand een inhoudelijk gesprek over en stel een digitaal werkmanifest op. Daarbij is het slim om, gegeven de toenemende snelheid van veranderingen, niets in beton te gieten, te gaan voor tijdelijke oplossingen die makkelijk zijn aan te passen en te verbeteren. Wat dat betreft kunnen we leren van programmeurs die de open ontwikkelingsfase van hun programma’s betitelen als een ‘staat van permanente bèta’.’

Het verkeerde of beperkte gebruik van ons digitale werkgereedschap, in combinatie met de toename van mails, notificaties en andere afleiding, heeft volgens Aslander onze geest overbelast. ‘Maar hier durft men binnen organisaties niet over te praten, waardoor de aandacht en de budgetten gaan naar de verkeerde aanpakken van de gevolgen ervan. Het is de hoogste tijd om dit taboe te doorbreken, want het gegeven dat informatie- en communicatiestromen in praktijk steeds meer haperen, heeft verstrekkende gevolgen. Kenniswerkers lijden onder werkstress, krijgen daardoor eerder last van een burnout, en klappen aan het begin van hun werkdag met steeds minder plezier hun laptop open. We hebben last van een overdaad aan informatie die niet afdoende wordt gefilterd. Op termijn is dat gevaarlijk en kostbaar: kenniswerkers haken tijdelijk of definitief af.’

Digitale onkunde

Een andere factor die digitale fitheid in de weg kan staan, is dat de meeste kenniswerkers, van hoog tot laag, in wezen bang zijn voor hun computer. Ze voelen zich ongemakkelijk bij de gedachte dat ze een groot deel van de dag doorbrengen met een hulpmiddel waarvan ze de mogelijkheden niet doorgronden. Daar schamen ze zich voor, waardoor ze collega’s niet om digitale hulp durven te vragen. In de praktijk gebruiken veel kenniswerkers hun computer alleen als veredelde typemachine, ze laten het meeste potentieel onbenut. Ze blijven dus op dezelfde manier werken als in pakweg de jaren zeventig.

Niet alleen moeten kenniswerkers volgens Aslander zelf aan de slag om hun digitale vaardigheden en kennis bij te spijkeren, ook voor zowel lijnmanagers als hr - die vaak de nodige digitale vaardigheden ontberen - ligt hier een belangrijke taak. ‘Zij gaan er in praktijk veel te snel vanuit dat hun medewerkers c.q. collega’s hun digitale werkgereedschap onder de knie hebben. Dat is een utopie. En dan zal ieder willekeurig digitaliseringstraject gedoemd zijn te mislukken.’

Rol leidinggevenden cruciaal

Aslander concludeert dan ook: ons werk is stuk. ‘Daar reageren we vervolgens nogal simpel op, we gaan gewoon nog harder werken. We gaan nog meer mailen en daardoor meer ruis veroorzaken. Mail wordt steeds meer misbruikt om vooral documenten heen en weer te sturen; dat is in feite een symptoom van het feit dat we nooit goed hebben nagedacht over wat kenniswerk is en hoe je dat moet doen. We zouden het juist moeten gaan hebben over de menskant van digitalisering. Mensen die hard werken, worden moe en gaan slechter communiceren. De rol van leidinggevenden is hierbij cruciaal: val teamleden bijvoorbeeld niet teveel lastig, want medewerkers willen taak-autonomie; hoe meer die onder druk komt te staan, des te groter de kans op een burnout.’

Als Aslander focust op hoe het werkelijk reilt en zeilt binnen organisaties, moet hij helaas constateren dat die taak-autonomie van kenniswerkers veel te vaak bizar laag is. ‘Al zien managers dat niet zo; of ze wíllen het niet zien omdat ze bang zijn dat het ‘delegeren’ van autonomie ten koste gaat van hun eigen invloed en machtspositie. Nog los van de werkgerelateerde stress die dat direct veroorzaakt bij kenniswerkers, moeten managers niet uit het oog verliezen dat ze beter workflows kunnen managen, dan mensen. Want juist daar zit het echte vraagstuk.’

Coronacrisis

Martijn Aslander. Foto: Daniel Maissan

Wat is de impact van de coronacrisis op dit alles? Werken-op-afstand is door corona in sneltreinvaart en noodgedwongen ingeburgerd. Veel werknemers willen niet meer anders, of ze willen toe naar een hybride model waarbij ze hooguit een deel van hun werktijd op kantoor verschijnen.

Leiders en managers moeten zich volgens Aslander verdiepen in hoe ze remote leiderschap het beste kunnen invullen. ‘Dat kan lastig voor hen uitpakken, want dan moeten ze voornamelijk gaan sturen op vertrouwen, in plaats van op controle. Bovendien laait de war for talent weer op, nu de economie wereldwijd aantrekt en steeds meer vacatures steeds langer blijven openstaan. Dan kun je maar beter gehoor geven aan de wensen van die talenten om (meer) op afstand te willen werken.’

Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #05/21. 

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Veel managers hebben weinig kijk op de consequenties van de digitale transformatie voor hun organisatie en met name de gevolgen voor de manier waarop mensen (efficiënt kunnen) samenwerken. Er zal, zoals terecht opgemerkt, veel meer vanuit vertrouwen moeten worden samengewerkt met een grote mate van autonomie voor teams en individuen. Komt bij dat steeds meer organisaties internationaal werken, outsourcen en teams steeds internationaler en multicultureler zijn. Dit heeft grote gevolgen voor de zogenaamde soft skills van alle betrokkenen waarbij culturele competentie en (interculturele) communicatie eruit springen vooral ook door het remote werken. Zie voor meer info mij eBook bij Bookboon.

Of we door IT minder efficiënt en dus langer zijn gaan werken, is eenvoudig te bewijzen. We trekken denkbeeldig op z’n Aslanders alle stekkers uit de computers en kijken dan of onze productiviteit hoger wordt. Nee dus.

Dat is wat anders dan werk stuk maken door het werk met behulp van IT op een verkeerde wijze in stukjes te hakken. Het werk wordt zo steeds vaker uitgekleed. Werken met informatie laat men het liefst over aan slecht tot zeer slecht functionerende bots en script gestuurde call centra. Er is te weinig aandacht voor werk dat onvoltooid blijft liggen omdat het data- of procesmodel niet alles omvat. Zelfs als ingeplande werkzaamheden echt afgerond zijn, dan nog kan er veel werk zijn blijven liggen. En dat deel kan op termijn belangrijker zijn dan wat wel is afgerond.

Dat veel werkgevers met behulp van IT werk stuk zouden gaan maken, kreeg ik al meer dan 30 jaar geleden te horen van de docenten die met veel enthousiasme spraken over de kansen van de nieuwe informatie- en kennismaatschappij. Een minderheid van de bedrijven zou IT gebruiken voor ontwikkelen en delen van kennis, inzichten en creativiteit. De meeste werkgevers zouden werk vroeger of later stuk maken. Deze voorspellingen van mijn docenten zijn uitgekomen. Dat waren dus goede docenten. Hun voorspelling was ook dat de stukmakers van werk als mastodonten zouden uitsterven en vervangen worden door bedrijven die werk van IT zouden maken.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden
Nieuwsbrief

Wil je dagelijks op de hoogte gehouden worden van het laatste ict-nieuws, trends en ontwikkelingen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief.

Vul een geldig e-mailadres in

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2021-10-28T10:39:00.000Z Sander Hulsman
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.