De snelheid waarmee intranetten Nederlandse bedrijven en instellingen veroveren, lijkt alle records te breken. Wie een half jaar geleden nog nooit van zo’n ding had gehoord, wordt nu geacht er dagelijks ten minste een uur in ledigheid door te brengen. Technisch gesproken is een intranet een webserver die binnen een organisatie inzetbaar is als middel voor bedrijfscommunicatie. Een intranet is gewoon te bereiken met Explorer (of, als u een echte diehard bent, met Navigator). Simpeler kan het niet.
Veel intranetten hebben een karakteristieke levensloop. Ze ontstaan als bijproduct van een hobbyproject binnen de IT-afdeling, worden enthousiast opgepikt door een afdeling die zich bezighoudt met marketing of PR, krijgen een verantwoord jasje en groeien daarna snel uit tot een verzamelplaats voor de meest uiteenlopende informatie.
Een van de gevolgen van het gebruik van intranetten is dat papierstromen gaandeweg opdrogen. Dat is goed voor het milieu en voor de kosten van de interne post. Het is ook goed voor het merendeel van de ontvangers, die niet langer de vele kilo’s aan bulletins, circulaires, memo’s, procedures, richtlijnen enzovoort ongelezen hoeven weg te mikken. Zij kunnen in het vervolg gewoon volstaan met het niet aanklikken van hun browser. Het is echter jammer voor de mensen die de binnenkomende papierstroom wèl af en toe lezen. Geloof het of niet, sommige mensen vinden de interne post een nuttige bron van informatie. Het ‘scannen’ van drukwerk is voor deze lieden een onmisbaar onderdeel van een aangenaam en nuttig dagelijks ritueel. Men legt te voet enige afstand af, ledigt het postvakje, maakt een praatje met deze of gene, bemachtigt en passant een kopje koffie, leest, eenmaal achter het eigen bureau gearriveerd, snel de binnengekomen post en is weer helemaal bij.
De scanners onder ons zijn nu gedwongen hun passieve informatievergaring in te ruilen voor de actieve variant, waarbij ze al surfend en browsend gericht op zoek moeten gaan naar een speld in een hooiberg. Het gemiddelde intranet is immers niet alleen tot de nok toe gevuld met informatie, het verandert ook om de week van vormgeving en is bijna even snel als een slak onder de valium. Actief speuren kost meer tijd en energie, zet de nuttige productiviteit verder onder druk en zal in de praktijk minder vaak worden toegepast dan de passieve variant, het scannen van de binnengekomen post. Zo kweekt het intranet een populatie medewerkers die niet beter, maar juist slechter is geïnformeerd dan in vroeger dagen, minder tijd over heeft voor nuttig werk en ook nog eens aanzienlijk minder sociale contacten op de werkvloer ontplooit. Tel uit uw winst.
Een komisch effect is wel dat het intranet nu al vaak wordt gebruikt om collega’s met lastige vragen van het kastje naar de muur te sturen. Op een geldige vraag, bijvoorbeeld: ‘weet jij hoe het zit met de wachtgeldregeling’, of ‘op welk opdrachtnummer moet ik die vergadering boeken’, luidt steeds vaker het antwoord: staat op het intranet. Een effectievere dooddoener is bijna niet denkbaar. Alsof men in vroeger tijden gezegd zou hebben: kijk maar in het archief. Het verschil is dat we ons nu wèl met een kluitje in het riet laten sturen, bang als we zijn om weer een belangrijke ontwikkeling gemist te hebben, laat staan om daar voor uit te komen. Dus klikken we op onze browser, selecteren we een half geïmplementeerde zoekfunctie en speuren we urenlang tevergeefs naar de gewenste wachtgeldregeling of het vereiste opdrachtnummer, om uiteindelijk tot de ontdekking te komen dat juist deze informatie nog niet op het intranet is gezet. Maar dat is alleen nog maar een kwestie van tijd. Op den duur biedt het intranet ons een maximum aan informatie tegen een minimum aan technologie. Maar is maximaal ook hetzelfde als optimaal? Is surfen nu duurder of goedkoper dan scannen? Wat is eigenlijk het rendement van uw intranet?
