Overleef de economische crisis dankzij BI

Uit recent onderzoek blijkt dat er aantoonbare verschillen zijn in hoe high performance businesses, die excelleren ten opzichte van hun branchegenoten, actie nemen ten aanzien van deze economisch onzekere periode. High performance businesses zijn organisaties die voor langere periode betere prestaties hebben laten zien en waarschijnlijk beter uit deze periode komen dan hun concurrenten. Het wereldwijde zakelijke klimaat is, met kijk op globalisatie en schaalgrootte, beduidend anders dan tijdens de voorgaande recessies. 'Wat' er moet gebeuren is waarschijnlijk vergelijkbaar, echter 'hoe'“ het moet gebeuren en de 'tijd' die er is om deze acties te nemen verschilt. Dit artikel beschrijft hoe high performance businesses erin slagen superieure prestaties te laten zien ten opzichte van het gemiddelde in de markt en wat de rol van business intelligence (BI) hierin heeft.

De meeste directieteams lijken te weten welke acties nodig zijn om de economische crisis te overleven. Typische maatregelen zijn uitstellen van investeringen voor onderzoek en productontwikkeling, het doorvoeren van kostenreducties in het productieproces, beperken van groeiambities en kostenbesparing door afslanking van het personeelsbestand. Deze acties zijn meestal een directe reactie op korte termijn zorgen en de noodzaak tot overleven en waarbij de effecten voor de lange termijn veelal buiten beschouwing gelaten worden. En wellicht zorgelijker is dat de meeste managers deze belangrijke besluiten nemen op basis van hun onderbuikgevoel. 

Hoewel de genoemde acties op zichzelf juist kunnen zijn, ontnemen deze organisaties zichzelf de mogelijkheid om besluiten te nemen gebaseerd op analyses over een langere tijds­bestek. Het ontbreken van of onvoldoende vertrouwd zijn met bestaande BI-oplossingen voor het management liggen hieraan vaak ten grondslag. Het resultaat is dat acties die meer positieve impact kunnen opleveren helaas over het hoofd worden gezien. En dus maat­regelen uitblijven die niet alleen ze beter door het huidige economische klimaat had kunnen helpen, maar ook een betere concurrentiepositie geeft tijdens en na de crisis. 

High performance businesses onderscheiden zich ten opzichte van de verliezers in de markt door bewust andere tactische wegen te bewandelen, gebruikmakend van de flexibiliteit, kennis en inzicht van de organisatie. Voorbeelden daarvan zijn:

1. Besluitvaardigheid; reageer direct, op basis van adequate BI, en met veel impact als er problemen dreigen te komen. 

2. Waarde-analyse; high performers stellen in de organisatie duidelijke prioriteiten op basis van diepgaande kennis hoe hun organisatie waarde creëert. Het is van belang dat ieder niveau in de organisatie weet hoe de organisatie geld verdient en waarde creëert en welke bijdrage op dit vlak van hen verwacht wordt. Hoe de producten en services zich verhouden tot de concurrenten en waarom klanten de producten kopen (of juist niet). Gewapend met deze kennis zijn deze organisaties in staat om de juiste kosten te besparen, in plaats van algemene kostenbesparing door te voeren, en maakt vervolgens alleen middelen beschikbaar voor die activiteiten die waarden creëren.

3. Externe focus; high performers richten zich niet alleen op interne kostenbeheersing en prestatieverbetering, maar ook op die van hun klanten door met nieuwe innovatie of aangepaste producten en services te komen die een toename van de toegevoegde waarde voor hun klanten betekent. 

4. Business intelligence; high performers investeren continu in informatiemanagement en BI-systemen die waarborgen dat informatie die organisaties ondersteunt in het creëren van waarde verzameld, geanalyseerd en gedistribueerd wordt.   

High performance business creëren in deze periode aanvullende cashflow door de combinatie van hun strategie, besluit­vaardig­heid, kwaliteit, informatie en communicatie om initiatieven te financieren die ervoor zorgen dat ze beter uit de crisis komen dan de concurrentie.

Business intelligence en high performance businesses

Goede stuurinformatie is één van de vier elementen waarmee high performers beter presteren. Business intelligence-systemen leveren deze informatie. BI is echter geen nieuw fenomeen en de meeste bedrijven hebben de afgelopen jaren hierin flink geïnvesteerd. Echter, de wijze waarop deze systemen geïmplementeerd zijn en worden gebruikt om de effecten van de crisis te pareren, laat opnieuw verschillen zien.

Low Performers		High Performers
23%	Have significant decision-support/analytical capability	65%
8%	Value analytical insights to a very large extent	36%
33%	Have above average analytical capability within industry	77%
62%	Have business intelligence/data warehouse modules installed	77%
51%	Make decisions base on ES data and analysis	73%
23%	Use analytics across heir entire organization	40%

 

Nadere analyse toont aan dat business intelligence van high performers zich kenmerkt door:

Enterprise business intelligence; high performers hebben een éénduidige kijk op hun business en leveren BI tegen hoge toegevoegde waarde tegen redelijke kosten. Low performers hebben meerdere versies van de waarheid en geen integrale analysemogelijkheden over business units of functies heen.

Vertrouwde Informatie; high performers hebben actiegerichte stuurinformatie beschikbaar. Low performers hebben een overschot aan informatie, kunnen informatie moeilijk vinden en integreren en vertrouwen minder door slechte informatiekwaliteit.

Informatiedemocratie; bij high performers is informatie beschikbaar waar nodig en is een geïntegreerd onderdeel van werkproces. Bij low performers is stuurinformatie alleen voor specialisten beschikbaar, van onvoldoende kwaliteit en worden beslissingen daarom vooral op onderbuikgevoel, intuïtie en ervaring gemaakt.

Enterprise performance management; bij high performers is BI is onderdeel van enterprise performance management (EPM) dat strategie en executie met elkaar verbindt. KPI's worden gedeeld binnen de gehele organisatie. Low performers hebben geen EPM-strategie en KPI's zijn slecht gedefinieerd en worden onvoldoende gedeeld.

Informatie wordt extern gedeeld; informatie wordt gedeeld met klanten, partners en leveranciers. Low performers hebben onvoldoende relatie met externe partijen om informatie te delen en hebben daardoor een ongebruikt reservoir aan aanvullende winst.

Hoe krijg je high performance BI?

Het bereiken van high performance BI is afhankelijk van een aantal belangrijke factoren die in de juiste samenhang moeten worden aangestuurd, die vooral organisatorisch van aard zijn. Een aantal factoren nader toegelicht:

• Mensen zorgen ervoor dat BI waarde toevoegt aan de organisatie. Het lijkt triviaal, maar is een veel vergeten factor. Als de sponsor van BI fervent aanhanger is van het nemen van beslissingen gebaseerd op feiten ("denken we het, of weten we het?"), de wil heeft om op basis van de resultaten van analyses te acteren en af wil van de middelmaat, dan is de meest belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van BI-amateurs naar BI-professionals.
• Veel organisaties die momenteel BI toepassen, kijken via BI vooral in de achteruitkijkspiegel: "wat is er gebeurd?". De toegevoegde waarde hiervan is minimaal, het is immers al te laat om beslissingen te nemen die ontwikkelingen kunnen beïnvloeden. Door BI veel meer op de toekomst te richten (waarbij vanzelfsprekend lering getrokken wordt uit het verleden), ontstaat inzicht in de factoren die het succes van de organisatie bepalen, kunnen tijdig de juiste beslissingen worden genomen, en zal de ROI van BI drastisch verbeteren.
• De meeste ict-afdelingen en -architecturen zijn niet in staat om de steeds groter wordende hoeveelheden data tot informatie te verwerken, informatie die voor de organisatie van strategisch belang is. Ict moet een leidende rol nemen in de transformatie tot een servicegerichte organisatie die de business optimaal wil ondersteunen met informatie. Effectiviteit van ict moet gemeten én beloond worden naar factoren als flexibiliteit, kwaliteit en tijdigheid van de informatie en volledigheid van de dienstenportefeuille, niet naar batch performance, netwerkcapaciteit, etc.  

Organisaties die niet overtuigd zijn van de waarde van BI zouden zich bij uitdagingen (of zelfs problemen) in de business moeten afvragen "waarom overkomt ons dit?" en "wat gaat er nu gebeuren?". Als ze het antwoord moeilijk of niet kunnen geven, dan voegt de huidige BI geen enkele waarde toe en is het tijd voor verandering.

Tenslotte

Uit recent wereldwijd onderzoek blijkt dat investeringen in BI zich wel degelijk terugbetalen. Sterker nog, organisaties bereiken er significant (concurrentie)voordeel mee en zijn in staat hun strategische doelen te realiseren. Van simpelweg een systeem implementeren is nog nooit iemand beter geworden. High performance BI vraagt vooral een verandering in het besturen, denken en doen van de organisatie en de rol van BI in de ondersteuning hiervan. Organisaties welke tegenwoordig deze benadering niet volgen, doen er goed aan zich te beraden op hun BI-strategie.

Emile Kramers, Senior Executive BI Accenture, en Erwin Vorwerk , Senior Manager BI Accenture