De gevolgen van afleiding tijdens het werk of van een storende onderbreking vanwege een falende digitale werkplek gaan zelden mee in het it-beleid. Want is het een aandachtsgebied voor it of voor hr? En praten we dan over het verlies van productiviteit of het welzijn van de medewerker?
We maken het allemaal weleens mee. Je bent supergeconcentreerd bezig aan een bepaalde taak die je zo snel mogelijk wilt afronden. Dan word je afgeleid. Een e-mailmelding, een collega die je een simpele vraag stelt, een boze chauffeur die buiten luid toetert. Wanneer je terugkeert naar de taak waarmee je bezig was, realiseer je je dat de hyperfocus die je zojuist nog had, als sneeuw voor de zon is verdwenen.
Al is het een fractie van een seconde, de kleinste afleiding voelt op de een of andere manier alsof je productiviteitsflow op slag doorbroken wordt. Deze afleidinkjes zijn zelfs nog storender dan ze lijken. Uit een onderzoek van de University of California Irvine bleek dat het werknemers na een afleiding gemiddeld 23 minuten kost om zich weer te concentreren op de taak waaraan ze werkten. Dat is veel tijd, vooral als je bedenkt hoe vaak deze kleine afleidingen voorkomen. Het komt niet als een verrassing dat drie van de vier werknemers aangeven dat ze zich vaak afgeleid voelen op het werk, waarbij zestien procent toegeeft dat ze ‘bijna altijd’ afgeleid zijn.
Toen bedrijven overstapten naar werken op afstand, geloofden velen dat een van de belangrijkste voordelen zou zijn dat er minder afleiding op de werkplek zou zijn. Het tegendeel is waar. Iets meer dan de helft van de werknemers zegt dat ze meer afleiding ondervinden wanneer ze thuis werken, grotendeels als gevolg van de moeilijkheid om werk en privéleven te scheiden.
Maar wat is er echt te doen om afleidingen op de werkplek te beperken als ze in zoveel verschillende soorten en maten voorkomen? En welke rol spelen hr- en it-afdelingen bij het beschermen van medewerkers tegen constante afleiding?
Welzijn
Afleiding wordt doorgaans gezien als een productiviteitsmoordenaar, maar het probleem is ingewikkelder dan ‘afleiding zorgt ervoor dat werknemers minder werk gedaan krijgen’. Onderzoek suggereert zelfs dat afleiding veel meer invloed heeft op het welzijn van werknemers dan op hun productiviteit.
Neem het onderzoek van UC Irvine naar analyse van ‘disruptiekosten’ (hoeveel extra tijd werknemers nodig hebben om zich te heroriënteren na een onderbreking). Dit experiment werd uitgevoerd op meerdere testgroepen die belast waren met het verzenden van werk gerelateerde e-mails; er was één ‘ongestoorde’ basisgroep, terwijl de andere groepen periodiek werden onderbroken met vragen, waarvan sommige gerelateerd waren aan de taak, andere volledig willekeurig. Je zou denken dat de basisgroep het meeste werk heeft gedaan, toch?
Verrassend genoeg werkten de onderbroken groepen sneller dan de basisgroep, hoewel ze minder schreven in hun e-mails. De afgeleide werknemers ervoeren meer stress, hogere niveaus van frustratie en meer druk als gevolg van de afleidingen. Deze gevolgen kunnen nog ernstiger zijn bij externe en hybride arbeidskrachten, gezien de significante toename van burn-out-klachten van ‘remote’ werknemers.
Nog twee ontwikkelingen: meer dan twee derde van de thuiswerkende werknemers ervaart burn-outsymptomen, en hr-leiders noemen burn-out van werknemers als hun grootste zorg. Maar als werkgevers willen voorkomen dat hun werknemers een burn-out krijgen, moeten ze proactief maatregelen nemen om het afleidingsvraagstuk aan te pakken. De vraag is: wie is er verantwoordelijk voor het voorkomen van afleiding op de digitale werkplek? Antwoord: het verminderen van afleiding vereist een gezamenlijke inspanning van hr en it.
Constante frustratie
Uiteindelijk zal de last van het vermijden van afleiding altijd op de werknemers zelf komen te liggen. Maar dat betekent niet dat werkgevers hun werknemers moeten laten lijden onder constante frustratie – aangezien het beperken van afleiding in het hele bedrijf alleen mogelijk is door strategisch ingrijpen. En in een steeds meer digitale omgeving zullen hr- en it-afdelingen moeten samenwerken om die strategie tot een succes te maken.
Aan de hr-kant is het belangrijk voor leiders om protocollen op te stellen en effectief te verspreiden, zodat digitale communicatie niet leidt tot overmatige afleiding. Met de juiste spelregels en voorlichtingscampagnes kunnen hr-afdelingen het volgende bereiken:
- Zorg ervoor dat taken via de juiste kanalen worden aangevraagd (bijvoorbeeld: aanvragen voor een grafisch ontwerpteam moeten worden gedaan met behulp van een aangewezen projectbeheersysteem om te voorkomen dat ontwerpers worden gebombardeerd met eenmalige berichten);
- Normaliseer ‘focussessies’ waar werknemers hun berichten-apps en e-mails gedurende een dagdeel kunnen dempen;
- Verminder onnodige uitnodigingen voor vergaderingen;
- Informeer digitale werknemers met best practices voor het omgaan met afleiding tijdens het werken thuis of op kantoor.
Ondertussen benadrukt de negatieve impact van afleiding hoe belangrijk het voor it is om zelfs de kleinste technologische problemen waarmee werknemers worden geconfronteerd proactief te elimineren. Een klein probleem, zoals een trage login of een applicatie die blijft hangen, veroorzaakt misschien maar tien seconden ongemak, maar in werkelijkheid kunnen deze kleine problemen werknemers veel langer van hun werk afhouden. Als de it-afdeling deze problemen identificeert en proactief oplost voordat werknemers ze zelfs maar opmerken, treedt de kostbare afleiding nooit op.
It-teams kunnen ook gegevens over werknemerssentiment verzamelen om de meest impactvolle bronnen van afleiding te ontdekken, om vervolgens met hr samen te werken om deze veelvoorkomende pijnpunten aan te pakken.
Van nature
In het hierboven aangehaalde onderzoek noemde University of California, Irvine persoonlijkheidsfactoren als een cruciale variabele die de kosten van verstoringen beïnvloedde. Medewerkers die van nature meer openstaan voor nieuwe ervaringen en minder afhankelijk zijn van structuur, hebben bijvoorbeeld minder last van afleiding. Dit is een van de redenen waarom organisaties hun werknemers moeten uitrusten met flexibele werkplektechnologie.
Als het gaat om zoiets als een projectbeheeroplossing, moeten werknemers de mogelijkheid hebben om hun eigen voorkeuren in te stellen. Door de voorkeuren voor functies zoals waarschuwingen, meldingen en niet-storen aan te passen en in te stellen, krijgt elke werknemer controle over hoe ze met de tool omgaan en wordt afleiding tijdens het werk vermeden.
Organisaties zullen nooit in staat zijn om honderd procent afleidingsvrije omgevingen te creëren. Maar door een combinatie van hr-toezicht, proactieve iten aanpasbare workflows kunnen organisaties veel van de negatieve neveneffecten verlichten die gepaard gaan met werken op afstand en hybride werk.
Tijd is tenslotte geld, en werknemers moeten in staat worden gesteld om het op de meest productieve manier te besteden.
