CBS vernieuwt applicatielandschap succesvol met Phoenix

Grote stap vooruit

‘In het verleden hebben we al eerder geprobeerd om het proces van dataverzameling te standaardiseren en de waarnemingssystemen waar we gebruik van maken te harmoniseren’, aldus Huurman. ‘Toch gebruikten we tot voor kort nog steeds tal van waarnemingssystemen. Bovendien waren al deze systemen op de een of andere manier wel met elkaar verweven. Het gevolg was dat als we op plek A in de architectuur iets aanpasten, dit ook ongewenst consequenties had op plek B.’ Het omvangrijke IT-project kenmerkt zich door een stapsgewijze oplevering naar productie, waarbij er gaandeweg het project steeds meer onderzoeken zijn overgezet naar de nieuwe applicaties. Het overzetten van het laatste onderzoek is eind 2021 afgerond. ‘Met de ingebruikname van Phoenix hebben we een grote stap vooruit gemaakt’.

Ontwerpgedreven architectuur

De nieuwe IT-architectuur biedt meerdere voordelen volgens Huurman. ‘Het waarnemingsdeel van onderzoeken kan op meerdere manieren plaatsvinden, variërend van een enquête via internet tot een bezoek aan huis bij de respondent. En bij het ene onderzoek krijgt de respondent wel een reminder om mee te doen, terwijl dit bij een ander onderzoek niet van toepassing is. In het verleden betekende deze gewenste mate van flexibiliteit veel handwerk. Doordat we nu aan de voorkant goed hebben nagedacht over een ontwerpgedreven architectuur, waarin we alle parameters in één keer goed hebben ingericht, zorgt dit voor veel minder handmatige werkzaamheden. De architectuur is nu zo ingericht dat we ook mogelijke nieuwe waarnemingsvormen, zoals bijvoorbeeld via een app, relatief eenvoudig kunnen toevoegen op een plug-and-play-achtige wijze. Tevens kunnen delen van het IT-landschap op termijn vernieuwd worden zonder al te veel effect op andere onderdelen. Respondenten een enquête laten invullen via hun browser op tablet of smartphone is nu ook veel makkelijker te realiseren, net zoals het werken met een niet-standaard vragenlijst.’ Voor de respondenten zelf, zowel bedrijven als personen, levert de nieuwe IT-architectuur eveneens voordelen op, onder andere door meer flexibiliteit en meer gebruiksvriendelijkheid.

Toekomstvast

Ook aan de organisatiekant is volgens Huurman veel aandacht besteed. ‘We hebben een goede beheerorganisatie opgezet en de juiste voorwaarden gecreëerd om Phoenix te kunnen doorontwikkelen. Doordat het handmatige werk sterk is gereduceerd, hebben we minder operationele mensen nodig. De financiële ruimte die dat oplevert, overigens zonder gedwongen ontslagen, hebben we deels gebruikt om te investeren in een innovatieteam en in extra beheerruimte voor de systemen.’ Volgens Huurman zijn de betrokkenen binnen het CBS enthousiast over Phoenix. ‘Dit zien we overal in de organisatie, ook buiten de groep collega’s die betrokken is bij het waarneemproces. De afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de statistieken, zijn bijvoorbeeld heel tevreden dat alle data nu op een uniforme wijze opgehaald kunnen worden. Ook de archieffunctie is verbeterd, waardoor de vindbaarheid van de data is vergroot. Daarnaast maakt Phoenix het mogelijk om alle contacten met een bedrijf op één plek te registreren.’ Volgens Huurman is ook de performance van het IT-landschap sterk verbeterd. Waar in de oude situatie servers konden uitvallen en het gevaar van storingen op de loer lag, is de nieuwe architectuur zeer robuust. ‘Met de realisatie van Phoenix hebben we de bedrijfscontinuïteit van ons waarnemingsproces goed geborgd’.

Onder de indruk

Hoogleraar Cybersecurity Governance Bibi van den Berg van de Universiteit Leiden is onder de indruk van de manier waarop het CBS het Phoenix-project heeft aangepakt. Als lid van de IT-Adviesraad van het CBS was zij vanaf de start betrokken bij dit unieke project. ‘Grote IT-projecten bij de rijksoverheid verlopen bijna altijd chaotisch. Overschrijding van budget en deadline zijn aan de orde van de dag. Het is dan ook echt heel bijzonder dat het CBS erin geslaagd is om dit project binnen de deadline en zonder budgetoverschrijding te realiseren’.

Huzarenstukje

Volgens Van den Berg hebben aan dit huzarenstukje meerdere zaken ten grondslag gelegen. ‘Allereerst heeft het CBS voorafgaand aan het project heel goed nagedacht en ervoor gekozen om er geen megalomane operatie van te maken, maar het project heel slim te compartimenteren. Men is gestart met de realisatie van makkelijke zaken en heeft die ervaring vervolgens slim gebruikt bij het bouwen van de moeilijke zaken. Daarnaast heeft men zich niet laten verleiden om tussentijds de bakens te verzetten. Dit laatste zie je vaak juist wel gebeuren bij overheidsorganisaties op het moment dat de werkelijkheid verandert. Die verandering van de werkelijkheid leidt dan vervolgens vaak tot een aanpassing van de architectuureisen. Omdat die eisen niet in het oorspronkelijke ontwerp zaten, heeft dit echter direct grote gevolgen voor het budget en de planning’. Last but not least roemt de hoogleraar ook de kwaliteit van het CBS-personeel. ‘Met name hun analytische skills hebben in grote mate bijgedragen aan de succesvolle oplevering van dit project. Ik hoop dat andere overheidsdiensten hun voordeel zullen doen met de ervaringen van het CBS.’