Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Efficiënt en effectief: zet in op lean besturen

Weg met verspillingen

Dit artikel delen:

Computable Expert

Dimitri Palmen
Commercieel directeur, BCT. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Datamanagement en Overheid.

Lean is een term die zeker in het bedrijfsleven, als deel van een businessstrategie, aan populariteit wint. Het draait om het elimineren van alle verspillingen in een proces. Overbodige handelingen of tussenstappen die vertraging in de hand werken, mogen niet meer bestaan.

Het doet denken aan de overheid, waar een complex samenspel van bestuurlijke processen, informatieprocessen en interactie met betrokkenen het ambtenaren moeilijk maakt overzicht en grip te houden op hun werk. Dat moet efficiënter en effectiever kunnen. Hoe? Ga lean besturen.

Verspillingen en remedies

"In een ideale situatie vindt levering op precies de goede tijden plaats"

De lean-methodiek focust op acht verspillingen en manieren om die tegen te gaan. Hoewel deze voortkomen uit de industriële omgeving is het niet moeilijk ze te vertalen naar de overheid. Hieronder bespreek ik deze verspillingen en wat je eraan kunt doen:

  • Transport

Deze verspilling draait om het te veel, te weinig, of onnodig verplaatsen van producten. In een ideale situatie vindt levering op precies de goede tijden plaats, zodat processen vloeiend verlopen. Deze verspilling doet zich ook voor op de werkvloer, maar dan in de vorm van transport van informatie. Het efficiënt delen van informatie en helder communiceren, is van belang voor een soepele doorloop van processen. Onder andere digitaal werken kan hier positief aan bijdragen. Dit maakt het immers mogelijk om makkelijk informatie op te slaan en uit te wisselen.

  • Voorraad

Het hebben van een grote voorraad vertaalt zich op de ambtelijke werkvloer vaak naar een vertraagde doorloop van bestuurlijke processen. Wanneer een werknemer met een bepaalde werkvoorraad te maken heeft, kan het zijn dat de persoon in kwestie niet over de juiste competenties beschikt en daardoor te traag door de materie heengaat of niet de juiste prioriteiten stelt. Een andere reden kan onderbezetting van de organisatie zijn. Op deze manier stapelt de werkvoorraad zich op en dit kost tijd en geld. Zorg daarom dat je de verschillende oorzaken van de groter wordende voorraad herkent en de maatregelen hierop aanpast.

  • Beweging

Verspilling van beweging omvat elke onnodige verplaatsing van mensen, apparatuur of machines. Op het kantoor kan verspilde beweging bestaan uit lopen, bestanden zoeken, het invoeren van data en ga zo maar door. Dit soort repetitieve bewegingen voegen niet per se waarde toe aan het uiteindelijke doel. Om deze verspilling te voorkomen is het belangrijk te zorgen voor een logisch ingedeelde werkruimte, zowel off- als online. Van ergonomische bureaustoelen tot aan een digitale handtekening, alles om onnodige verplaatsing te voorkomen.

  • Wachten

Wachten op een tussentijds besluit of aanvullende informatie… Het is voor velen een bron van irritatie en kan leiden tot overtollige voorraad en overproductie. In processen waar elke stap afhankelijk is van de voorgaande, kan digitaal werken de uitkomst bieden. Op deze manier zijn meerdere stappen tegelijkertijd uit te voeren. Daarnaast is meteen duidelijk welke informatie bij wie ligt en wat de status is.

  • Overproductie

Overproductie vindt plaats wanneer processen doorgaan met werken terwijl ze zouden moeten stoppen. Binnen het bestuurlijk proces betekent dit simpel gezegd dat mensen te veel hooi op hun vork nemen. Hoewel het verleidelijk kan zijn om in rustige tijden alvast vooruit te produceren, leidt dit uiteindelijk tot een verhoging in werkdruk en een verstoring in de werkstroom.

  • Overdaad

Overdaad draait om het uitvoeren van een activiteit die niet per se nodig is om een functionerend product of dienst te leveren. Men is bijvoorbeeld geneigd meer informatie te leveren dan gevraagd wordt, om maar zeker te zijn dat de juiste informatie erbij zit. Dit belast de ontvanger echter onnodig met extra werk. Binnen de gemeente is dit terug te zien in het omslachtig communiceren met de burger. Een eenvoudige manier om deze verspilling tegen te gaan, is de werkvereisten te begrijpen vanuit het standpunt van de klant. Produceer alleen naar het kwaliteitsniveau en de benodigde hoeveelheden die de klant verwacht.

  • Fouten

Fouten maken we allemaal. Het herstellen van een fout kost echter tijd, waarbinnen geen waarde is toe te voegen. Omdat veel fouten voortkomen uit competenties van mensen, is het belangrijk hier aandacht aan te besteden. Bekijk of iedereen op de goede plek zit in de organisatie. Ook het implementeren van andere manieren van werken – bijvoorbeeld digitaal – kan het maken van meer fouten tot gevolg hebben. Stem daarom de juiste vaardigheden af voor bestaande rollen en functies in de organisatie en voorkom hiermee fouten die snel optreden.

  • Talent

De nieuwste en misschien wel belangrijkste vorm van verspilling heeft te maken met talent. Verspilling van menselijk potentieel treedt op wanneer vaardigheden van medewerkers worden onderbenut. Op het moment dat organisaties investeren in verandering is de kans het grootst dat talenten zichtbaar worden. Verandering wordt echter vaak gezien als bedreiging of iets engs, waardoor medewerkers op hun oude plek blijven zitten. Talentherkenning en veranderingsmanagement moeten daarom vooropstaan in elke organisatie. 

Bewust

Samen tot steeds betere bedrijfsresultaten komen door elkaar te stimuleren en helpen – dat is waar het in échte lean-ondernemingen om draait. Dat geldt evengoed voor bestuurlijke organisaties. Medewerkers moeten zich bewust zijn van het grote geheel, de te bereiken doelen en resultaten. Door voortdurend te hameren op verbetering zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen, krijgen mensen daadwerkelijk de ruimte om hun talenten te benutten.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Ga lean besturen ... het klinkt zo makkelijk. Niet alleen bij overheden, maar ook bij sommige bedrijven is door de jaren heen een cultuur ontstaan welke tot de huidige bureaucratie leidt. Die cultuur verander je niet even door te roepen "ga lean besturen". Heilige huisjes, managers (en ook andere lagen in de organisatie) die hun eigen koninkrijkje in stand houden, mensen die er vooral zitten voor het eigen gewin in plaats van in het belang van de organisatie..... ga zo maar door.

Wat ik overigens aan kan raden, als je met lean aan de slag wil, is om ook eens naar de "value stream map" technieken te kijken. Dit heeft mij al een paar keer geholpen mensen te overtuigen bepaalde efficiëntieslagen door te voeren

Wat een hoop energie om lean te werken. Is het niet efficiënter gewoon te doen wat je gewend bent. Of toch maar op 8 punten goldplaten ? ;-)

Het probleem zit hem in het woord "efficiëntie". Wanneer gestuurd wordt op efficiëntie (of op kosten), zal de effectiviteit (of kwaliteit) teruglopen. Daardoor zal schijnefficiëntie in de vorm van bijvoorbeeld bureaucratie of stafafdelingen toenemen.
Wanneer echter gestuurd wordt op effectiviteit (of kwaliteit), zal efficiëntie als bijproduct toenemen (en zullen kosten dalen).

Dat weet elke Japanse manager (Lean is de Westerse variant van - of parodie op - het TPS). Dat heeft bijvoorbeeld ook E.Goldratt beschreven in zijn boek The Goal.

Een voorbeeld van de negatieve effecten van sturen op efficiëntie is te vinden bij de overheid, hier beschreven a.d.h.v. het oBRP project: http://www.viergever.info/home-nl/blog/2018/juni/obrp-niet-te-stoppen-deel-2/

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-02-18T14:14:00.000Z Dimitri Palmen
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.