Uit een onderzoek dat Pricewaterhouse-Coopers in 1999 uitvoerde in opdracht van de Europese Commissie, blijkt dat het uitbrengen van een papieren factuur de ondernemer tussen de 1,13 en 1,65 euro kost. De kosten van een elektronisch uitgebrachte factuur zijn aanzienlijk lager: een e-factuur kost tussen de 28 en 47 eurocent. De gemiddelde ondernemer kan door het overstappen op elektronisch factureren dus een stevige kostenbesparing realiseren.
Los van die kostenbesparing is het natuurlijk jammer dat een elektronische transactie toch nog een papieren component moet hebben. Leidt de transactie tot een fysieke goederenstroom, dan maakt het op zich nog niet zoveel uit. Maar bij transacties die volledig elektronisch worden afgewikkeld, zoals de online aankoop van software, is in veel gevallen de factuur echt het enige papier dat aan de transactie te pas komt.
Nu is het in veel landen, waaronder Nederland, al geruime tijd mogelijk om elektronisch te factureren. Uit het genoemde onderzoek blijkt dat vrijwel alle lidstaten van de Europese Unie een vorm van elektronisch factureren toestaan. Op een enkele uitzondering na is ook grensoverschrijdend elektronisch factureren toegestaan.
Betekent dit nu dat elke e-handelaar morgen kan overstappen op volledig elektronisch factureren? Nee. Als we kijken naar de huidige situatie in Nederland, dan is daarvoor in de eerste plaats een vergunning van de Belastingdienst vereist. Zo’n vergunning wordt slechts voor beperkte tijd verleend, en dan nog alleen aan een ondernemer die aan bepaalde formele en controletechnische eisen voldoet. En zelfs als de ondernemer over een vergunning beschikt, wordt het nooit echt helemaal elektronisch. Hij moet namelijk periodiek aan zijn afnemers een zogenaamd afstemmingsoverzicht sturen. En dat overzicht moet een papieren overzicht zijn.
Als het aan de Europese Commissie ligt gaat deze situatie binnenkort veranderen. In november van het vorig jaar presenteerde de Commissie een voorstel tot wijziging van een oude BTW-richtlijn. Het voorstel bevat onder meer een bepaling over elektronisch factureren. Dat elektronisch factureren wordt geregeld in BTW-wetgeving is overigens niet gek: de verplichting tot het uitbrengen van facturen is in vrijwel alle Europese landen te vinden in BTW-wetgeving, ook in Nederland. Uitgangspunt van het voorstel van de Commissie is dat alle lidstaten elektronisch factureren straks moeten toestaan. De eis van voorafgaande toestemming mag niet worden gesteld. Dat betekent dus dat het Nederlandse vergunningsvereiste gaat sneuvelen. Wel mag nog tot eind 2005 worden geëist dat de ondernemer van tevoren aan de Belastingdienst meldt dat hij elektronisch gaat factureren.
De vrees van belastingautoriteiten dat zal worden geknoeid met de inhoud van elektronische facturen, wordt in het voorstel weggenomen door de inzet van techniek. Iedere elektronische factuur moet straks worden voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van de Europese richtlijn over e-handtekeningen. Een dergelijke handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren en om achteraf elke wijziging van de ondertekende gegevens op te sporen.
Kort gezegd zal straks iedere e-factuur digitaal moeten worden ondertekend. Een belangrijk gevolg van die keuze is dat de factuur ook elektronisch zal moeten worden bewaard. De digitale handtekening van de opsteller van de factuur kan immers alleen elektronisch worden geverifieerd. Het gaat snel: was het nog niet eens zo lang geleden verboden om facturen elektronisch te bewaren, straks wordt het voor e-facturen dus verplicht.
Het duurt nog wel even voordat de nieuwe regels over elektronisch factureren in werking treden. Dat komt it-leveranciers goed uit. In de eerste plaats zullen de leveranciers van administratieve software hun programma’s moeten aanpassen, zodat het mogelijk wordt elektronische facturen op te stellen die aan alle regels voldoen. Maar ik zie ook grote kansen voor wat ik maar de billing service provider (of BSP) zal noemen. Het zal voor veel ondernemers waarschijnlijk een behoorlijke kluif zijn om te voldoen aan de technische eisen van de regelgeving, met name ten aanzien van digitale handtekeningen. En dus wordt het aantrekkelijk om het elektronisch factureren uit te besteden. Kloppen de cijfers van Pricewaterhouse-Coopers, dan kan de ondernemer ook best betalen voor die dienstverlening. Zelfs als hij aan de BSP bijvoorbeeld 50 eurocent per factuur zou betalen, gaat de ondernemer er nog op vooruit. Lagere kosten voor de ene ondernemer, nieuwe kansen voor de andere: soms is wetgeving zo gek nog niet.
Joost Linnemann is advocaat bij Kennedy van der Laan in Amsterdam en behartigt de it-belangen en het elektronisch zakendoen van grote multinationals.
