Internationale samenwerking is nodig om spelregels te ontwikkelen voor betrouwbare elektronische communicatie. Zo nodig dienen deze regels dwingend te worden voorgeschreven. We moeten daar niet voor terugschrikken.
Dit zei W. Kuijken, secretaris-generaal van het ministerie van Binnenlandse Zaken, tijdens een bijeenkomst van Europese experts op gebied van elektronische communicatie te Den Haag. De topambtenaar vroeg aandacht voor de kwetsbaarheid van digitale documenten in vergelijking tot papier.
De Nederlandse overheid twijfelt aan de duurzaamheid van digitale documenten. De ministeries van Onderwijs en van Binnenlandse Zaken werken nauw samen in het programma Digitale Duurzaamheid. Onderwijs doet dat vanuit haar verantwoordelijkheid voor het behoud van het culturele erfgoed, terwijl Binnenlandse Zaken moet letten op een goed functionerend openbaar bestuur.
Kuijken: "Een van de problemen bij het veiligstellen van verantwoording is dat digitale documenten niet tastbaar zijn en mede daardoor veel kwetsbaarder zijn dan het ons zo vertrouwde papier. Computers zijn er immers primair op gebouwd om gegevens te muteren of te wissen en niet zozeer om die gegevens over een langere periode vast te houden. We moeten er voor waken dat de overheid niet aan geheugenverlies gaat lijden."
Bij de bron
Hij onderstreepte dat bij digitale documenten niet kan worden volstaan met het nemen van maatregelen aan het eind van de levenscyclus. In veel gevallen is de informatie dan al verdwenen. Daarom moet al bij de bron, dus bij de aanmaak van elektronische documenten, rekening worden gehouden met de duurzaamheid en latere toegankelijkheid ervan. Dit kan onder andere worden bereikt via standaardisatie en aanpassing van bestaande software. Daarnaast vindt coördinatie plaats om te voorkomen dat het wiel iedere keer opnieuw moet worden uitgevonden. Tevens wordt de samenwerking bevorderd tussen managers, automatiseerders, archivarissen en medewerkers documentaire informatievoorziening.
Kuijken zei verder dat er snel beleid moet komen. "Want de omslag van papier naar digitaal gaat nu heel snel." Bij Binnenlandse Zaken kunnen binnenkort vanaf elke computer e-mailberichten worden verzonden. Kuijken: "Het komende decennium zal in Nederland de elektronische communicatie van de overheid met burgers, bedrijven en andere overheden gigantisch groeien. Ook wereldwijd zullen gegevens veel meer langs elektronische weg worden uitgewisseld."
Behalve de geringe duurzaamheid van digitale documenten is ook de onduidelijke juridische status van bijvoorbeeld elektronische berichten een probleem.
