Op afstand (samen)werken is het nieuwe normaal . Zowel werknemers als werkgevers ervaren de voordelen van thuiswerken. Het kost minder reistijd en -kosten en medewerkers krijgen de vrijheid om flexibeler te werken. Er zijn ook nadelen. Zo is niet iedereen goed in werken op afstand.
Hier is het er nog eentje: het is lastig om medewerkers aan te sturen op afstand. Het is daarom belangrijk om een solide infrastructuur op te zetten. Op deze manier kunnen werknemers op afstand veilig, productief en prettig werken.
Op afstand werken in de Cloud
Om prettig op afstand te werken, is het belangrijk dat de infrastructuur zich in de cloud bevindt. Cloud-opslag is de beste manier om werknemers overal en altijd te laten werken. De cloud biedt goede mogelijkheden om prettig en efficiënt op afstand samen te werken. Tegelijk zijn er veel zaken om rekening mee te houden. Organisaties moeten daarom een doordachte strategie bedenken, voordat de data halsoverkop gemigreerd wordt naar de cloud. Om een dergelijke strategie te bouwen, is het nodig doelen op te stellen. Op deze manier is het duidelijk waarom je als organisatie naar de cloud wilt en wat je wilt bereiken. Maak ook een inventarisatie van de it-omgeving. Hierdoor weet je welke applicaties er draaien, hoe veilig deze applicaties zijn en of deze eenvoudig te migreren zijn.
Daarnaast vormt security ook een factor. Hoewel de cloud altijd en overal toegang geeft tot bedrijfsdata, biedt het ook voor cybercriminelen kansen. Als ze eenmaal de gebruikersnaam en het wachtwoord weten, kunnen ze eenvoudig toegang krijgen tot bedrijfsdata. Het is daarom verstandig om gebruik te maken van multi-factorauthenticate (mfa). Op deze manier moeten gebruikers, naast een gebruikersnaam en wachtwoord, ook nog een extra code invoeren die zich per loginsessie aanpast. Vergeet daarnaast niet om een sterk wachtwoord te gebruiken. De beste wachtwoorden zijn lange en willekeurige combinaties van letters (hoofd- en kleine letters!), cijfers en leestekens. Een praktische oplossing is een wachtwoordmanager, een programma dat sterke wachtwoorden voor je accounts verzint en inloggegevens kan versleutelen, om deze vervolgens in een digitale kluis te bewaren.
Definieer daarnaast per medewerker tot welke systemen en data toegang vereist is om te kunnen werken. Uitgebreide toegangsrechten moeten alleen worden gegeven aan medewerkers die dit nodig hebben. Door toegangsrechten per medewerker te beperken en te bepalen, voorkom je dat mensen binnen en buiten je bedrijf toegang krijgen tot systemen en data die ze voor het uitvoeren van hun werk niet nodig hebben. Daarnaast is solide technologie ook belangrijk. Zorg daarom altijd voor de juiste mix van beveiligingsoplossingen en wees er zeker van dat al je apparaten volledig geüpdatet en gepatched zijn. Moderne security oplossingen werken met intelligente mechanismen zoals heuristiek, gedragsanalyse en een exploitbeveiliging.
Medewerkers die op afstand werken maken vaak gebruik van publieke wifi netwerken. Dit is echter niet zonder risico. Openbare wifi netwerken zijn namelijk ook erg populair bij cybercriminelen. Doordat er geen enkele vorm van verificatie nodig is om met het openbare wifi netwerk te verbinden, kan een cybercrimineel met bepaalde software eenvoudig toegang krijgen tot andere onbeveiligde apparaten binnen dit netwerk. Op deze manier is het mogelijk om persoonlijke informatie te bemachtigen, zoals wachtwoorden, e-mails, creditcardgegevens of bankgegevens. Het is daarom belangrijk om medewerkers te voorzien van een virtual private network (vpn). Hiermee is het mogelijk een veilige verbinding te garanderen bij een onveilig wifi-netwerk. Het creëert een veilige tunnel tussen de werkplek bij de werknemer thuis en de ict-omgeving van het bedrijf. Hierdoor krijgen medewerkers die op afstand werken veilig toegang tot data op het bedrijfsnetwerk.
Voor beheerders kan het complex en onoverzichtelijk zijn om al deze maatregelen te nemen. Er zijn immers niet alleen veel verschillende applicaties, maar werknemers maken ook steeds vaker gebruik van meer verschillende apparaten. Met name de hoeveelheid Apple-apparatuur, zoals een Macbook, iPhone en iPad), zijn enorm toegenomen bij bedrijven. Hierdoor is er de behoefte om dergelijke apparatuur via één centrale omgeving te beheren, waarin zowel de apparaten zelf, de applicaties die erop draaien als de toegang tot data zijn te configureren, beveiligen en te beheren. Een enterprise management-oplossing is hiervoor de perfecte oplossing. Bovendien moet je in het kader van de AVG kunnen aantonen verantwoord met data om te gaan en genoemde oplossing voorziet daarin.
Sleutel
Hoewel bovenstaande maatregelen zullen helpen, vormt structuur de sleutel voor een veiligere werkomgeving op afstand. Dit kunnen organisaties alleen realiseren middels een solide plan en een goede zichtbaarheid over hun it-omgeving en securityoplossingen. Hierdoor zal zowel de veiligheid als de productiviteit toenemen, waardoor medewerkers beter en met plezier op afstand kunnen werken.
