Laatst zat ik in het vliegtuig naast een man. Type senior executive, net als ik. Hij maakte bepaald een vermoeide indruk. “Vast een cio”, dacht ik bij mezelf. Zoals dat gaat, raakten we aan de praat.
Mijn vermoeden klopte helemaal. “Al dertig jaar ben ik bezig met wat ze tegenwoordig Business Intelligence noemen”, verzuchtte hij. “Al dertig jaar krijg ik niet wat ik hebben wil.” Hij schetste zijn droom: binnen een paar seconden antwoord op alle vragen over alle relevante bedrijfsonderwerpen. Alles kunnen uitleggen over de cijfers van vandaag en met 90 procent zekerheid de cijfers van morgen kunnen voorspellen. En dat zelf doen, zonder dat kennis van de onderliggende systemen nodig is en zonder te hoeven leren programmeren. “En waar draait het op uit? Dure software die op de plank ligt te verstoffen… cijfers van de ene manager die niet overeenkomen met die van de andere… kleurige grafieken die niemand begrijpt. Ondertussen blijven we de business maar runnen met spreadsheets.”
Zijn verhaal kwam me bekend voor. Laat in de board room begrippen vallen als BI, crm of erp, en in negen van de tien gevallen volgt een litanie van klachten. Hoe komt dat toch? Wat zijn de verschillen tussen die paar succesvolle projecten en de vele die mislukt zijn? Ligt het aan de software, is het ene platform zoveel beter dan het andere? Ligt het aan de mensen, zijn zij bij bedrijf A zoveel slimmer dan bij bedrijf B, of zoveel beter opgeleid? Ligt het aan de hardware, is merk X beter dan merk Y? Het antwoord is in alle gevallen: Nee! Natuurlijk zijn er verschillen, maar slechte producten bestaan niet meer. Bedrijven zoals Gartner, Forrester of Butler hebben ervoor gezorgd dat leveranciers van slechte software of hardware het niet lang maken. En succesvolle BI systemen kunnen ook goed gebruikt worden door mensen die niet zo slim zijn – de intelligence zit in het systeem. “Waarin zit het verschil dan wel, wat doe ik verkeerd?”, vroeg de geplaagde cio zich mistroostig af. Kon ik hem helpen? Tsja, als je te maken hebt gehad met een probleem in een geautomatiseerd systeem, dan weet je: het is veel makkelijker om te zeggen waar het probleem niet aan ligt dan de vinger op de oorzaken te leggen.
Toch kon ik hem een aantal tips aan de hand doen om zijn droom waar te maken. Regel 1: om te kunnen slagen met BI moet Business Benefit bereikt worden. BI is geen speelgoed dat je opzij legt als na een paar maanden de aandacht op iets nieuws valt. Als de business niet sterk positief beïnvloed wordt door het BI-systeem, is de kans zeer groot dat het gaat falen. Regel 2: de inzetbaarheid van het systeem moet heel breed zijn. Natuurlijk bestaan er nuttige systemen met 10 gespecialiseerde gebruikers, maar het gaat er om de manier waarop het bedrijf werkt radicaal te verbeteren. Over het algemeen hebben succesvolle BI-systemen honderden tot duizenden gebruikers zowel binnen als buiten het bedrijf. Als je het gebruik van het systeem echter beperkt tot de eigen medewerkers, beperk je ook de kans van slagen. Regel 3: zorg voor schaalbaarheid. Houd er bij het opzetten van het systeem rekening mee dat het erg succesvol kan gaan worden. Dat vraagt om een flexibele architectuur, die het mogelijk maakt alle informatiebronnen die je nodig hebt te integreren, zowel van binnen als buiten het bedrijf. “Is dit alles?” vroeg mijn medepassagier. In grote lijnen wel, kon ik hem zeggen. We weten het allemaal – maar doen wij het ook?
Eenmaal geland namen we afscheid bij de gate. Ik heb de man nooit meer teruggezien. En zijn bedrijf? Dat doet het goed, beter dan de concurrenten.
Norman Manley is als Industry Expert verbonden aan BI adviesbureau Passionned. norman.manley@passionned.nl
