Goed (documenten) produceren is commodity geworden. Nieuwe uitdagingen in de wereld van output-management zitten meer in het adequaat omgaan met problemen en de klant informeren – just in time, just enough, just for him. Dit vraagt om degelijke procesbeheersing, intelligente flexibiliteit, alomvattend inzicht en onmiddellijk doelmatig reageren. Orkestratie is hierbij van grote waarde, als je twee belangrijke voorwaarden in gedachten houdt.
Orkestratie is in it-land als term al enige tijd bekend. Als softwaretool wordt het nog weinig benut. Opmerkelijk, want het is een oplossingsmethode die de basis vormt om genoemde uitdagingen aan te kunnen. In outputmanagement-omgevingen vindt orkestratiesoftware wel steeds vaker zijn weg. Daar is de noodzaak om betrouwbaar, navolgbaar, bewijsbaar en inzichtelijk te produceren toegenomen. De vraag naar dit soort orkestratietools wordt nog verder omhooggestuwd door de alsmaar strengere wet- en regelgeving rondom privacy en een veeleisende markt met klanten die voortdurend op de hoogte willen worden gehouden van bijvoorbeeld de status van hun bestellingen, ook en vooral als er problemen of vertragingen zijn.
It-orkestratie laat zich niet voor niets eenvoudig vergelijken met de orkestratie van een muziekorkest. Alles draait om het voorbereiden, aansturen en bijsturen van de orkestleden. Ieder lid heeft zijn eigen specifieke taak en door goed samen te werken, produceren ze het muziekstuk. Alleen is vóórdat ze het muziekstuk optimaal kunnen opvoeren, bladmuziek met een compositie nodig, net als een centrale dirigent die de orkestleden voorbereidt en bijstuurt op basis van wat hij hoort.
Tweetal voorwaarden orkestratie
Vertaal deze ingrediënten – bladmuziek, dirigeren en luisteren om waar nodig bij te sturen – nu eens naar outputmanagement. In dat geval spreken we over een workflow; een stroom waarin beschreven is hoe een documenttype door de productiefabriek moet gaan; welke verwerkingsstappen wel of juist niet aangeroepen en uitgevoerd moeten worden en in welke volgorde, met een procesmanagerdienst die dit alles regelt en een monitoringdienst die de verwerkingsvoortgang bijhoudt. De intelligente procesmanagerdienst maakt gebruik van voortgangsregistraties om, als zich bijvoorbeeld een probleem voordoet, direct te kunnen ingrijpen en bij te sturen. Bovendien vormt registratie van de volledige verwerking een belangrijke bron voor probleemanalyse, efficiëntieslagen en bewijslast van verwerking.
Een goede orkestratie levert veel op. Denk aan meer flexibiliteit en betrouwbaarheid, minder ontwikkeltijd en onderhoud en meer inzicht én controle. Maar het stelt wel een tweetal voorwaarden voordat je de vruchten ervan kan plukken.
Specifieke verwerkingsstappen
Ten eerste is er een vaste set aan services en applicaties nodig, voor elke specifieke verwerkingsstap één. Iedere verwerkingsstap doet alleen dat waarvoor het bedoeld is en waarin het excelleert. Denk aan een documentgenerator die data omzet in opgemaakte documenten; een waarmerkservice die documenten van een digitaal certificaat voorziet; een distributieservice die documenten intelligent verstuurt en nagaat of de verzending juist is verlopen of een dataconversietool die data van aanleverende systemen controleert, converteert en gereed maakt voor verdere verwerking. Vergelijkbaar weer met het orkest dat bestaat uit gespecialiseerde musici; ieder met een eigen specialisatie en een vooraf afgesproken specifieke rol in het muziekstuk. Ook hier gaat het om het op elkaar ingespeeld zijn om gezamenlijk vele soorten muziekstukken te kunnen spelen. Zorg dus voor een slim uitgekozen, vaste verzameling van verschillende verwerkingsstappen.
Geconfigureerde workflows
De tweede voorwaarde is workflows. Voor musici is dit bladmuziek, voor outputmanagement is dit een set aan procesketeninstructies: welke verwerkingsstap moet wanneer, in welke volgorde en met welke instructies uitgevoerd worden. Ieder documenttype heeft zijn eigen set. In de praktijk zijn deze workflows vaak hard geprogrammeerd om na een verwerkingsstap (bijvoorbeeld dataconversie) naar een andere verwerkingsstap (documentopmaak) te gaan. Bovendien vraagt vrijwel iedere wijziging in het ketenproces om de inzet van een programmeur. Workflows kunnen ook door middel van configuratie beschreven worden. Om de verwerking in gang te zetten en te regelen, leest de procesmanagerdienst deze workflowconfiguratie. De voordelen van geconfigureerde workflows ten opzichte van geprogrammeerde instructies zijn groot: ze verhogen namelijk de flexibiliteit, versnellen aanpassingen en verhogen het inzicht dat de organisatie heeft in de processen.
Een goede orkestratie kan niet zonder deze twee voorwaarden. Zorg voor een strakke it-architectuur van de oplossing, zodat je met hetzelfde orkest, met dezelfde orkestleden vele soorten muziek kan produceren – slechts door het gebruik van andere bladmuziek.
