Bijna de helft van de bedrijven maakt, voor de start van een ict-project, geen business case. Volgens dienstverlener Pecoma Business Technology is het niet hebben van een business case de reden dat een groot deel van de ict-projecten mislukt. Het bedrijf liet door MarQit Research onderzoek doen onder 207 business- en ict-managers. "Een business case zorgt ervoor dat je minder geld uitgeeft en dat het project niet uitloopt", zegt Simon de Koning, directeur van Pecoma.
Gebruikers hebben de neiging gedurende een project meer wensen aan een ict-project toe te voegen. "Als je een business case gemaakt hebt voor het project, ben je verplicht om iedere keer te onderzoeken wat deze functies toevoegen", zegt De Koning. Driekwart van de respondenten uit het onderzoek zegt dat ict alleen succesvol is als je er bovenop zit.
ROI
Meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven berekent vooraf aan een ict-project niet de return on investment (roi). Dat betekent dat in een deel van de business cases die worden gemaakt, geen roi wordt berekend. Vreemd, vindt De Koning. "Een business case zonder berekening van roi is geen goede business case."
De grootste ergernissen bij ict-projecten zijn dat ze altijd later worden opgeleverd dan afgesproken of dat ze niet volledig worden opgeleverd. Bij dit laatste punt verschillen de business- en ict-managers wel van mening. De ict-managers hebben er veel minder vaak problemen mee dan de businessmanagers.
Achteraf wordt in 61 procent van de gevallen geëvalueerd of de doelstellingen zijn gehaald. Een derde van de managers berekent achteraf of de roi is gehaald. Dat zo onzorgvuldig wordt berekend, komt volgens De Koning doordat de business weinig verstand heeft van ict. Toch moet het maken van een business case vanuit de business komen. "Zij kunnen uitrekenen wat ze besparen door bijvoorbeeld een erp-pakket in te voeren", zegt hij.
Vijf stappen naar een goede business case
1. Zoek eerst uit welke doelstellingen het bedrijf heeft.
2. Wat is het doel?
3. Wat levert het op als het doel bereikt is? Wat is de kostenbesparing?
4. Wat gaat het kosten? Laat een leverancier een kostenplaatje maken.
5. Spreek af dat zowel de klant als het bedrijf dat het project uitvoert, zich aan de business case houdt. Iedere keer dat de omvang verandert, moet een nieuwe business case worden gemaakt.
Beste business cases
Computable gaat in 2008 op zoek naar de beste business cases van het jaar. Deze cases kunnen bij de redactie van Computable worden aangedragen via de website onder het kopje Gidsen (Business Cases). Zie de website voor alle informatie en voorwaarden. De aanmeldtermijn sluit eind van het jaar
Reacties
Zonder ramen tocht het erg in huis, of zit je in het donker. Als je niet kauwt slikt het meeste voedsel slecht door... uit de serie "open deuren en de mensen die ze intrappen" presenteren we u: de business case...
Mijn hemel dit is toch standaard tekstboek (excuus voor de anglicisme) projectleiding? En niet alleen is het opstellen van een business case van belang, ook het bijwerken bij elke fundamentele (of een opeenstapeling van vele niet fundamentele) wijzigingen in de requirements en aan het eind van elke iteratie (indien een iets als een RUP, Scrum, Agile, Prince2 of iets anders iteratiefs wordt gevolgd). Vooral het niet bijwerken leidt tot problemen aan het eind.
Met weinig kennis van ICT heeft dit niets te maken, elk project -ICT of niet ICT- dient vooraf en tijdens het project elke keer te bekijken of de business case nog valide is. En men moet de ballen hebben om bij het vaststellen van "niet valide meer" het project af te blazen.
Geen Wie,Wat,Waarom,Hoe = Geen project..
Verfoeilijk dat dit echt zou voorkomen, als ik dit bericht echt mag geloven.
@Ted, geloof me, het komt voor. Ook binnen mijn organisatie worden projecten opgestart zonder business case of zonder goed uitgewerkte business case.
Helaas is dit vaker regel dan uitzondering! Bedrijven roepen het hardst dat er gebruikt wordt gemaakt van bv PRINCE2, maar in de praktijk blijkt hier vaak niks van.
Leuk en herkenbaar artikel! Ten aanzien van de gegeven tips: er is vorig jaar een boekje met nog meer tips verschenen ('101 Gouden Tips voor de Business Case' van Erwin Rademaker). Vond ik zelf erg leuk en sluit aan bij wat Pecoma signaleert...